Thế nào là viết mail xin nghỉ việc?
Đơn giản, mail xin nghỉ việc nó cũng giống như một lá đơn xin nghỉ việc thông thường. Nó có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định; có ý nghĩa thông báo cho tổ chức/doanh nghiệp về việc dừng hoạt động công tác của một cá nhân nào đó.
Đây được xem là một hình thức viết đơn xin nghỉ việc gián tiếp. Dù nói như vậy, nhưng bạn vẫn phải trực tiếp đến tổ chức để hoàn tất các giấy tờ nếu có các phát sinh về pháp lý. Thực tế, viết mail xin nghỉ việc hoàn toàn giống với cách tổ chức viết đơn xin nghỉ việc bình thường. Điểm khác duy nhất chính là cách thức viết được truyền tải trên một phương tiện chuyển giao gián tiếp qua hòm thư mail; thay vì văn bản giấy như hình thức thông thường.
Khi đưa ra một quyết định nghỉ việc thường sẽ không dễ dàng. Nó đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng đến từ nhiều phía. Và khi đã thật sự có quyết định, bạn nên có một mail xin nghỉ việc hợp lý, đúng chuẩn.
1. Đảm bảo một lý do xin nghỉ việc thật thuyết phục
Lý do xin nghỉ việc thật sự rất quan trọng không chỉ với đơn xin nghỉ việc thông thường; mà còn đối với mail xin nghỉ việc. Mail xin nghỉ việc của bạn có được chấp thuận hay không; tất cả đều phụ thuộc lớn vào lý do xin nghỉ việc. Hãy thật tỉnh táo để cho đưa ra các lý do hợp tình nhất; tránh những lý do bất khả thi. Điều này sẽ tạo sự thuận lợi giúp mail xin nghỉ việc của bạn dễ được phê duyệt hơn.
Tìm ra một lý do xin nghỉ việc không khó khi bạn thật sự rời đi với các mong muốn chính đáng. Nếu thiếu chuyên nghiệp trong cách làm việc thì có lẽ, bạn đã bị loại khỏi cuộc chơi nghề nghiệp từ lâu rồi.
Một lý do xin nghỉ việc thuyết phục còn giúp bạn nhận được sự đồng cảm từ cấp trên; công ty và các cộng sự. Từ đó, bạn cũng cảm thấy thật thoải mái khi rời đi; chuyển sang một môi trường khác phù hợp hơn.
2. Lưu ý về việc chi tiết thời gian nghỉ việc
Bạn cần phải rõ ràng trong từng nội dung được đề cập trong mail xin nghỉ việc. Cụ thể, đó chính là thời gian nghỉ việc. Việc chia sẻ cụ thể thời gian nghỉ việc giúp nhà quản lý nắm bắt chính xác được quãng thời gian bạn nghỉ. Đồng thời, họ cũng có những cơ sở về thời gian để tìm kiếm; chọn lọc các nhân sự mới cho vị trí mà bạn rời đi.
Theo quy định của Bộ luật Lao động năm 2019, từ năm 2021, người lao động nghỉ việc phải báo trước ít nhất 45 ngày với hợp đồng không xác định thời hạn.
Nếu còn thời hạn hợp đồng từ 12 – 36 tháng phải báo trước ít nhất 30 ngày; hợp đồng dưới 12 tháng chỉ cần báo trước ít nhất 03 ngày; trừ một số trường hợp được đơn phương chấm dứt hợp không cần báo trước.
Trong trường hợp, bạn là người chịu trách nhiệm quản lý các đầu công việc chính, là Team Lead,.. thì bạn cần nhiều thời gian hơn để bàn giao công việc. Bên cạnh đó, nếu công việc của bạn tương đối phức tạp cần nhiều thời gian để bàn giao công việc. Thậm chí, bạn có thể cân nhắc kỹ hơn về việc kéo dài thêm thời gian làm việc ra đôi chút để bàn giao; làm việc với nhân sự mới để họ có cái nhìn đủ tốt với vị trí họ sắp đảm nhận.
