Top 5 # Thủ Tục Phát Hành Hóa Đơn Điện Tử Lần Đầu Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 3/2023 # Top Trend

Thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu và hướng dẫn các bước để làm hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế trực thuộc quản lý

Hướng dẫn cách làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử

+ Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 phụ lục của thông tư 32/2011/TT-BTC

………, ngày……… tháng……… năm………

QUYẾT ĐỊNH CỦA ………(CÔNG TY, ĐƠN VỊ)

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử

GIÁM ĐỐC …

Căn cứ Thông tư số /2011/TT-BTC ngày /2/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh) số …

….

Xét đề nghị của …

QUYẾT ĐỊNH:

– Tên hệ thống thiết bị (tên các phương tiện điện tử), tên phần mềm ứng dụng dùng để khởi tạo, lập hoá đơn điện tử.

– Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử, phần mềm ứng dụng;

Điều 2. Mẫu các loại hoá đơn điện tử và mục đích sử dụng của mỗi loại hoá đơn ( liệt kê chi tiết)

Điều 3. Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử trong nội bộ tổ chức.

Điều 5. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày …/…/20….Lãnh đạo các bộ phận kế toán, bộ phận bán hàng, bộ phận kỹ thuật,… chịu trách nhiệm triển khai, thực hiện Quyết định này./.

+ Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC

THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ

1. Tên tổ chức khởi tạo hoá đơn (Công ty A):…………………………………………………………

2. Mã số thuế:………………………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Địa chỉ trụ sở chính:…………………………………………………………………………………………………………………………….

4. Điện thoại:…………………………………………………………………………………………………………………………………………..

5. Các loại hoá đơn phát hành:

6. Tên cơ quan thuế tiếp nhận thông báo:………………………………………………………………………………………………..

7. Ghi rõ “Đăng ký sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị để ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị” trong trường hợp tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử sử dụng dấu phân cách là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị.

………, ngày………tháng………năm……… NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT

(Ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên)

+ Tạo hóa đơn điện tử mẫu (Đăng ký trên trang hóa đơn điện tử của nhà cung cấp họ sẽ hướng dẫn và gửi mẫu cho bạn):

Bạn cần làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm HTKK các bạn tải tại : Phần mềm HTKK 4.2.3

Sau đó điền các thông tin trên mục của phần mềm HTKK

Sau đó là các bạn điền đầy đủ các thông tin dựa trên định dạng của mẫu hóa đơn điên tử đã tạo sẵn

Bước 2: Gửi các hồ sơ để làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã chuẩn bị tại Buớc 1 tới cơ quan thuế

Bạn cần cấm USB token vào máy tính, máy tính cần kết nối mạng, bạn truy cập vào IE sau đó

– Truy cập vào website: thuedientu.gdt.gov.vn

– Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử file “XML” đã tạo từ phần mềm HTKK và gửi kèm theo QĐ, hóa đơn mẫu đã tạo

+ Gửi trực tiếp bằng bản giấy hoặc Gửi qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế thuộc quận huyện trực tiếp quản lý

+ Hồ sơ thông báo phát hành được gửi tới cơ quan thuế thuộc quận huyện trực tiếp quản lý doanh nghiệp trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng hóa đơn.

Lưu ý khi làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

– Cơ quan thuế cập nhật kịp thời thông báo phát hành hóa đơn điện tử vào ứng dụng QLAC và truyền tải lên trang thông tin của TCT tracuuhoadon.gdt.gov.vn

– Trường hợp khi nhận được thông báo phát hành hóa đơn điện tử do NNT gửi đến, CQT phát hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử không đảm bảo nội dung theo quy định thì trong thời hạn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận được TB CQT phải TB cho NNT biết để thực hiện điều chỉnh.

Trên là bài viết hướng dẫn làm thủ tục thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

BTV: Phạm Giang

BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

(Tổng hợp về lịch nộp các loại tờ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn)

Dịch vụ kê khai thuế làm báo cáo thuế hàng tháng

(Trọn gói giá rẻ chỉ từ 300.000/tháng)

Cách nộp tờ khai thuế qua mạng trên trang thuedientu

(Hướng dẫn các bước nộp tờ khai thuế, thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng)

Các bài viết mới

Các tin cũ hơn

Không có tin nào

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng như thế nào? Cách đăng ký sử dụng HĐDT có mã của cơ quan thuế theo quy định ra sao? Cùng tìm hiểu qua bài viết này của ChukysoTPHCM.

