Top 19 # Mẫu Hóa Đơn Thương Mại Commercial Invoice / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Toiyeucogaihalan.com

Hóa Đơn Thương Mại (Commercial Invoice) Là Gì? / 2023

Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commercial Invoice, là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan.

Với những ai chưa quen làm chứng từ này, tốt nhất là chọn một file mẫu hóa đơn thương mại, để tham khảo, rồi dựa vào đó mà làm cho nhanh.

Nội dung chính

Số & ngày lập hóa đơn

Tên, địa chỉ người bán & người mua

Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

Điều kiện cơ sở giao hàng

Điều kiện thanh toán

Cảng xếp, dỡ

Tên tàu, số chuyến…

Mục đích của hóa đơn thương mại

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói ( Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Nội dung theo yêu cầu UCP 600

Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600. Tôi xin được trích nội dung trong đề tài có tên Luận văn về hóa đơn thương mại của Trường ĐH Mở Tp.HCM:

Người lập hóa đơn phải là người bán (nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người thụ hưởng ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.

Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.

Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.

Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.

Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.

Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.

Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.

Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).

Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ.

Một số lỗi phổ biến cần tránh

Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:

Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).

Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.

Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.

Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…

(Nguồn: Container Transportation)

CÔNG TY TNHH EIMSKIP VIỆT NAM

Địa chỉ: Số 36 Bùi Thị Xuân, Phường Bến Thành, Quận 1, TP.HCM

Hotline: 028 6264 63 80

Cách Soạn Hóa Đơn Thương Mại, Form Mẫu Commercial Invoice / 2023

Hóa đơn thương mại là chúng từ quan trọng trong thương mại quốc tế, có rất nhiều chức năng quan trọng đối với chứng từ này và không có một form mẫu nào cụ thể.

Các chức năng quan trọng của hóa đơn thương mại:

Làm thủ tục xuất, nhập khẩu hàng hóa

Chứng từ bổ sung vào bộ hồ sơ cho ngân hàng

Đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, làm những thủ tục cần thiết cho việc xuất nhập khẩu hàng hóa (làm C/O, C/Q, công bố, kiểm dịch…)

Gửi đi cho đối tác nước ngoài.

Đó là bốm chức năng quan trọng nhất của một hóa đơn thương mại, dù không có một form mẫu nào cụ thể cho hóa đơn thương mại nhưng để là một hóa đơn thương mại đúng chuẩn thì phải có tối thiểu các thông tin sau:

Thứ nhất, thông tin của Seller (người bán – có thể là nhà xuất khẩu) bao gồm các thông tin quan trọng sau:

Tên của người bán (có thể là tổ chức hoặc cá nhân)

Địa chỉ người bán

Thông tin liên hệ (nếu có)

Thứ hai, thông tin của buyer ( người mua – có thể là nhà nhập khẩu) bao gồm các thông tin:

Tên của người mua hàng (có thể tổ chức hoặc cá nhân)

Thông tin liên hệ (nếu có)

Đó là các thông tin cơ bản về buyer và seller cần phải thể hiện lên các hợp đồng thương mại, và bất kỳ form mẫu nào cũng phải chứa đựng hai thông tin quan trọng này. Bên cạnh đó về mục seller và buyer người ta thường có thể thêm thông tin của người phụ trách (tên, số điện thoại, email…).

Thứ 3, số và ngày phát hành hóa đơn

Số hóa đơn ( Commercial No.): Tất cả các chứng từ đều phải có số của chứng từ, không ngoại trừ hóa đơn thương mại. Theo lời khuyên của Door to Door Việt thì số hóa đơn nên để ngắn gọn, dễ đọc dễ nhớ, thông thường người ta để số hóa đơn, số hợp đồng, số packing list cùng một số.

Ngày phát hành hóa đơn (Date): Ngày phát hành hóa đơn thường để trùng với ngày phát hành packing list, nhằm mục đích hạn chế việc nhầm lẫn về thời gian trên các chứng từ tránh tình trạng khai nhầm cho nhà nhập khẩu.

Thứ 4, thông tin về hàng hóa

Tên hàng bằng tiếng anh (mô tả cụ thể nếu có)

Đơn giá và đơn vị tính giá (ví dụ: nếu đơn giá là USD/PCE, thì đơn vị tính là PCE nếu đơn đơn giá là USD/KGS thì đơn vị tính là KGS …), cần phải lưu ý loại tiền thống nhất trên hóa đơn.

