Việc gửi hồ sơ xin việc qua email đến người tuyển dụng là một hình thức phổ biến bởi nó khá tiện lợi và cũng đáp ứng yêu cầu của đại đa số các nhà tuyển dụng trong thời đại công nghệ 4.0. Với hình thức này, người tìm việc có thể gửi hồ sơ một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không cần phải nhọc công đi lại tới tận các địa điểm công ty. Đồng thời, nhà tuyển dụng cũng sẽ nhanh chóng tiếp nhận được bộ hồ sơ của bạn. Thế nhưng, cách gửi hồ sơ xin việc qua email (gmail) như thế nào cho hiệu quả thì không phải ai cũng biết.
1. Nộp hồ sơ xin việc qua email gồm những gì?
Trước khi tìm hiểu về cách gửi hồ sơ qua email, thiết nghĩ việc tìm hiểu những thành phần quan trọng của bộ hồ sơ xin việc gửi qua email cần phải lưu tâm trước hết. Bởi đây cũng chính là điều mà nhiều người xin việc thắc mắc, nhất là đối với các bạn sinh viên mới ra trường chưa có nhiều hiểu biết và kinh nghiệm gửi hồ sơ xin việc qua email và cũng chưa nắm rõ ho so xin viec gom nhung gi để biết cách hoàn thiện một cách tỉ mỉ nhất!
1.1. CV xin việc
CV xin việc có lẽ nắm giữ vai trò quan trọng hàng đầu trong bộ hồ sơ xin việc online chính vì vậy mà đa số nhà tuyển dụng sẽ xem trong bộ hồ sơ xin việc đó có đính kèm theo topcv hay không. Nếu không có thì họ sẽ bỏ qua hồ sơ của bạn và mặc định rằng bạn đã trượt khỏi vòng loại này.
Trong nhiều trường hợp thì các mẫu CV xin việc thường được định dạng bản word. Đó là lý do khiến cho trường hợp lỗi font chữ xảy ra nhiều khi nhà tuyển dụng tải từ email xuống. Vậy nên để đảm bảo không có bất cứ lỗi nào gây ảnh hưởng tới CV xin việc của bạn thì hãy chuyển định dạng sang file PDF trước rồi hãy gửi đi.
1.2. Đơn xin việc
Đơn xin việc gửi qua email thường xuất hiện ở dạng nội dung chính của email đó, chứ không phải là file đính kèm. Do đó chúng ta không cần phải hoàn thiện đơn xin việc ra một file riêng mà hãy tập trung soạn thảo nội dung email xin việc sao cho thật ấn tượng, trọng tâm và thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng.
Mẫu đơn xin việc
Còn trong trường hợp được công ty yêu cầu chuẩn bị một văn bản đơn xin việc hoặc bạn muốn có được một lá đơn xin việc trang trọng nhất thì cũng có thể chuẩn bị sẵn văn bản đính kèm ở dạng file PDF.
Lý do chúng ta cần gửi kèm theo mẫu đơn xin việc trong bộ hồ sơ xin việc qua email đó là vì nó sẽ bổ trợ nhằm tăng tính thuyết phục nhà tuyển dụng. Với lá đơn xin việc thì chúng ta hoàn toàn có thể trình bày những mong muốn đóng góp, cống hiến của mình vào sự nghiệp phát triển chung của công ty như thế nào, trình bày cả những mong muốn về công việc trong lộ trình thăng tiến.
Lưu ý, bạn tuyệt đối tránh việc trình bày mong muốn của bản thân về mức lương trong đơn xin việc vì như thế sẽ lập tức khiến cho bạn bị mất điểm trong mắt của nhà tuyển dụng. Đồng thời lưu ý trình bày ngắn gọn về hình thức, súc tích về nội dung, tránh tuyệt đối việc viết đơn xin việc lan man, dài dòng, không có trọng tâm nhất định và tuyệt đối không viết tắt trong đơn xin việc.
1.3. Hình ảnh cá nhân
Với riêng trường hợp bạn nộp hồ sơ xin việc cho vị trí đòi hỏi sự sáng tạo, việc làm mang tính chất nghệ sĩ, thiết kế đồ họa, làm marketing thì có thể gửi kèm theo những tấm hình cá nhân phá cách, thậm chí còn được khuyến khích gửi đi những bức ảnh ấn tượng, tạo thiện cảm tốt. Không nên quá đà khi chỉnh sửa ảnh vì như thế cũng sẽ không thể hiện được thực chất về hình ảnh của bạn, lại dễ gây mất ấn tượng cho nhà tuyển dụng.
1.4. Những sản phẩm cá nhân
Một số vị trí việc làm bạn ứng tuyển như là nhân viên marketing, viết content, thiết kế,… có thể đòi hỏi “dẫn chứng” đi kèm. Đó chính là những sản phẩm cá nhân mà bạn đã tạo ra được ở công việc cũ.
