Top 3 # Tên Mẫu Hóa Đơn Là Gì Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 2/2023 # Top Trend

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp sẽ phải làm quen với khái niệm số hóa đơn và mẫu số hóa đơn. Vậy hai khái niệm này có phải là một hay không? Làm thế nào để có thể phân biệt được rõ hai khái niệm này? Với trọng trách giải đáp rõ những vướng mắc cho khách hàng trong việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử, ngoài việc giải đáp hóa đơn điện tử kèm bảng kê là vi phạm pháp luật, trong bài viết này sẽ phân biệt rõ hai khái niệm về số hóa đơn và mẫu số hóa đơn.

Số hóa đơn là gì?

Tại Điểm a.4 Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về số hóa đơn là gì như sau:

Số hóa đơn được hiểu là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán tiến hành lập hóa đơn.

Số hóa đơn sẽ được ghi bằng chữ số Ả-rập với tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu dùng hóa đơn); kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

Số hóa đơn được cấp cho hóa đơn theo nguyên tắc liên tục, theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

Thông thường, với những trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, tức mỗi số hóa đơn phải đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và có tối đa 8 chữ số.

Mẫu số hóa đơn là gì?

Mẫu số hóa đơn điện tử hoàn toàn khác với số hóa đơn. Mẫu số hóa đơn được dùng để thể hiện, phản ảnh loại hóa đơn mà doanh nghiệp đang sử dụng là loại hóa đơn gì. Đối với khách hàng, khi nhận được tờ hóa đơn, chỉ cần nhìn vào mẫu số hóa đơn là có thể dễ dàng nhận ra đây là hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hay là loại khác. Do vậy, mẫu số hóa đơn là nội dung vô cùng quan trọng mà các doanh nghiệp cần tìm hiểu

MỨC XỬ PHẠT VỀ VIỆC VI PHẠM QUY ĐỊNH KHỞI TẠO HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ HƯỚNG DẪN DN CÁCH LẬP GIẤY NỘP TIỀN THUẾ ĐIỆN TỬ QUA MẠNG

Theo Điểm a.2, Khoản 1, Điều 3, Thông tư 68/2019/TT-BTC, Bộ Tài chính đã quy định về ký hiệu mẫu số hóa đơn như sau:

Số 1: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

Số 2: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Hóa đơn bán hàng.

Số 3: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh loại Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử.

Số 4: Đây là ký hiệu mẫu số hóa đơn dùng để phản ánh các loại hóa đơn khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo đúng quy định của Bộ Tài chính.

Như vậy, mẫu số hóa đơn và số hóa đơn là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, do vậy, các kế toán và người dùng cần lưu ý để tránh nhầm lẫn. Hy vọng những chia sẻ này không chỉ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về bản chất hai khái niệm số hóa đơn và mẫu số hóa đơn, mà còn là căn cứ vững chắc giúp việc triển khai công việc được tốt nhất, thuận tiện trong quá trình làm việc.

Bạn đang thắc mắc hóa đơn dịch vụ là gì? Các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử? Trường hợp hóa đơn dịch vụ điện tử đã xuất nhưng bị trả lại thì phải xử lý như thế nào? Tất cả sẽ được giải đáp ngay trong bài viết này.

Đối với câu hỏi hóa đơn dịch vụ là gì, bạn có thể hiểu một cách đơn giản như sau: Hóa đơn dịch vụ là loại chứng từ dùng để thanh toán các mặt hàng có số lượng và đơn giá được thể hiện ngay trên hóa đơn. Thông thường, hóa đơn dịch vụ sẽ do bên bán phát hành và có xác nhận đầy đủ bằng cách đóng dấu nhằm chứng nhận đã thu tiền hay đã thanh toán đầy đủ khi bên mua ra quyết định mua hàng và làm thủ tục thanh toán. Khi này, hóa đơn dịch vụ sẽ có tác dụng như biên lai hay giấy biên nhận. Thực tế, hóa đơn bán hàng,hóa đơn đỏ (hóa đơn gtgt) cũng là một loại của hóa đơn dịch vụ. Hiện nay, hóa đơn dịch vụ còn thể hiện qua 03 hình thức sau:

Hóa đơn dịch vụ tự in: Hình thức hóa đơn do tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hay các loại máy khác nhằm phục vụ cho việc bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.