Tổng tiền (amount): là tích giữa đơn giá và đơn vị tính

Thứ 5, các thông tin khác

Tổng cộng (total) tiền bằng số và tổng tiền bằng chữ (by word)

Điều kiện mua bán quốc tế – incoterms (ví dụ: CIF, Taichung Port, Taiwan)

Ký tên và đóng dấu( nếu có) của nhà xuất khẩu

Shipping cost (thông thường có nhiều người thêm vào, nhưng mục này theo Door to Door Việt là không nên, tốt nhất cộng vào trong tiền hàng)

Đó là các thông tin cơ bản của một hóa đơn thương mại, cần thể hiện thông tin thống nhất giữa hóa đơn thương mại với các chứng từ khác gồm

Đối với packing list: Cần thể hiện thống nhất về số lượng, trọng lượng nếu có.

Đối với hợp đồng thương mại: Cần thể hiện thống nhất về đơn giá, số tiền và tổng tiền, điều kiện thương mại (incoterms)

Cần thể hiện tên hàng và mô tả (nếu có) thống nhất trên các chứng từ tránh tình trạng dùng từ khác nhau (mặc dù là cùng nghĩa).

Bài viết được dựa trên kinh nghiệm thực tế làm hàng của Door to Door Việt, chúng tôi rất mong nhận được phản hồi từ quý bạn đọc để hoàn thiện bài viết hơn.

Quý vị có thể tải và tham khảo form mẫu hóa đơn thương mại (commercial invoice) theo link bên dưới.

Mọi thắc mắc và đóng góp vui lòng liên hệ về hotmail hoặc hotline của công ty chúng tôi sẽ phản hồi sớm nhất cho quý vị.

Trân trọng cảm ơn đã theo dõi !

Lập Hóa Đơn Thương Mại (Comercial Invoice) / 2023

HÓA ĐƠN THƯƠNG MẠI (COMMERCIAL INVOICE) LẬP THEO L/C

1. Hóa đơn thương mại (sau đây gọi tắt là Invoice) là 1 loại chứng từ thương mại. Trong giao dịch bằng thư tín dụng (L/C), hóa đơn là loại chứng từ quan trọng bậc nhất. Đó cũng là lý do tại sao tất cả các L/C khi phát hành đều yêu cầu chứng từ xuất trình phải có Invoice. 2. Văn bản quy định về Invoice theo L/C: Điều 18, UCP 600 3. MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý

3.1. Theo UCP 600 quy định, Invoice không cần phải ký, Tuy nhiên, trên thực tế nhà xuất khẩu vẫn nên xuất trình Invoice đã ký đóng dấu vì có thể nhà nhập khẩu cần dùng cho mục đích khác ngoài thành toán tiền hàng cho nhà xuất khẩu. Ví dụ, trường hợp cần xuất trình cho cơ quan hải quan để thông quan hàng hóa, hoặc vì mục đích lưu chứng từ của bộ phận kế toán….

3.2. Invoice phải do người thụ hưởng phát hành.

3.3. Invoice phải thể hiện mô tả hàng hóa một cách chính xác theo L/C quy định (Trường 45A trong L/C) và là mặt hàng thực tế xuất khẩu

3.4. Invoice thể hiện đơn giá và trị giá hàng hóa thực giao. Đồng tiền thể hiện trên Invoice phải là đồng tiền thể hiện trong L/C. Ví dụ, trường 32B: Currencty Code, Amount quy định là USD thì Invoice cũng phải là USD, chứ Invoice không thể sử dụng là EUR được.

4. MỘT SỐ LỖI THƯỜNG GẶP KHI LẬP INVOICE THEO L/C

4.1. Invoice không thể hiện điều kiện giao hàng (Delivery terms):

– Nếu L/C nào có quy định rõ ràng điều kiện giao hàng thì khi lập Invoice bắt buộc phải thể hiện rõ ràng điều kiện giao hàng đó. Nếu Invoice ko thể hiện điều kiện giao hàng sẽ bị ngân hàng bắt lỗi chứng từ.

– Thông thường điều kiện giao hàng sẽ được quy định ở trường 45A (mô tả hàng hóa). Các bạn xem lại bài MẪU THƯ TÍN DỤNG ad đăng ngày 03/4/2015, xem trường 45A sẽ thấy điều kiện giao hàng là CFR, BAHRAIN. Như vậy, trên Invoice bắt buộc phải thể hiện CFR, BAHRAIN

4.2. Mô tả hàng hóa không đầy đủ, chính xác (full and exact) như L/C quy định

Theo UCP 600, Invoice phải thể hiện mô tả hàng hóa đầy đủ, chính xác như quy định tại trường 45A trong L/C. Các chứng từ khác (trừ Invoice) thì có thể mô tả hàng hóa một cách chung chung, miễn là không mâu thuẫn với L/C. Nhưng riêng Invoice thì bắt buộc bạn phải thể hiện chuẩn xác (copy y nguyên như trường 45A trong L/C)

4.3. Invoie không thể hiện Incoterms như L/C quy định

Một số L/C dẫn chiếu phiên bản Incoterms có hiệu lực của L/C đó ở trường 45A (mô tả hàng hóa). Ví dụ: Incoterms 2010 thì khi lập Invoice bắt buộc phải thêm vào.