Chúng sẽ giúp cho bạn thể hiện được khả năng, trình độ của bản thân. Nhưng khi gửi các sản phẩm cá nhân này qua email, bạn cũng cần phải chú ý về định dạng của nó để tránh lỗi tải về, nên chuyển sang các loại định dạng như PDF, JPG, PNG để cho file có lưu lượng nhẹ hơn.
Khi gửi kèm các sản phẩm cá nhân là bạn đã có những dẫn chứng xác thực để minh chứng cho khả năng của chính bản thân mình, khiến nhà tuyển dụng bị thuyết phục tuyệt đối, đánh giá bạn là ứng viên tiềm năng hơn hẳn những ứng viên khác. Do đó đừng quên những thành tích mà mình đã đạt được thông qua sự nỗ lực cố gắng và bằng chính khả năng của mình.
1.5. Gửi hồ sơ xin việc qua email đính kèm một số tài liệu khác
Tùy thuộc vào từng nhà tuyển dụng và từng công việc mà ứng viên sẽ được yêu cầu gửi thêm một số tài liệu khác như bằng khen, chứng chỉ hay bảng điểm cá nhân để xác nhận thêm các thông tin. Đừng cho đó là những tài liệu không quan trọng để rồi chủ quan và gửi đi một cách cẩu thả.
2. Cách gửi hồ sơ xin việc qua email
2.1. Viết tiêu đề email khi gửi hồ sơ xin việc
Đồng thời bạn cần phải viết in hoa tên tiêu đề thư để có thể gây ra sự chú ý mạnh mẽ. Có như vậy thì bức thư hồ sơ xin việc của bạn mới đủ sức cuốn hút nhà tuyển dụng thực hiện thao tác kích mở mail và xem xét, đồng nghĩa cơ hội việc làm của bạn đã đến được gần hơn một bước rồi đấy.
2.2. Viết nội dung email để gửi hồ sơ xin việc
Khi viết nội dung, bạn cần phải thể hiện được mình là ai, đang muốn ứng tuyển vào vị trí nào và có những khả năng gì phù hợp với vị trí việc làm đó. Thể hiện rõ hơn bạn sẽ làm gì để thực hiện tốt vị trí đó,…
Vậy hãy bắt đầu thư bằng một lời chào: Kính gửi…(người nhận email)… Nếu có thể, hãy viết rõ tên và chức vụ người mà bạn muốn gửi email tới vì điều này sẽ giúp cho bạn dễ tạo được thiện cảm với nhà tuyển dụng thay vì gửi một cách chung chung như “Kính gửi Quý công ty” hay “Kính gửi ông/bà”.
Tiếp theo, đến phần giới thiệu bản thân, có 5 thông tin quan trọng nhất mà bạn không được bỏ sót đó là: tên, ngày/tháng/năm sinh, số điện thoại, địa chỉ email và nơi ở hiện nay. Hãy sử dụng từ 2 đến 3 câu văn ngắn gọn giải thích lý do vì sao bạn biết đến thông tin tuyển dụng này.
Tiếp theo, nói rõ mục đích xin việc cùng mong muốn và sự quyết tâm bạn. Đây cũng chính là cơ hội để ứng viên thể hiện sự chuyên nghiệp trong cách viết email gửi hồ sơ xin việc và thu hút nhà tuyển dụng bằng những ưu điểm, kinh nghiệm làm việc thực tế.
Nhiều ứng viên có thể biến đơn xin việc của mình thành nội dung email để gửi tới nhà tuyển dụng cũng là một cách làm hợp lý. Khi đó, bạn sẽ không phải đính kèm file riêng nào khác, tránh sẽ quên hay nhầm lẫn mà hiệu quả thì vẫn không đổi.
Cuối email, bạn nên khẳng định bản thân mình phù hợp với vị trí công việc ứng tuyển như thế nào và mong muốn được tham gia phỏng vấn vào một ngày gần nhất. Đừng quên dành lời cảm ơn cho nhà tuyển dụng đã đọc email của mình.
3. Cách trình bày email gửi hồ sơ xin việc
3.1. Định dạng các file trong email như thế nào?
Các file đính kèm email bao gồm: CV xin việc, đơn xin việc,… nên được chú ý định dạng theo file PDF, tránh trường hợp để định dạng file Word. Bởi vì gửi file word qua máy tính khác thường sẽ bị lỗi font chữ, khiến bạn bị mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Bên cạnh đó với các tài liệu theo yêu cầu của từng nhà tuyển dụng như: bằng cấp, bảng điểm, sổ hộ khẩu,… cần chú ý scan cẩn thận, lưu dưới định dạng PDF rõ ràng, sắc nét đảm bảo hình hiển thị không bị mờ, thể hiện sự chỉn chu cẩn thận trong quá trình chuẩn bị hồ sơ xin việc.