Hóa đơn đặt in: Loại hình hóa đơn do đơn vị kinh doanh đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp hoặc bán cho các đơn vị kinh doanh nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ.

Hóa đơn điện tử: Loại hình hóa đơn được lập, xuất, lưu trữ hoàn toàn trên phương tiện điện tử và được quản lý theo đúng quy định của luật giao dịch điện tử.

2. Các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử

Sau khi đã hiểu được hóa đơn dịch vụ là gì, bạn cũng cần phải nắm được 02 nguyên tắc xuất hóa đơn dịch vụ điện tử để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu lực sử dụng của mỗi hóa đơn dịch vụ sau khi đã xuất.

Các nguyên tắc khi xuất hóa đơn dịch vụ điện tử.

2.1. Nguyên tắc về các tiêu thức trên hóa đơn dịch vụ điện tử

Cũng giống như các loại hóa đơn điện tử khác, hóa đơn dịch vụ điện tử phải tuân theo đầy đủ nguyên tắc quy định về các tiêu thức nội dung được thể hiện trên hóa đơn. Cụ thể, theo như Thông tư mới nhất số 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính, các hóa đơn điện tử khi xuất phải đáp ứng đầy đủ các tiêu thức nội dung sau:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế).

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử.

Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Yêu cầu phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).

Một số trường hợp không cần lập hóa đơn dịch vụ điện tử đáp ứng đầy đủ các tiêu thức trên thì sẽ thực hiện theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

2.2. Nguyên tắc về xử lý hóa đơn khi bị sai sót

Trong quá trình xuất hóa đơn dịch vụ, nếu gặp phải sai sót thì sẽ được xử lý theo nguyên tắc như sau: – Đối với trường hợp hóa đơn dịch vụ đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng; hoặc đã giao hàng nhưng bên mua chưa kê khai thuế:

Bên bán sẽ lập hóa đơn dịch vụ điện tử mới theo đúng quy định pháp luật để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Hóa đơn này thay thế cho hóa đơn số… ký hiệu… gửi ngày/tháng/năm…”

Hóa đơn sai sót chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của cả hai bên bán và mua. Hóa đơn dù hủy nhưng vẫn phải được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu.

– Đối với trường hợp hóa đơn dịch vụ điện tử đã lập và gửi cho bên mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và bên mua cũng đã kê khai thuế:

Sau khi phát hiện sai sót, cả hai bên bán và mua đều phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên và ghi rõ sai sót.

Hai bên bán mua tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

Ngoài ra, hai bên bán và mua phải thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý Thuế và hóa đơn hiện hành. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).

3. Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại

Hàng hóa, dịch vụ đã xuất bán nhưng bị trả lại là điều không ít doanh nghiệp gặp phải, xuất phát từ nhiều lý do như: Chất lượng hàng hóa, dịch vụ không đạt yêu cầu khách hàng hay khách hàng kết thúc hợp đồng trước thời hạn. Đối với mỗi trường hợp khác nhau thì cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại cũng không giống nhau.

Cách xử lý hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng bị trả lại.

Trường hợp thứ nhất, hóa đơn dịch vụ đã xuất nhưng trong quá trình sử dụng, hàng hóa, dịch vụ không đáp ứng yêu cầu và bên mua trả lại thì sẽ xử lý như sau:

Hai bên lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập trước đó

Bên bán nhận lại và lưu giữ hóa đơn đúng theo quy định pháp luật.

Bên bán kê khai bổ sung thuế tại kỳ thuế phát sinh số hóa đơn đã tiến hành thu hồi.

Trường hợp thứ hai, khách hàng đã kết thúc sử dụng dịch vụ trước thời hạn nhưng hóa đơn GTGT đã được xuất cho toàn bộ thời hạn của hợp đồng thì sẽ xử lý như sau:

Hai bên bán và mua lập biên bản điều chỉnh thời hạn hợp đồng.

Bên bán hàng hóa, dịch vụ xuất hóa đơn điều chỉnh giảm

Bên bán thực hiện kê khai thuế cho hóa đơn điều chỉnh giảm trong kỳ kê khai phát sinh số hóa đơn đã tiến hành điều chỉnh.

Trụ sở chính: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội

Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768

Tel : 024.37545222

Fax: 024.37545223

Website: https://einvoice.vn/

Nội dung chi tiết của hóa đơn như thế nào?

