Top 21 # Mẫu Excel Quản Lý Hóa Đơn / 2023 Xem Nhiều Nhất, Mới Nhất 12/2022 # Top Trend | Toiyeucogaihalan.com

Bạn Không Thể Quản Lý Hóa Đơn Bằng Excel / 2023

31/10/2018 16:16:11

Hiện nay quản lý hóa đơn bằng Excel được khá nhiều chủ cửa hàng sử dụng bởi sự chính xác và tiết kiệm chi phí đầu tư. Tuy nhiên phương pháp này lại còn tồn tại nhiều hạn chế, đưa đến sự bất tiện cho người dùng. Bài viết sau sẽ giúp bạn hiểu được vì sao bạn không nên quản lý hóa đơn bằng Excel.

1. Những lý do bạn không thể quản lý hóa đơn bằng Excel

Quản lý hóa đơn bằng Excel

Quản lý hóa đơn bằng file Excel sẽ giúp việc kiểm soát hóa đơn của cửa hàng diễn ra hiệu quả hơn. Tuy nhiên nó lại ẩn chứa nhiều hạn chế ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh nói chung của cửa hàng.

1.1. File Excel quản lý hóa đơn quá đơn giản, không đồng bộ theo thời gian thực

Khi sử dụng file Excel quản lý hóa đơn, nhân viên sẽ phải nhập thông tin đơn hàng thủ công cũng như không kết nối trực tiếp với màn hình bán hàng. Do đó sẽ rất khó để file Excel đồng bộ theo thời gian thực của hoạt động bán hàng.

Chính vì vậy việc quản lý hóa đơn sẽ trở nên bất tiện và tốn nhiều thời gian, công sức.

1.2. File Excel chỉ sử dụng trực tiếp trên máy tính, dễ hỏng hóc

File Excel được lưu trữ và sử dụng trực tiếp trên máy tính chung của cửa hàng. Điều này sẽ dẫn đến một số vấn đề như mất dữ liệu do máy tính gặp hỏng hóc, dễ bị kẻ gian truy cập hay không kiểm soát được hoạt động nhập xuất hóa đơn của nhân viên.

Những vấn đề này có thể ảnh hưởng đến hoạt động bán hàng cũng như quản lý của cửa hàng.

1.3. Không có nhiều tính năng cần thiết để quản lý hóa đơn

Excel là một phần mềm được xây dựng nhằm hỗ trợ cho hoạt động kế toán hay lập các báo cáo doanh thu. Do đó file Excel không có nhiều tính năng cần thiết để quản lý hóa đơn. Do đó nếu sử dụng phần mềm này trong công việc quản lý hóa đơn, chủ cửa hàng sẽ không đạt được kết quả như mong muốn.

2. Quản lý hóa đơn đầy đủ, nhanh chóng, chính xác bằng phần mềm bán hàng

Một trong những giải pháp thay thế tuyệt với cho file Excel quản lý hóa đơn đó là phần mềm bán hàng. Những tính năng của phần mềm này không chỉ giúp việc quản lý hóa đơn nhanh chóng và chính xác hơn mà còn hỗ trợ cho chủ cửa hàng trong nhiều hoạt động khác.

Trong đó KiotViet là một phần mềm bán hàng sở hữu nhiều tính năng nổi bật được nhiều chủ cửa hàng ưa chuộng.

2.1. Dễ dàng kiểm tra và quản lý nhiều hóa đơn

Quản lý hóa đơn bằng phần mềm KiotViet

2.2. Hỗ trợ quản lý hóa đơn theo nhiều kênh bán hàng

KiotViet cho phép người dùng quản lý hóa đơn theo nhiều kênh bán háng

Tính năng quản lý giao dịch theo kênh bán hàng của KiotViet giúp bạn quản lý và phân loại các hóa đơn theo từng kênh bán hàng như bán trực tiếp, Facebook, Lazada,… Bạn có thể cập thông tin về đơn hàng ứng với từng giao dịch, từ đó chủ cửa hàng sẽ dễ dàng quản lý nguồn bán của đơn hàng. Bên cạnh đó, chủ cửa hàng cũng có thể thống kê thông tin giao dịch theo từng kênh bán hiệu quả và linh động.