(2). Số và ngày Invoice

Bình thường ngày Invoice có thể để tùy tiện một ngày bất kỳ. Tuy nhiên, trong L/C có quy định ở mục số (3) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING TRANSPORT DOCUMENTS MUST BE DATED BUT NOT DATED PRIOR TO THE ISSUANCE DATE OF THIS CREDIT. Tức là: Tất cả các chứng từ bao gồm cả chứng từ vận tải phải có ngày phát hành nhưng ngày phát hành của mỗi chứng từ không được trước ngày phát hành L/C.

Như vậy, ngày Invoice không được để trước ngày phát hành L/C này, nghĩa là không được để trước ngày 16/10/2012. (xem trường 31C: ngày phát hành L/C), đây là giới hạn trên, còn giới hạn dưới thì sao? Để ngày Invoice là 07/01/2013 có được hay không??? Ad trả lời là không được. Vì theo trường 31D quy định ngày hết hạn L/C là 06/01/2013, về mặt logic thì Invoice để ngày 07/01/2013 là không hợp lệ.

+ trùng hoặc sau ngày phát hành L/C

+ và trước ngày xuất trình chứng từ cho ngân hàng và trước ngày hết hạn hiệu lực của L/C

Ví dụ:

Field 59. Beneficiary – Name & Address

/661788898899

INTERNATIONAL IMPORT COMPANY LTD, STI.

BOGAZICI SOKAK.NO:12 KAVAKLIDERE ANKARA ANKARA, TURKEY

(5). Port of loading: lấy thông tin tại trường 44: ANY TURKISH PORT. Khi L/C quy định như thế này thì ko copy y nguyên, mà phải thể hiện một cảng đích danh ở Thổ Nhĩ Kỳ. Như trong Invoice ad thể hiện là: TRABZON PORT, TURKEY.

Chú ý:

(7). Thể hiện số L/C trên Invoice (nếu có)

Xem mục số (4) trường 47A: ALL REQUIRED DOCUMENTS INCLUDING DRAFTS – IF ANY – MUST INDICATE OUR CREDIT NUMBER. Tức là: tất cả các chứng từ bao gồm cả hối hiếu – nếu có – phải thể hiện số thư tín dụng.

Như vậy, Invoice cũng phải thể hiện số thư tín dụng. (số thư tín dụng lấy tại trường 20.)

Một số L/C sẽ quy định điều này ở ngay mục quy định về Invoice tại trường 46A, một số L/C lại quy định tại trường 47A. Vì thế khi lập chứng từ nói chung cần phải đọc kỹ quy định về loại chứng từ đó tại trường 46A trước, sau đó phải đọc tiếp trường 47A xem có quy định gì thêm nữa không để lập cho phù hợp.

(8). Thể hiện điền kiện giao hàng

Yêu cầu này quy định tại mục số 1. trường 46A SIGNED COMMERCIAL INVOICE IN 1 ORIGINAL + 2 COPIES INDICATING DELIVERY TERMS.

(10). Đơn giá

Nên thêm điều kiện giao hàng + incoterms (nếu có) vào mục thể hiện đơn giá

(11). Người thụ hưởng ký tên đóng dấu

Nguồn: Sưu tầm, tổng hợp và biên tập

Hóa Đơn Thương Mại Trong Xnk / 2023

Hóa đơn thương mại, tiếng Anh là Commercial Invoice, là một chứng từ quan trọng trong ngoại thương, và cũng quan trọng không kém trong bộ hồ sơ hải quan.

Trong quá trình làm thủ tục, tôi thấy thấy nhiều khách hàng chuẩn bị chứng từ rất sơ sài, nhiều khi số liệu vênh váo với các chứng từ khác. Thậm chí cá biệt còn có khách hàng không biết cách soạn Hóa đơn thế nào cho hợp lệ.

Với những ai chưa quen làm chứng từ này, tốt nhất là chọn một file mẫu hóa đơn thương mại, để tham khảo, rồi dựa vào đó mà làm cho nhanh.