Với các vai trò, vừa là chứng từ thương mại, có thể kiêm là chứng từ kế toán hoặc chứng từ thuế, nên hoá đơn thường có những nội dung sau:

Thông tin về hoá đơn và xác nhận giao dịch thực hiện Loại hoá đơn; số hoá đơn để có thể chứng nhận là hoá đơn được in, phát hành một cách hợp pháp bởi tổ chức, cá nhân có trách nhiệm; Ngày lập hoá đơn; chữ ký người bán; chữ ký người mua để xác nhận hoá đơn được lập một cách hợp pháp, theo đúng quy định của pháp luật.

Thông tin về người bán Tên, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, địa chỉ trang web (website) và địa chỉ thư điện tử (email) để có thể xác định chính thức nếu có để tiện trao đổi thông tin qua mạng)

Thông tin về hàng hoá, dịch vụ bán hoặc cung ứng Tên, đơn vị tính, khối lượng, đơn giá, thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền thanh toán.

Thông tin về người mua Tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản giao dịch, hình thức thanh toán.

Các loại và hình thức hóa đơn được quy định?

Theo Điều 3 Thông tư 39/2014/TT-BTC có nêu về: Loại và hình thức hoá đơn:

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Các loại hóa đơn:

a) Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu số 3.1 Phụ lục 3 và mẫu số 5.1 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này) là loại hoá đơn dành cho các tổ chức khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ trong các hoạt động sau:

Bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ trong nội địa;

Hoạt động vận tải quốc tế;

Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;

Xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài.

b) Hoá đơn bán hàng dùng cho các đối tượng sau đây:

Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nội địa, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài (mẫu số 3.2 Phụ lục 3 và mẫu số 5.2 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan” (mẫu số 5.3 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Công ty TNHH VKRUBBER là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài. Công ty TNHH VKRUBBER sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng cho hoạt động bán hàng trong nước và hoạt động xuất khẩu ra nước ngoài.

Công ty CP Nội thất Đức Anh là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ vừa có hoạt động bán hàng trong nước vừa có hoạt động bán hàng cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan. Công ty CP Nội thất Đức Anh sử dụng hoá đơn GTGT cho hoạt động bán hàng trong nước và cho hoạt động bán hàng vào khu phi thuế quan.

Công ty TNHH TM và DV Bảo An là doanh nghiệp chế xuất bán hàng vào nội địa và bán hàng hóa ra nước ngoài (ngoài lãnh thổ Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.

Công ty CP Tư vấn Thiết kế Hà Bình là doanh nghiệp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng hoá, dịch vụ trong nước, cho khu phi thuế quan, khi xuất khẩu hàng hoá ra nước ngoài, Công ty CP Tư vấn Thiết kế Hà Bình sử dụng hoá đơn bán hàng.

c) Hoá đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Hình thức hóa đơn. Hoá đơn được thể hiện bằng các hình thức sau:

a) Hoá đơn tự in l à hoá đơn do các tổ chức kinh doanh tự in ra trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các loại máy khác khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ;

b) Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn thi hành;

c) Hoá đơn đặt in là hoá đơn do các tổ chức đặt in theo mẫu để sử dụng cho hoạt động bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, hoặc do cơ quan thuế đặt in theo mẫu để cấp, bán cho các tổ chức, hộ, cá nhân.

Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý (mẫu số 5.4 và 5.5 Phụ lục 5 ban hành kèm theo Thông tư này).

Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commercial Invoice, là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan.

Với những ai chưa quen làm chứng từ này, tốt nhất là chọn một file mẫu hóa đơn thương mại, để tham khảo, rồi dựa vào đó mà làm cho nhanh.

Nội dung chính

Số & ngày lập hóa đơn

Tên, địa chỉ người bán & người mua

Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

Điều kiện cơ sở giao hàng

Điều kiện thanh toán

Cảng xếp, dỡ

Tên tàu, số chuyến…

Mục đích của hóa đơn thương mại

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói ( Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Nội dung theo yêu cầu UCP 600

Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600. Tôi xin được trích nội dung trong đề tài có tên Luận văn về hóa đơn thương mại của Trường ĐH Mở Tp.HCM:

Người lập hóa đơn phải là người bán (nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người thụ hưởng ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.

Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.

Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.

Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.

Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.

Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.

Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.

Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).

Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ.

Một số lỗi phổ biến cần tránh

Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:

Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).

Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.

Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.

Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…

(Nguồn: Container Transportation)

CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM

Hotline: 028 6264 63 80