Bạn cần viết những lá đơn xin nghỉ việc để kết thúc công việc ở cơ quan đơn vị mình công tác nhưng không biết bắt đầu như thế nào. Bạn muốn xin nghỉ những vẫn muốn giữ mối quan hệ tốt với cấp trên. Vậy đâu là cách viết những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất?
Mọi người thường nghĩ chỉ cần một lá đơn xin việc ấn tượng để ghi điểm với nhà tuyển dụng là đủ còn những lá đơn xin nghỉ việc thì có thể qua loa. Tuy nhiên trong cuộc sống có khá nhiều khi các mối quan hệ với sếp ở công việc cũ lại giúp ích nhiều đối với các công việc mới. Hơn nữa đơn xin việc chuẩn cúng giúp bạn nhanh chóng được phê duyệt mà vẫn tạo được thiện cảm với mọi người. Chính bởi vậy sau đây 123job xin gửi đến bạn đọc những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất.
I. Các nội dung chính cần trình bày trong đơn xin nghỉ việc
Đơn xin nghỉ là một trong những thủ tục bắt buộc mà bất cứ ai muốn thôi việc ở một công ty hay đơn vị nào đó đều phải thực hiện. Khi viết đơn này người viết cần tuân thủ đúng các quy chuẩn chung. Cụ thể trong các mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng anh hay đơn xin nghỉ việc thông thường cũng cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung chính sau:
Phần khai báo thông tin cá nhân: Tại đây người viết cần nêu rõ họ tên, chức vụ, địa chỉ làm việc của mình.
Phần trình bày lý do xin nghỉ việc: Đây là thuộc về nội dung và cũng là phần quan trọng nhất trong đơn xin nghỉ việc. Người viết cần nêu ngắn gọn, rõ ràng lý do xin nghỉ việc. Người nhận đơn sẽ dựa vào điều này để đưa ra quyết định có phê duyệt đơn hay không.
Thời gian xin nghỉ: Người làm đơn cần ghi chính xác thời gian muốn xin nghỉ việc của mình để công ty có thể sắp xếp và đào tạo người thay thế cho phù hợp.
Nội dung bàn giao công việc: Người viết cần ghi rõ nội dung công việc bàn giao lại cho người thay thế vị trí của họ sau này.
II. Cách để viết đơn xin thôi việc đúng chuẩn
Có một số doanh nghiệp cung cấp sẵn các mẫu đơn xin nghỉ việc cho nhân viên của mình mỗi khi họ có mong muốn đó. Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị yêu cầu nhân viên phải tự soạn thảo các lá đơn xin nghỉ vậy. Vậy đâu là cách để viết những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất? Để giúp bạn đọc giải quyết vấn đề này một cách dễ dàng hơn sau đây là các bước viết đơn xin nghỉ việc đúng quy chuẩn nhất.
1. Có thể sử dụng đơn xin nghỉ việc viết tay
Đơn xin nghỉ việc viết tay có thể giúp thể hiện được tình cảm của bạn đối với công việc và doanh nghiệp và đồng thời cũng thấy được tính chuyên nghiệp của bạn. Hình thức viết đơn này cũng được xem trọng hơn khá nhiều so với các mẫu đơn gửi bằng email. Tuy nhiên kể cả khi viết bằng tay bạn vẫn cần phải tuân thủ đúng quy chuẩn của mẫu đơn.
2. Xác định rõ ràng ý định từ chức của bạn
Điều quan trọng nhất để tạo ra những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất chính là xác định rõ ràng ý định từ chức của bạn. Bởi lẽ nếu lý do mơ hồ, không rõ ràng có thể gây ra sự hiểu lầm rằng bạn đang có ý định mới, bạn đang muốn tăng lương hoặc những đặc quyền trong công việc. Khi đó nó sẽ gây ảnh, chậm trễ đến thời gian lá đơn của bạn được phê duyệt.
3. Đưa ra sự thông báo thích hợp
Thông thường bạn nên gửi đơn xin nghỉ việc trước ít nhất 2 tuần so với thời điểm bạn rời đi. Bởi lẽ khi thiếu hụt lực lượng công ty cần thời gian để bổ sung vị trí trống và đào tạo người thay thế vào vị trí của bạn. Bên cạnh đó trong trường hợp công việc của bạn phức tạp thì cũng cần thời gian để bàn giao lại. Hơn nữa thông qua việc này cũng thể hiện bạn là người có trách nhiệm.
4. Nêu rõ lý do khiến bạn viết đơn xin thôi việc
Nếu như bạn muốn nghỉ việc vì bạn không hài lòng với công ty hoặc bạn có một công việc mới ở công ty khác thì cũng tuyệt đối đừng viết vào đơn xin nghỉ việc. Hãy khôn khéo trong việc đưa ra lý do để tránh làm mất thiện cảm và mối quan hệ từ cả hai phía. Tuy nhiên lý do đưa ra phải rõ ràng và thể hiện được quan điểm muốn rời khỏi công ty của bạn.