Lưu ý là đa phần các doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Và chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: xăng dầu, bưu chính viễn thông, điện lực, vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy, tài chính tín dụng; bảo hiểm – y tế, nước sạch, kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại… đáp ứng đủ điều kiện thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Những trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế không thu tiền sẽ được gửi thông báo theo Mẫu số 07 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP.

I. Thủ tục đăng ký và phát hành hóa đơn điện tử qua mạng

– Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định trên, thì truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Nội dung thông tin đăng ký theo Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 119.

Thời hạn giải quyết:

Hồ sơ để đăng ký phát hành hóa đơn điện tử:

Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử.

Hoá đơn mẫu.

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử.

Những chú ý trước khi bắt đầu làm Thông báo phát hành hóa đơn điện tử:

Phải có Chữ ký số.

Thông tin trên thông báo phát hành hóa đơn:

Thông tin như tên, địa chỉ đơn vị phát hành ghi đúng với thông tin đăng ký thuế.

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn KHÔNG bị trùng lặp với các số hoá đơn đã thông báo phát hành.

Mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn PHẢI ĐÚNG với các thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.

Ngày bắt đầu sử dụng phải đúng quy định; ví dụ như ngày gửi thông báo phát hành là ngày 10/9/2019 thì ngày bắt đầu sử dụng phải ghi là từ ngày 12/9/2019 (không được ghi ngày bắt đầu sử dụng là 11/9/2019 hoặc 05/9/2019).

Phải ghi đầy đủ thông tin doanh nghiệp cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và phải trùng khớp với thông tin trên quyết định áp dụng hóa đơn điện tử đính kèm.

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử:

Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử phải có chữ ký, đóng dấu của người nộp thuế.

Nội dung trên Quyết định phải đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định.

Hóa đơn mẫu:

Hoá đơn mẫu phải có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc của hóa đơn.

Thông tin tên, địa chỉ đơn vị trên hóa đơn mẫu phải đúng với thông tin đăng ký thuế.

Thời hạn sử dụng hóa đơn điện tử:

Sau 2 ngày kề từ ngày nộp đủ hồ sơ và có thông báo của Cơ quan thuế.

Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có) theo quy định.

II. Ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

1. Cơ quan thuế ngừng cấp mã hóa đơn điện tử trong các trường hợp sau:

a) Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh chấm dứt hiệu lực mã số thuế;

b) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo rằng không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;

c) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền việc tạm ngừng kinh doanh;

d) Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế;

đ) Các trường hợp khác như sau:

Trường hợp có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để phục vụ bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp có hành vi lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế để phục vụ mục đích bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân bị cơ quan chức năng phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế;

Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện khi phát hiện doanh nghiệp không có đủ điều kiện kinh doanh theo quy định của pháp luật.

Căn cứ kết quả thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định doanh nghiệp được thành lập nhằm mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp hoặc sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định đồng thời cơ quan thuế ban hành quyết định thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

2. Các trường hợp nêu trên được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:

Sau khi thông báo với cơ quan thuế về việc tiếp tục kinh doanh hoặc được cơ quan thuế khôi phục mã số thuế, được bãi bỏ quyết định cưỡng chế nợ thuế.

3. Trường hợp các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ/cá nhân kinh doanh tạm ngừng kinh doanh

Thì cần có hóa đơn điện tử giao cho người mua để thực hiện các hợp đồng đã ký trước ngày cơ quan thuế có thông báo tạm ngừng kinh doanh – có văn bản thông báo với cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử (tức là sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh).

Đa phần các công ty mới thành lập hoặc là công ty chuẩn bị chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử. Thì hầu như đều gặp khó khăn trong việc lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Hiểu được vấn đề đó, hôm nay Chukysotphcm sẽ hướng dẫn các bạn chi tiết qua bài viết này.

Theo Khoản 3 điều 1 của Thông tư 37/2017/TT-BTC đã quy định như sau:

“Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đều phải được gửi đến Cơ quan thuế quản lý. Chậm nhất là 2 ngày trước khi các tổ chức kinh doanh đó bắt đầu sử dụng hóa đơn”.