Nội dung chính của hóa đơn thương mại

Như bạn thấy trong hình trên, về cơ bản hóa đơn sẽ gồm những nội dung chính sau:

Số & ngày lập hóa đơn

Tên, địa chỉ người bán & người mua

Thông tin hàng hóa: mô tả, số lượng, đơn giá, số tiền

Điều kiện cơ sở giao hàng

Điều kiện thanh toán

Cảng xếp, dỡ

Tên tàu, số chuyến…

Mục đích của hóa đơn thương mại

Thực ra, một trong những mục đích chính của hóa đơn thương mại là để làm chứng từ thanh toán: người bán đòi tiền người mua. Nghĩa là tôi bán cho anh lô hàng này, anh phải trả tôi số tiền trên hóa đơn.

Do đó, phải thể hiện được thông tin này trên Invoice: số tiền cần thanh toán, kèm theo những nội dung khác về hàng hóa, số lượng, điều kiện thanh toán…

Với một số bạn chưa quen đọc chứng từ, cần phân biệt một chút giữa Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice) với Chi tiết đóng gói, hay Phiếu đóng gói ( Packing List). Hai loại chứng từ này nhiều khi nhìn gần giống nhau, và có nhiều thông tin trùng nhau, nhưng có chức năng khác nhau nên cần những dữ liệu đặc thù riêng.

Hóa đơn là chứng từ thiên về chức năng thanh toán, trên đó quan trọng thể hiện hàng hóa bao nhiêu tiền. Còn phiếu đóng gói lại cần thể hiện hàng hóa được đóng gói như thế nào, bao nhiêu kiện, trọng lượng và thể tích bao nhiêu…

Nội dung theo yêu cầu UCP 600

Với lô hàng được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (L/C), nội dung của Invoice phải đảm bảo những yêu cầu của UCP 600. Tôi xin được trích nội dung trong đề tài có tên Luận văn về hóa đơn thương mại của Trường ĐH Mở Tp.HCM:

Người lập hóa đơn phải là người bán ( nếu sử dụng phương thức nhờ thu, chuyển tiền,…), thể hiện là người hưởng thụ ghi trên L/C nếu như sử dụng phương thức tín dụng chứng từ.

Được lập cho người mua hoặc là người mở thư tín dụng.

Hóa đơn ghi đúng tên người bán, người mua ghi trong hợp đồng hoặc trong L/C.

Hóa đơn thương mại không cần phải ký, nếu hóa đơn có chữ ký thì phải được quy định rõ trong L/C.

Việc mô tả hàng hóa, dịch vụ hay các giao dịch khác trong hóa đơn phải phù hợp với mô tả hàng hóa trong L/C hoặc trong hợp đồng về số lượng, ký hiệu, giá cả, quy cách, chủng loại.

Nếu trong L/C đề cập đến giấy phép nhập khẩu, đơn đặt hàng của người mua và những chú ý khác thì những chi tiết này phải ghi trong hóa đơn.

Các chi tiết của hóa đơn không mâu thuẫn với các chứng từ khác.

Nếu hàng hóa của bạn không thanh toán bằng L/C, thì tất nhiên không bắt buộc phải áp dụng những yêu cầu trên.

Tuy vậy, những yêu cầu của UCP mang tính quốc tế, khá hữu ích để tham khảo trong quá trình soạn thảo Invoice. Nếu áp dụng theo một cách hợp lý, bạn có thể tránh được việc bị khách hàng nước ngoài yêu cầu sửa đổi (nếu xuất hàng), hoặc yêu cầu người bán nước ngoài bổ sung chỉnh sửa nội dung cho đầy đủ, hợp lệ (với hàng nhập khẩu vào Việt Nam).

Nội dung Hóa đơn thương mại chuẩn chỉnh cũng giúp ích cho việc làm thủ tục hải quan gặp nhiều thuận lợi và nhanh chóng, tránh phải bổ sung chỉnh sửa chứng từ.

Một số lỗi phổ biến cần tránh:

Trong quá trình làm dịch vụ hải quan, tôi thấy nhiều công ty làm Invoice hay bị sai sót một số nội dung quan trọng. Những lỗi này thường bị hải quan bắt lỗi, gây ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa:

Hóa đơn không thể hiện điều kiên giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập).

Người xuất khẩu bán hàng theo giá giao hàng (giá CIF chẳng hạn) nhưng chỉ ghi hóa đơn theo giá FOB tại nơi xếp hàng, và cũng không ghi những chi phí tiếp theo sau.

Người giao hàng nước ngoài bán hàng có chiết khấu nhưng trên hóa đơn chỉ ghi giá thực thu mà không thể hiện số tiền chiết khấu.

Mô tả hàng hóa không rõ ràng, thiếu một số thông tin yêu cầu, gộp nhiều mặt hàng vào cùng một loại v.v…