BẠN CÓ BIẾT: Hiện tại phần mềm bán hàng KiotViet đang có chương trình dùng thử MIỄN PHÍ cho mọi khách hàng với đầy đủ TẤT CẢ CÁC TÍNH NĂNG

MIỄN PHÍ dùng thử

Phần mềm KiotViet có thể kết nối với máy in hóa đơn, hỗ trợ việc bán hàng và in hóa đơn nhanh chóng và thuận tiện hơn. Điều này giúp nhân viên tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức trong quá trình bán hàng.

2.4. Đồng bộ hóa đơn với bộ phận bán hàng

Tính năng đồng bộ hóa đơn với bộ phận bán hàng của KiotViet giúp nhân viên cập nhật chính xác và kịp thời thông tin của hóa đơn. Nhờ đó hoạt động bán hàng sẽ diễn ra suôn sẻ, thuận lợi và nhanh chóng hơn.

Quản lý hàng hóa: Với KiotViet, chủ cửa hàng có thể dễ dàng cập nhật thông tin hàng hóa mọi lúc mọi nơi cũng như điều chỉnh mức giá bán cho các mặt hàng. Bên cạnh đó, phần mềm còn hỗ trợ việc kiểm kho hiệu quả, giảm thiểu tỷ lệ thất thoát cho cửa hàng.

Quản lý thông tin khách hàng/nhà cung cấp: KiotViet cho phép người dùng theo dõi được khách hàng/nhà cung cấp theo các thông tin chi tiết như thời gian mua hàng, số lần mua hàng, công nợ hiện tại, loại khách hay khu vực. Nhờ đó chủ cửa hàng sẽ có được kế hoạch kinh doanh và có được những chương trình ưu đãi phù hợp với từng nhóm.

Quản lý giao dịch: Các giao dịch như đặt hàng, bán hàng, trả hàng,….sẽ được ghi lại một cách chi tiết trên hệ thống của phần mềm. Những thông tin này sẽ giúp cửa hàng hạn chế tình trạng sai sót trong hoạt động kinh doanh.

Quản lý thu chi: Người dùng có thể lập phiếu thu chi ứng với các giao dịch phát sinh một cách dễ dàng và đơn giản. Từ đó chủ cửa hàng sẽ chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền và hạn chế tình trạng vượt mức thu chi.

Quản lý hóa đơn bằng Excel với những hạn chế của nó sẽ khiến việc chủ cửa hàng gặp nhiều bất tiện trong quá trình quản lý. Phần mềm bán hàng sẽ là một sự lựa chọn hợp lý hơn dành cho công việc quản lý hóa đơn tại cửa hàng.

KiotViet – Phần mềm quản lý bán hàng phổ biến nhất

Dùng thử miễn phí

Mẫu File Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel / 2023

Tải miễn phí mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel dành cho các shop bán hàng quần áo online, cửa hàng kinh doanh phụ kiện điện thoại trực tuyến,…

1. Thông tin về mẫu file excel quản lý đơn hàng

Mẫu file excel quản lý đơn hàng đã được thiết lập sẵn công thức, định dạng để sẵn sàng sử dụng.

File excel đơn hàng gồm các phần sau:

Tại đây, bạn sẽ khai báo những thông tin cơ bản và được sử dụng đi sử dụng lại trong suốt quá trình hoạt động của cửa hàng/ shop.

Các thông tin trong template quản lý đơn hàng bằng excel này gồm các thông tin cơ bản nhất phải có. Tùy thuộc vào đặc thù kinh doanh, ta có thể bổ sung các thông tin phụ khác nếu muốn.