5. Hãy đưa ra lời đề nghị giúp đỡ nếu như doanh nghiệp cần
Một điểm đặc biệt mà những lá đơn xin nghỉ việc hay nhất có là đưa ra mong muốn sẽ giúp đỡ doanh nghiệp lúc họ cần. Đặc biệt trong trường hợp bạn nắm giữ một vị trí quan trọng trong doanh nghiệp thì việc thể hiện sự sẵn lòng giúp đỡ doanh nghiệp khi họ cần. Một ví dụ như đào tạo nhân viên mới sẽ giúp lấy được thiện cảm khá nhiều từ ban giám đốc hay người trực tiếp quản lý bạn. Hơn nữa trong thời buổi kinh tế khá phức tạp như hiện nay thì việc tạo được thêm nhiều mối quan hệ tốt đẹp sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn.
6. Đừng quên cảm ơn sếp của bạn ở cuối đơn xin nghỉ việc
Một lời cảm ơn gửi đến sếp của bạn để họ thấy rằng bạn đã có những hoạt động có ích tại công ty và nó sẽ giúp ích cho bạn trong tương lai. Ngoài ra điều này cũng sẽ giảm thiểu đi rất nhiều những thái độ tiêu cực tiềm ẩn mà bạn có thể gặp phải khi xin nghỉ việc.
III. Gợi ý cho bạn một vài lý do khi viết đơn xin nghỉ việc
1. Các lý do nghỉ việc chính đáng
Trong một lá đơn xin nghỉ việc lý do xin nghỉ giữ vai trò quan trọng nhất. Viết một lý do như thế nào để không mất lòng cấp trên nhưng vẫn thuyết phục và gửi được hình ảnh bản thân quả thật là một điều khiến nhiều người đau đầu. Bởi vậy sau đây 123job xin gợi ý cho bạn một số lý do nghỉ việc chính đáng:
Không phù hợp với văn hoá công ty.
Mâu thuẫn với cấp trên.
Thay đổi chỗ ở.
Chế độ đãi ngộ không thoả đáng.
Không có cơ hội phát triển, thăng tiến.
Có cơ hội việc làm tốt hơn.
Thay đổi mục tiêu nghề nghiệp.
Đi học, nâng cao trình độ.
Nghỉ hưu.
2. Các lý do nghỉ việc không chính đáng
Các lý do nghỉ việc không chính đáng thì bạn đặc biệt lưu ý không nên sử dụng. Bởi lẽ nó không chỉ khiến sếp gây khó khăn trong thủ tục xin nghỉ của bạn mà còn khiến họ có những đánh giá trái chiều về bạn. Hơn nữa cũng giúp họ không cảm thấy hối hận khi đã tin tưởng bạn trong suốt thời gian quá. Một số lý do không chính đáng đặc biệt không nên đưa vào đơn xin nghỉ việc :
Gia đình không cho làm việc.
Không hòa nhập được với đồng nghiệp.
Vì những lý do buồn phiền cá nhân.
Không thích lịch làm việc của công ty.
Công việc hiện tại nhàm chán.
IV. Tổng hợp những mẫu đơn xin nghỉ việc được sếp chấp nhận ngay
1. Mẫu viết đơn xin nghỉ việc ngắn gọn
Đối với cách viết này bạn chỉ cần viết với đầy đủ các biểu ngữ, tên đơn. Bên cạnh đó bạn cũng phải ghi rõ ngày tháng làm đơn, nội dung gồm đơn xin nghỉ việc. Tất nhiên sau khi kết thúc đơn bạn cần đưa ra lời cảm ơn và đi kèm với chữ ký của mình. Bởi lẽ dù là một là đơn nghỉ việc ngắn gọn thì những quy chuẩn chung vẫn phải được đảm bảo. Chỉ có như vậy đơn của bạn mới được sếp đọc và phê duyệt.
2. Mẫu đơn xin nghỉ việc theo mẫu chung
1. Người nhận đơn
Một trong những cách viết đơn xin nghỉ việc thông minh là bạn phải xác định xem người nhận đơn của bạn là ai để có thể viết một lá đơn phù hợp với phong thái của họ. Điều này tưởng chừng như không cần thiết nhưng nếu bạn biết vận dụng một cách linh hoạt phù hợp với người nhận đơn thì lá đơn của bạn sẽ dễ dàng được phê duyệt hơn.
2. Tuyệt đối không phê phán hay chỉ trích
Hãy nhớ rằng, bạn đang viết đơn xin nghỉ việc thôi chứ không không phải bạn đang viết đơn tố cáo. Do đó bạn phải thể hiện thái độ tôn trọng với công ty cũng như góp phần để lại thiện cảm với họ. Chỉ có như vậy thì họ mới cảm thấy không bị hụt hẫng vì đã tin tưởng khi lựa chọn bạn và đơn xin nghỉ cũng không bị làm khó.