3. Tận tình chia sẻ về những thứ còn đang thực hiện
Nếu là một nhân viên có tâm và có tầm, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ về những dự án còn dang dở về tiến độ thực hiện trong mail xin nghỉ việc của mình.
Cụ thể, khi đã trình bày lý do xin nghỉ việc, hãy khéo léo nhắc đến chúng. Nói chi tiết về những vấn đề đang còn tồn đọng; tính hiệu quả và gợi ý về những cách thức – giải pháp tiếp theo nào có tính khả thi để thực hiện. Dù là những thông tin phân tích từ một người sắp trở thành cựu nhân viên, nhưng những gì bạn truyền tải qua mail xin nghỉ việc chắc chắn sẽ để lại ấn tượng đẹp trong lòng những bạn bè, đồng nghiệp,…
Việc chia sẻ này cho thấy bạn là người có trách nhiệm với công việc cao; luôn quan tâm đến sự phát triển chung của tổ chức dù không còn hoạt động nữa. Một thái độ chuyên nghiệp qua cách viết mail xin nghỉ việc cũng là điều quan trọng bạn nên lưu tâm, thực hiện.
4. Một điều cực quan trọng – Hãy nói lời cảm ơn
Thời gian gắn bó với tổ chức của bạn dù ngắn hay dài thì khi ra đi, bạn cũng nên nói lời cảm ơn. Chí ít bạn đã có sự trưởng thành hơn nhờ những cọ xát thực tế; có cho mình những trải nghiệm mới. Lời cảm ơn thể hiện bạn là người biết lý lẽ; chuyên nghiệp trong cách hành xử, cách sống và là một nhân viên có phẩm chất tốt.
Đứng bao giờ quên nói lời cảm ơn hoặc quên thể hiện thái độ trân trọng, biết ơn đối với doanh nghiệp của mình.
5. Không bao giờ đưa ra những lời phê phán
Đây được xem là điều tối kỵ bạn không nên thể hiện trong mail xin nghỉ việc.
Đặc biệt, trong phần lý do xin nghỉ việc, đừng bao giờ chia sẻ rằng công ty có môi trường không tốt, có đãi ngộ không phù hợp,…
Dù bạn biết thực tế là vậy, nhưng nếu là người chuyên nghiệp không ai lại quá thẳng thắn như thế. Hãy bình tĩnh để đưa ra một lý do xin nghỉ việc qua mail phù hợp nhất. Hãy thể hiện tính chuyên nghiệp, sự hòa đồng thân thiện. Vì đó là những dấu ấn về thái độ cuối cùng đối với tổ chức, doanh nghiệp của bạn.
Cấu trúc viết một mail xin nghỉ việc cực chuẩn
Hãy đảm bảo rằng mail xin nghỉ việc của bạn phải có những phần nội dung sau:
1. Phần thông tin mở đầu
Đây là phần thông tin quan trọng bao gồm tên người nhận hoặc nơi nhận đơn xin nghỉ việc của bạn. Như phân tích trước đó, bạn nên ghi rõ về thời gian sẽ rời khỏi công ty. Lưu ý là viết mail xin nghỉ việc cần đúng trọng tâm, không lan man, mơ hồ.
Kính gửi [Tên chức danh cấp trên/tổ chức],
Tôi/Em là…., tôi/em viết mail xin thống báo chính thức về việc tôi/em sẽ nghỉ việc tại công ty với vị trí [chức danh hiện tại]. Ngày làm việc cuối cùng của tôi/em là [ngày chính thức bạn rời công ty].
2. Phần lời chia sẻ cảm ơn
Đơn giản, không hoa mỹ – cầu kỳ. Bạn chỉ cần có những chia sẻ chân thành nhất đối với công ty. Thể hiện sự tri ân là điều bạn nên làm. Hãy biết ơn vì các cơ hội học tập, làm việc và truyền tải thông điệp đó thông qua mail xin nghỉ việc của bạn.