1.2. Nhập đơn hàng phát sinh

Các thông tin cơ bản của một đơn hàng như: Ngày tháng, Trạng thái, Thông tin khách hàng, Thông tin hàng hóa khách đặt, Số lượng, số tiền,…

1.3. Báo cáo đơn hàng

Dựa trên các dữ liệu có trong sheet “DON HANG”, file quản lý đơn hàng bằng excel (template) sẽ tự động cập nhật các báo cáo:

Báo cáo doanh số tổng hợp cho 30 ngày gần đây nhất

Ứng dụng tự động lấy ngày của hệ thống và tịnh tiến 30 ngày gần nhất để tổng hợp lên báo cáo doanh số theo  ngày.

Số lượng đơn hàng cho từng trạng thái

Dữ liệu tính toán cho phần này được lấy từ sheet “DON HANG” một cách tự động.

Báo cáo doanh số theo nhân viên

Tương tự với báo cáo số lượng theo trạng thái.

Doanh số của từng nhân viên sẽ được tự động chuyển sang sheet “BAO CAO”

2. Link tải mẫu file quản lý đơn hàng bằng excel

Đơn giản!

CLICK ĐỂ DOWNLOAD

(webkynang)

Download Mẫu Đơn Đặt Hàng Bằng Excel, Mẫu File Excel Quản Lý Đơn Đặt Hàng / 2023

Đang xem: Mẫu đơn đặt hàng bằng excel

Mẫu đơn đặt hàng

1. Định nghĩa mẫu đơn đặt hàng là gì?2. Mẫu đơn đặt hàng số 13. Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng Anh4. Những lưu ý về mẫu đơn đặt hàng:

1. Định nghĩa mẫu đơn đặt hàng là gì?

Đơn đặt hàng là mẫu văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp có nhu cầu cần đặt hàng mua hàng hóa với số lượng cụ thể. Sử dụng mẫu đơn đặt hàng khi bạn có nhu cầu đặt số lượng hàng hóa lớn và yêu cầu bên cung cấp giao hàng đúng thời điểm và chất lượng dịch vụ.Đơn đặt hàng (tiếng Anh là Purchase order) là giấy tờ dùng để xác minh các vấn đề đặt hàng số lượng lớn đúng thời gian và chất lượng dịch vụ trong trao đổi giao dịch.Thông thường, một đơn đặt hàng có các nội dung sau:Tên của bên bán, bên muaTên hàng, số lượng, đơn giá, loại tiềnThời gian và điều kiện giao hàngĐiều kiện thanh toán, thời gian thanh toánChữ ký của bên bán và bên muaMột số mẫu đơn đặt hàng thông dụng có thể xem xét như là:Mẫu đơn đặt hàng bằng Tiếng AnhMẫu thẻ đặt hàng – Tiếng AnhHợp đồng gia công đặt hàng trong nước

2. Mẫu đơn đặt hàng số 1

Mẫu đơn đặt hàng chi tiết, thông dụng nhấtThông tin trên mẫu đơn đặt hàng được ghi đầy đủ và chi tiết về nhu cầu đặt hàng về số lượng, đơn giá và tính thành tiền tương ứng. Theo cùng với nó là địa điểm và thời gian giao hàng cũng được bên đặt hàng ghi rõ để làm căn cứ giao hàng và thanh toán đúng theo nhu cầu của bên mua. Đây là mẫu văn bản dùng trong giao dịch mua bán hàng hóa.CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc——————————-ĐƠN ĐẶT HÀNGSố: ……..Kính gửi: Công ty ……………………………………………………Công ty ………………………………….………….có nhu cầu đặt hàng tại quý công ty theo mẫu yêu cầu.Nội dung đặt hàng như sau:

STTTên mặt hàngĐVTSố lượngĐơn giáThành tiền

Tổng cộng:Thời gian giao hàng:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Địa điểm giao hàng:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..Phương thức thanh toán:– Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản- Thanh toán trước 50% giá trị hợp đồng, 50% còn lại thanh toán sau khi giao hàng.…………., ngày …..tháng……. năm …….Giám đốc công tyPurchase Order

Ngày: …………………………..Terms/Conditions ………………………………Purchase Order ……………………………………….Ship Via ………………………………………………Requested By …………………………………………Ship To ……………………………………………….Date Needed By ………………………………………………………………………………………………….Account Debited ………………………………………………………………………………………………….