3.2. Chữ ký trong email cần trình bày ra sao?
Một chữ ký email chuẩn nên có các thông tin cá nhân của bạn bao gồm: họ và tên, số điện thoại cá nhân, một vài thông tin khác có thể cung cấp như skype, website riêng,… Những thông tin này sẽ giúp cho nhà tuyển dụng tìm hiểu và lưu trữ thêm các thông tin về bạn, khi cần có thể dễ dàng tìm lại và liên hệ với bạn nhanh nhất.
4. Những lưu ý khi gửi hồ sơ xin việc qua email
4.1. Cách thức viết email
Hãy nhớ rằng việc bạn nộp hồ sơ xin việc là một quá trình và bạn nên thể hiện một cách nghiêm túc nhất thông qua email. Bạn nên sử dụng tên của cá nhân để xưng hô, còn trong trường hợp không biết tên người phụ trách, bạn có thể sử dụng “Dear Sir/Madam”
4.2. Lưu ý về cách thức trình bày
Trong email bạn nên viết câu và ngữ pháp đầy đủ, tuyệt đối không được sử dụng những từ viết tắt khiến nhà tuyển dụng mất ấn tượng ban đầu khi đọc nó. Nếu bạn đang ứng tuyển cho một công việc cụ thể, hãy nêu lên vài điểm mạnh trong email để chứng minh sự phù hợp của bạn theo các tiêu chí lựa chọn mà nhà tuyển dụng đã đề ra.
Thể hiện sự quan tâm và lý do tại sao bạn phù hợp với vị trí công việc đó. Nhà tuyển dụng luôn muốn biết rằng bạn có thực sự quan tâm đến vị trí đó hay không.
Hãy kết thúc email của mình với lời chào lịch sự như “Tôi mong tin từ bạn” hơn là “Cảm ơn”. Luôn kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trong email và bất kỳ file đính kèm nào của bạn một cách cẩn thận. Lỗi chính tả là một điều không thể chấp nhận được.
Khi bạn gửi CV là một tập tin đính kèm, luôn luôn ghi nhãn đính kèm với tên và thông tin đầy đủ. Bạn cũng có thể nêu tên vị trí ứng tuyển công việc. Điều này đảm bảo rằng CV của bạn sẽ dễ dàng xác định và rõ ràng.
Không sử dụng địa chỉ email hiện tại của bạn. Vì thế, bạn hãy lập một địa chỉ email cá nhân dành cho công việc.
4.3. Lưu ý gửi các tài liệu đính kèm trong email hồ sơ xin việc
Khi gửi email có kèm các file đính kèm thì bạn cần kiểm tra cẩn thận lại định dạng để chúng có thể tương thích với các phần mềm cơ sở dữ liệu của nhà tuyển dụng, tốt nhất là bạn nên sử dụng phông chữ và những định dạng theo đúng tiêu chuẩn Word, lưu dưới dạng PDF.
Nếu bạn muốn gửi một CV có dung lượng lớn, bạn có thể lưu nó ở dạng PDF, điều này giúp nó duy trì bố cục một cách chính xác. Tuy nhiên, bạn vẫn sẽ cần phải kiểm tra xem CV của bạn có được tải lên ở định dạng này cho trang web tuyển dụng.
4.4. Một số lưu ý khác khi gửi email hồ sơ xin việc
Tên hồ sơ xin việc bạn nên lưu lại tên file có chứa tên bạn, chẳng hạn như NguyenVanACV.pdf,….bằng cách này nhà tuyển dụng sẽ biết được chắc chắn đó là CV của bạn, không mất thời gian tìm kiếm.
Không sử dụng tài khoản email làm việc của bạn, dùng email làm việc để xin việc là hành động không thông minh vì gây ra những ấn tượng không tốt đối với nhà tuyển dụng. Làm sao họ có thể chắc chắn là bạn sẽ không làm điều tương tự như vậy trong tương lai khi sử dụng trang thiết bị, phần mềm trong công ty.
Làm theo các hướng dẫn. Nhà tuyển dụng muốn ứng viên thực hiện theo những gì họ yêu cầu và sẵn sàng loại bỏ những hồ sơ không làm theo các hướng dẫn. Vì thế, bạn hãy đọc kĩ hướng dẫn của họ và làm theo, ví dụ nếu họ yêu cầu bạn gửi CV bằng file PDF, đừng gửi CV bằng file Word mà hãy chuyển đổi theo đúng định dạng.
Nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên làm theo đúng và đầy đủ những yêu cầu mà họ đưa ra, do đó đừng nên sáng tạo quá mức hay thể hiện quá lố những điều mà nhà tuyển dụng không yêu cầu. Đó chưa chắc đã là những sáng tạo cần thiết và đem lại hiệu quả cao cho bạn, biết đâu tác dụng ngược lại sẽ khiến bạn mất điểm một cách không thương tiếc phải không nào.