Em xin cảm ơn quý công ty vì đã cho em cơ hội làm việc trong khoảng thời gian dài qua. Tại đây, em làm việc rất vui và học được nhiều thứ từ các anh chị dày dặn kinh nghiệm. [Kể tên một trải nghiệm công việc thú vị mà bạn đã thử sức]. Em cảm ơn vì sự tín nhiệm của công ty đã dành cho em thông qua các dự án dài hạn. Thật sự em rất trân trọng vì cơ hội này.
3. Nội dung về sự bàn giao nhiệm vụ
Đây là phần khá trọng tâm. Vi thông qua phần này, nó sẽ phản ánh tính trách nhiệm của bạn đối với công việc của tổ chức. Hãy chủ động thống kê; và tập hợp các nguồn dự liệu để bàn giao công việc cho nhân sự mới một cách tốt nhất.
Đồng thời, thể hiện sự sẵn lòng giúp đỡ nhân sự mới khi họ cần thông tin về các nhiệm vụ trước đây. Tất nhiên là chỉ duy trì trong một giới hạn thời gian cho phép.
Trong thời gian…. tới, tôi/em sẽ sớm sắp xếp lại các nhiệm vụ, hoàn thành tốt các công việc còn dàng dở cũng như bàn giao cho nhân sự mới. Tôi/em mong quý công ty sẽ thông tin đến tôi/em biết nếu tôi/em có thể giúp gì được cho công ty vào khoảng thời gian còn lại này.
Gửi lời chúc tốt đẹp nhất đến với công ty, tôi/em xin cảm ơn.
[Ký tên ghi tên của bạn]
Mẫu đơn xin nghỉ việc qua email dành cho bạn
Tiêu đề mail: THƯ XIN NGHỈ VIỆC_ [TÊN CỦA BẠN]_ [VỊ TRÍ/CHỨC DANH]
Kính gửi: Anh/chị [tên người nhận]
Em xin gửi email này để thông báo chính thức về vấn đề thôi việc/dừng công việc tạg ty với vị trí [tên vị trí/chức danh] vì [lý do nghỉ việc]. Ngày làm việc cuối cùng của em sẽ là [ngày chính thức nghỉ]. Em rất lấy làm làm tiếc vì sẽ không còn làm việc tại [tên công ty] trong thời gian sắp tới.
Thực sự đây là quyết định rất khó khăn đối với em. Hiện tại sau khoảng thời gian dài làm việc, em nhận thấy mình đã có được những trải nghiệm thú vị, các kỹ năng chuyên sâu hơn từ công việc và môi trường nơi đây. [Liệt kê một số điều mà bạn tâm đắc]. Em cảm thấy cảm thấy may mắn khi được làm việc cùng những đồng nghiệp thân thiện, đồng thời cũng rất biết ơn sự hỗ trợ và tạo điều kiện của cấp trên và đồng nghiệm để em có thể hoàn thành tốt công việc này.
Trong thời gian tới, cụ thể là…., em sẽ cố gắng hoán tất sớm các công việc còn dang dở. Đồng thời em sẽ tập hợp các hồ sơ, phân loại để bàn giao; hướng dẫn lại cho nhân sự mới đảm nhận vị trí của mình. Ngoài ra, anh/ chị vui lòng báo cho em biết nếu em có thể giúp gì cho công ty trong thời gian chuyển giao công việc.
Em hi vọng quyết định này sẽ nhận được sự chấp thuận từ chị và cấp trên. Và một lần nữa em xin cảm ơn vì sự tín nhiệm của cấp trên và tố chức. Chúc mọi người có thật nhiều sức khỏe và công ty sẽ ngày càng phát triển.
[Tên của bạn]
Lời kết
Với những chia sẻ trên, TopDev hi vọng bạn sẽ có những thông tin bổ ích về cách viết mail xin nghỉ việc thế nào là hiệu quả. Chúc cho bạn sẽ có một email thật chuyên nghiệp và để lại những dấu ấn đẹp trong tổ chức của bạn.