Stock ControlItem/DescriptionQuantity OrderedUnit PriceTotalTotal

Authorized Signature

4. Những lưu ý về mẫu đơn đặt hàng:

Hợp đồng gia công đặt hàng trong nước Hợp đồng gia công hàng hóa

Cách Quản Lý Đơn Hàng Bằng Excel Mới Nhất 2022 / 2023

Quản lý đơn hàng bằng Excel vẫn luôn là cách mà rất nhiều chủ cửa hàng lựa chọn.Tuy nhiên không phải ai cũng biết cách quản lý đơn hàng bằng excel hiệu quả. Đây được coi là phương thức nâng cao hiệu quả quản lý và kinh doanh mà không tốn bất kỳ chi phí nào.

Quản lý trạng thái đơn hàng

Quản lý trạng thái đơn hàng trên excel tức là file giúp việc bạn kiểm tra xem những đơn hàng này đã được giao hay chưa? Khách hàng đã nhận được đơn này hay chưa? Đơn hàng này đã hay chưa thanh toán?…

Cụ thể trong file này bạn cần có những cột cố định sau:

Tên sản phẩm

Mã sản phẩm

Đơn vị tính

Trạng thái đơn hàng

Tên nhân viên phụ trách (nếu có)

Tên khách hàng

Sau khi phân chia trạng thái đơn hàng rõ ràng như vậy; chủ cửa hàng hay các nhân viên có thể dễ dàng nắm bắt thông tin về đơn hàng. Đồng thời giúp bạn quản lý được những đơn hàng xuất kho của mình. Khi đã chủ động kiểm soát được các đơn đặt hàng; nếu có các khách hàng gọi hỏi bạn sẽ nhanh chóng phản hồi lại được mà không mất thời gian xem lại sổ sách.

Quản lý đơn hàng phát sinh

Quản lý danh sách đơn hàng hiện có trong cửa hàng là chưa đủ. Để tối ưu hiệu quả bằng cách quản lý đơn hàng bằng excel bạn cần tạo thêm một file quản lý đơn hàng phát sinh. Trong đó bạn cần nhập đầy đủ các thông tin sau:

Ngày/ tháng/ năm

Trạng thái đơn hàng

Thông tin khách hàng

Thông tin hàng hóa khách đặt

Số lượng

Số tiền

Tùy thuộc vào nhu cầu quản lý riêng của từng cửa hàng hay chủ kinh doanh ngoài những đầu mục trên bạn có thể linh hoạt thêm những trường thông tin khác. Ví dụ như trường người phụ trách nhận đơn phát sinh; trường những lưu ý trong quá trình giao nhận hàng với khách hay một số vấn đề phát sinh để chủ động rút kinh nghiệm và tìm biện pháp khắc phục cho những lần giao hàng sau.

Báo cáo đơn hàng

Tất nhiên một file không thể thiếu sau các tuần, các kỳ kinh doanh là file báo cáo đơn hàng. File này giúp bạn tổng hợp lại số lượng đơn hàng đã xuất. Từ đó tính toán và đối chiếu được doanh số cũng như doanh thu mà cửa hàng đã đạt được trong tuần/ tháng/ quý là bao nhiêu.

Hơn nữa dựa vào thông tin ngày/ tháng/ năm đã cập nhật trong các file trên; bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được những ngày nào bán hàng tốt; những ngày nào bán hàng chậm để đưa ra các chiến lược cải thiện phù hợp trong tương lai.