3. Viết ngắn gọn và chân thành, hãy kiên nhẫn chờ đợi được trả lời
Nội dung đơn càng ngắn gọn càng chân thành sẽ càng gây được ấn tượng với người nhận đơn. Bên cạnh đó để đơn thời gian để giải quyết không phải ngày 1 ngày 2 bởi sếp của bạn phải giải quyết nhiều công việc và họ cũng cần thời gian để tìm người thay thế vào vị trí của bạn. Do đó bạn nên kiên nhẫn chờ đợi thay vì giục giải quyết bởi điều đó đôi khi sẽ làm phản tác dụng kiến đơn của bạn càng lâu được xử lý hơn.
4. Hãy liên hệ với phòng nhân sự để hỏi thêm về thủ tục xin nghỉ việc
Bạn nên liên hệ với phòng nhân sự để hỏi thêm về những thủ tục và quy trình nghỉ việc của bạn như thế nào. Bởi nó giúp ích khá nhiều trong việc đưa ra một hướng đi đúng đắn để giải quyết công việc nhanh nhất.
VI. Mẹo ứng xử khi viết đơn xin nghỉ việc
1. Cân nhắc kỹ càng trước khi gửi đơn
Trước khi gửi đơn xin nghỉ việc đến ban lãnh đạo bạn phải cân nhắc kỹ lưỡng liệu xin thôi việc tại cơ quan có phải là lựa chọn đúng đắn. Để đưa ra được quyết định cho điều này bạn có thể đi trả lời các câu hỏi:
Bạn đã giải quyết hết những công việc tồn đọng chưa?
Bạn có thể tìm được công việc mới ngay sau khi nghỉ việc không?
Lý do mà bạn xin nghỉ liệu có xứng đáng để bạn đánh đổi công việc của mình hay không?
Công việc mới có giá trị như cơ hội thăng tiến, lương, phân công khối lượng công việc, kiến thức có thể học được… có cao hơn công ty cũ hay không?
2. Những điều cần có trong đơn xin nghỉ việc
Ngoài những lý do, quy trình và cách thức như trên, trong đơn xin nghỉ việc hay bạn cũng nên trình bày những điều sau:
Những kinh nghiệm, những điều tốt đẹp mà bạn có được trong thời gian làm việc tại công ty.
Bày tỏ bản thân đã trưởng thành hơn trong công việc như thế nào
Gửi lời cảm ơn tới những người đã giúp đỡ bạn trong suốt thời gian qua.
Trích dẫn những sự kiện để lại cho bạn ấn tượng.
Bày tỏ mong ước công ty có thể phát triển hơn trong tương lai.
Giải thích lý do ra đi một cách trung thực và nhẹ nhàng.
Bởi lẽ điều này thể hiện bạn cũng rất trân trọng và cảm ơn những kinh nghiệm mà bạn tích lũy được từ công việc này. Hơn nữa nó cũng thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với ban lãnh đạo công ty và dễ dàng lấy được thiện cảm từ người nhận đơn.
3. Cân nhắc thời điểm ra đi
Cân nhắc thời điểm ra đi cũng chính là một trong những yếu tố quyết định ảnh hưởng khá lớn đến quá trình nhận và thụ lý đơn của bạn. Trước tiên bạn cần cân nhắc những lý do của bản thân để biết chính xác lúc nào mình sẽ không làm tại công ty nữa. Tuy nhiên bên cạnh đó bạn cũng cần phải nghĩ đến tình cảnh của công ty. Bởi lẽ nếu bạn xin thôi việc trong thời điểm công ty gặp trục trặc trong kinh doanh thì sẽ gây ra các ánh nhìn có chiều hướng xấu về bạn. Hoặc trong trường hợp công ty đang chạy một dự án quan trọng cũng không phải thời điểm thích hợp cho quyết định ra đi. Điều này vừa thể hiện bạn là một người thiếu trách nhiệm và cũng sẽ không giữ được mối quan hệ tốt đẹp của mình với đồng nghiệp và sếp. Bởi lẽ họ phải tìm người thay thế, mất công đào tạo, mất thời gian hòa nhập và có khi phải gánh nốt phần việc bạn bỏ lại.
4. Tổng hợp những điều cần làm trước khi nghỉ việc
Lưu trữ hồ sơ, dự án hay công việc bạn đang làm.
Dọn dẹp máy tính.
Đơn xin nghỉ việc.
Sử dụng ngày phép và tiền thưởng.
Thư tạm biệt/ chia tay.
Chuẩn bị tinh thần về việc công ty có thể sẽ giữ chân bạn.
Tránh bàn tán.
VII. Kết luận