Như vậy thì doanh nghiệp của bạn phải gửi cả thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu ngay trong lần đầu. Trong đó, mẫu hóa đơn gửi sẽ được sử dụng khi bán hàng hóa và dịch vụ trong suốt khoảng thời gian sử dụng hóa đơn.

Cơ quan thuế sẽ có trách nhiệm hướng dẫn cho tổ chức kinh doanh thanh lý hợp đồng in khi đã lập thông báo phát hành hóa đơn đối với các hợp đồng đặt in hóa đơn không quy định thời hạn thanh lý hợp đồng (đối với hóa đơn đặt in) và không bị xử phạt.

Nếu như Cơ quan thuế nhận thấy thông báo phát hành hóa đơn của doanh nghiệp đó không đủ nội dung theo quy định. Thì trong thời hạn 2 ngày làm việc (tính từ thời điểm nhận được thông báo) sẽ có văn bản thông báo đến các tổ chức, doanh nghiệp đó. Lúc này, doanh nghiệp đó cần phải điều chỉnh và gửi lại bản thông báo mới.

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

1. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Đây là mẫu phiếu dành riêng cho việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp.

Theo quy định thì bạn cần phải điền đầy đủ thông tin vào Mẫu số 01 Phụ lục ban hành kèm Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Tương tự phía trên, mẫu THÔNG BÁO PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ nằm trong Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Các thông tin cần điền vào bao gồm:

+ Tên công ty.

+ Mã số thuế công ty.

+ Địa chỉ trụ sở chính công ty.

+ Số điện thoại liên hệ.

+ Các loại hóa đơn phát hành (Hóa đơn GTGT…).

+ Tên Cơ quan thuế tiếp nhận thông báo (Là Cơ quan thuế mà bạn nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Ví dụ: Chi cục thuế Quận 1).

Đây là mẫu hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp của bạn sẽ dùng để xuất hóa đơn trong mỗi lần bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ trong suốt khoảng thời gian sử dụng hóa đơn.

Đó là 3 nội dung cần thiết mà các bạn cần chuẩn bị trước khi đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng.

Một số lưu ý cho các bạn:

– Hóa đơn mẫu cùng với mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử phải được scan chung vào 1 bản dưới dạng file word.

– Cần phải chuẩn bị thêm 1 bản mẫu thông báo phát hành hóa đơn có định dạng đuôi .xml

– Phải chuẩn bị chữ ký số để ký điện tử.

Các bước lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Các bước để thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

Bước 1: Lấy bản thông báo phát hành hóa đơn điện tử dưới định dạng XML thông qua HTKK.

Để đăng ký nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng, các bạn cần truy cập vào trang web Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế tại: nhantokhai.gdt.gov.vn

Sau khi điền xong, bạn tích chọn vào Thông báo phát hành hóa đơn và ấn Tiếp tục.

Công việc nộp thông báo phát hành hóa đơn điện tử cũng tương tự như việc nộp tờ khai thuế GTGT.

Bước 3: Nộp quyết định sử dụng, thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu bản file word.

Sau bước 2, thì vẫn ở trên cổng thông tin điện tử chúng tôi bạn chọn vào chuyên mục: Tra cứu.

Ở dòng Tờ khai, bạn lựa chọn TB01/AC – Thông báo phát hành hóa đơn.

Bằng cách truy cập vào website: http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html để kiểm tra hóa đơn xem đã có đầy đủ thông tin chưa (nếu có là đã được phép sử dụng rồi đấy). Còn nếu chưa có kết quả thì bạn nên in ra ngay một bản cứng để gửi trực tiếp đến Cơ quan thuế.

Như vậy là bạn đã hoàn thành toàn bộ thủ tục lập, đăng ký thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng lần đầu rồi đấy.

Nếu doanh nghiệp, tổ chức của bạn đã từng lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu. Thì ở lần thứ 2, mọi việc sẽ đơn giản hơn nhiều.

Nếu như không có sự thay đổi về nội dung hoặc hình thức mẫu hóa đơn thì bạn sẽ không cần phải gửi kèm theo hóa đơn mẫu. Thay vào đó, bạn chỉ cần làm thông báo phát hành hóa đơn.