Ví dụ như dựa vào hai file quản lý bán hàng bằng excel ở bên trên chủ cửa hàng có thể thấy những ngày cuối tuần số lượng đơn hàng cao hơn những ngày thường trong ngày. Do đó trong tháng hoặc mỗi tuần; tùy thuộc vào năng lực của mỗi cửa hàng; bạn có thể tung ra các chương trình ưu đãi hoặc quà tặng hấp dẫn để thu hút thêm nhiều khách hàng hơn.

Tóm lại trong file báo cáo đơn hàng cần đảm bảo các đầu mục sau:

Ngày/ tháng/ năm theo dõi

Doanh số thu được trong tuần/ tháng/ quý ( tùy thuộc vào yêu cầu của từng cửa hàng)

Trạng thái

Tổng số lượng đơn

Nhân viên phụ trách (nếu có)

Doanh số của nhân viên phụ trách (nếu có)

Mọi thông tin về số liệu đơn hàng của mình, bạn sẽ dễ dàng xem được mỗi khi mở file này. Như vậy so với việc quản lý bằng sổ sách truyền thống thì quản lý đơn đặt hàng bằng excel nhanh chóng và tiện dụng hơn rất nhiều.

Ưu – nhược điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Mặc dù phương thức quản lý đơn hàng bằng excel được sử dụng rất phổ biến trên toàn thế giới tuy nhiên nó vẫn có những ưu – nhược điểm nhất định. Vậy những ưu – nhược điểm đó là gì?

Ưu điểm khi quản lý đơn hàng bằng excel

Ưu điểm đầu tiên mà ta dễ dàng nhìn thấy là nó thuận tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc quản lý đơn hàng bằng cách ghi chép sổ sách thông thường. Đó là chưa kể đến việc ghi chép bằng sổ sách có thể bị phai mờ hoặc rách nát theo thời gian. Điều đó đồng nghĩa với việc quản lý đơn hàng bằng excel tiết kiệm thời gian và công sức của các chủ cửa hàng và nhân viên.

Thứ hai các file bảng tính này còn có thể thay đổi hoặc chèn hàng, chèn cột, xóa hàng, xóa cột rất linh hoạt giúp bạn có thể chỉnh sửa một cách dễ dàng; nhất là khi bạn muốn thêm bất kỳ thông tin nào đó vào file quản lý của mình.

Thứ ba bằng cách nhấn tổ hợp phím ctrl + F bạn còn có thể tìm kiếm thông tin khách hàng; sản phẩm hay ngày tháng năm xuất đơn một cách nhanh chóng mà không cần rà soát từng hàng như ở sổ sách.

Thứ tư; ở trang tính excel còn có các hàm (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm (Lookup)…giúp bạn dễ dàng hơn trong việc tính toán các số liệu để báo cáo doanh thu.

Cuối cùng là cách quản lý này hoàn toàn miễn phí. Bạn sẽ không phải mất bất kỳ chi phí nào từ khi tải ứng dụng về máy cho đến khi sử dụng. Chỉ cần cài trực tiếp excel trên máy tính là có thể dùng được ngay lập tức.

Nhược điểm khi quản lý đơn đặt hàng bằng excel

Bên cạnh những ưu điểm trên, khi quản lý đơn hàng bằng excel vẫn tồn tại một số hạn chế sau:

File excel sẽ trở nên phức tạp hơn rất nhiều nếu quản lý những sản phẩm có nhiều thông tin. Vì vậy cách quản lý này chỉ áp dụng cho những cửa hàng có số lượng hàng hóa ít và yêu cầu quản lý những trường thông tin đơn giản.

Nếu không cẩn trọng trong việc sử dụng các hàm excel; bạn sẽ rất dễ để xảy ra sai sót hay nhầm lẫn. Thêm nữa là tính bảo mật của các file excel không cao; chúng dễ bị virus từ máy tính ăn cắp và không thể thu hồi dữ liệu.