1. Thực hiện thông báo phát hành trên hóa đơn điện tử trên HTKK

Download bộ cài phần mềm Hỗ trợ kê khai thuế và cài vào máy tính

Vào giao diện HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp

Chọn menu Hệ thống/Thông tin doanh nghiệp/Người nộp thuế điền thông tin chính xác của doanh nghiệp, sau đó ấn GHI.

Ví dụ: Sau khi nhấn kết xuất, lưu vào đường dẫn sau:

D:HoaDonThongBaoThueHAN-0104128565000-01_TBAC-D13062019-L00.xml

Lưu ý: Tên file cứ để mặc định khi phần mềm kết xuất và tên các Thư mục chứa file KHÔNG được đặt tên thư mục theo kiểu Tiếng Việt có dấu.

Kết quả cuối cùng của bước 1 là file Thông báo Phát hành Hóa đơn (TB01/AC) dạng XML

2. Thực hiện thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên trang của tổng cục thuế

Kết quả của bước 2 là việc doanh nghiệp tải thành công file Thông báo Phát hành hóa đơn đuôi XML trên trang nộp thuế online

2.3. Nộp Hóa đơn mẫu, Quyết định sử dụng và Thông báo phát hành hóa đơn bản word qua mạng

Hồ sơ cần chuẩn bị trước bước này gồm:

Mẫu hóa đơn: Hóa đơn mẫu và Hóa đơn chuyển đổi mẫu in màu.

Thông báo phát hành hóa đơn: TB01/AC theo TT32 bản word và TB01/AC làm trên phần mềm HTKK phiên bản mới nhất và in từ HTKK ra để có mã vạch.

Quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Vẫn trên trang nộp thuế online chúng tôi , vào mục Tra cứu / TB01/AC – chọn “Thông báo phát hành hóa đơn”

Lưu ý:

Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử: In ra ký thủ trưởng đơn vị và đóng dấu tròn rồi scan hoặc chụp ảnh lại để Chèn vào trang 1-3 của File word Phụ lục thông báo.

Hóa đơn mẫu Chèn vào vào trang 4 của File word Phụ lục thông báo

Hóa đơn chuyển đổi mẫu Chèn vào trang 5 File word Phụ lục thông báo

Sau khi thực hiện xong File phụ lục thông báo thì cũng lưu vào cùng đường dẫn với tờ khai TB01/AC để tiện tra cứu về sau.

Sau khi gửi tờ khai và phụ lục thành công, sau 02 ngày anh/chị truy cập:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/tbphtc.html tra cứu thông tin về TB01/AC đã được Cơ quan thuế cập nhập hay chưa. Nếu chưa được cập nhật, liên hệ ngay FPT.eInvoice qua hotline 19006625 để được tư vấn /hỗ trợ tìm hiểu và bổ sung hồ sơ (nếu cần)

Về FPT.eInvoice

Công ty Hệ thống Thông tin FPT tự hào là đơn vị triển khai hệ thống Xác thực hóa đơn cho Tổng Cục Thuế từ năm 2015 và các hệ thống lõi của Bộ Tài chính trong hơn 23 năm qua.

Phần mềm hóa đơn điện tử FPT.eInvoice cung cấp giải pháp quản lý hóa đơn với đầy đủ các tính năng, các mẫu hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính, Tổng cục Thuế. FPT.eInvoice nổi bật với 5 yếu tố TIẾT KIỆM – QUẢN LÝ THÔNG MINH – SỬ DỤNG ĐƠN GIẢN – BẢO MẬT – TƯ VẤN 24/7.

Mọi thông tin chi tiết về FPT.eInvoice và chúng tôi xin vui lòng liên hệ tổng đài 19005562 để được tư vấn:

Công ty Hệ thống Thông tin FPT – FPT Information System

Trụ sở chính tại: Tầng 22 tòa nhà Keangnam Landmark 72 Tower, E6 Phạm Hùng, Hà Nội

Hotline: 84 – 24 3562 6000 hoặc 84 – 24 7300 7373

Website: https://einvoice.fpt.com.vn

Facebook: https://www.facebook.com/fpteinvoice/