Từ ngày 1/11/2020 mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang kinh doanh và muốn tìm hiểu về hóa đơn điện tử, lợi ích của hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử? Bài viết này mình sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử, hướng dẫn cách xuất hóa đơn và thông tin chi tiết với các hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT.
1. Tổng quan về hóa đơn điện tử
1.1 Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử ngày càng trở thành thành phần thiết yếu của người kinh doanh. Khái niệm hóa đơn điện tử là gì được quy định rõ trong luật: Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Các loại hóa đơn điện tử: 2 loại
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, người kinh doanh sẽ thu được rất nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí, xuất hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng, dễ dàng quản lý hóa đơn, không lo gặp phải hóa đơn giả, tránh những sai sót về thông tin khách hàng, mã số thuế,… Phần mềm hóa đơn điện tử cho phép tích hợp với các phần mềm khác như quản lý bán hàng, kế toán giúp bạn quản lý công việc kinh doanh tập trung và hiệu quả.
Trên thị trường hiện nay có nhiều đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử, trong đó, 3 đơn vị như Misa, Viettel, VNPT được nhiều người quan tâm tìm kiếm cách xuất hóa đơn điện tử Misa, Viettel, VNPT.
Để đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp, bạn hãy tìm hiểu kỹ thông tin hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, hiệu quả và đừng quên lựa chọn một đơn vị cung cấp phần mềm uy tín.
1.3 Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Bạn hãy tìm hiểu quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử để thực hiện đúng, đầy đủ, tránh bỏ sót hoặc nhầm lẫn.
Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
Tổng số tiền thanh toán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
Thời điểm lập hóa đơn;
Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế;
Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sẽ chỉ rõ giúp bạn thời điểm được xác định đối với các trường hợp khác nhau như bán hàng, cung cấp dịch vụ, giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục.
Đối với trường hợp bán hàng hóa: Thời điểm lập loại hóa đơn này là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với trường hợp cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
2. Hướng dẫn chi tiết cách xuất hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT
2.1 Cách xuất hóa đơn điện tử Misa
Phần mềm hóa đơn điện tử Misa – meInvoice khá phổ biến và được nhiều người kinh doanh lựa chọn. Phần mềm hóa đơn điện tử Misa được ứng dụng công nghệ Blockchain đảm bảo an toàn, bảo mật cho doanh nghiệp.
2.1.1 Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử Misa a. Lập hóa đơn cùng chứng từ bán hàng
Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Lập hóa đơn
Bước 4: Khai báo thông tin về hoá đơn GTGT.
1. Thêm mới một hóa đơn trên tab Xuất hóa đơn.
2. Chọn lập hóa đơn từ chứng từ bán hàng.
c. Lập Hóa đơn trước, Chứng từ bán sau
Bước 1: Vào phân hệ Bán hàng, chọn Hóa đơn (hoặc chọn tab Xuất hóa đơn, nhấn Thêm).
Bước 2: Khai báo hóa đơn GTGT.
Bước 3: Nhấn Cất, sau đó nhấn Lập CTBH.
Bước 4: Chương trình sẽ tự động lấy lên các thông tin tương ứng trên chứng từ bán hàng, có thể sửa lại các thông tin này (nếu cần).
Lưu ý: Việc lập chứng từ bán hàng sau khi lập hóa đơn GTGT còn được thực hiện bằng cách:
1. Thêm mới một chứng từ bán hàng không lập kèm hóa đơn trên tab Bán hàng.
2. Chọn lập chứng từ bán hàng từ hóa đơn.
Cách 1: Phát hành từng Hóa đơn điện tử
Cách 2: Phát hành hàng loạt Hóa đơn điện tử
2.2 Cách xuất hóa đơn điện tử Viettel
Bước 1: Vào giao diện “Lập hóa đơn”
Sau khi đăng nhập vào S-invoice tại đường dẫn: https://business-sinvoice.viettel.vn/dang-nhap.html, tại màn hình giao diện, bạn vào mục “Quản lý hóa đơn”, chọn “Lập hóa đơn”.
Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)
Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:
Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.
Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.
Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.
Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.
Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.
Hệ thống sẽ thông báo “Khách hàng đã tồn tại” khi nhập lại dữ liệu khách hàng cũ. Khi đó, bạn chỉ cần tìm kiếm thông tin ở mục “Tìm kiếm”.
Ví dụ: Khi tra cứu danh sách các khách hàng có địa chỉ ở quận Cầu Giấy, hệ thống sẽ hiển thị ra danh sách theo thông tin mà bạn đã nhập thông tin trước đó.
Phần “Thông tin người bán”: giữ nguyên.
Phần “Thông tin giao dịch”: các trường cần nhập dữ liệu bao gồm:
Hình thức thanh toán (*)
Loại tiền (*)
CK: Chuyển khoản
DTCN: Đối trừ công nợ
KHAC: Các hình thức khác
TM: Tiền mặt
TM/CK: Vừa tiền mặt vừa chuyển khoản
Các trường có dấu (*) là bắt buộc nhập.
Đối với hóa đơn có giá trị thanh toán từ 20 triệu trở lên, bạn cần chọn hình thức thanh toán là “Chuyển khoản” (theo Khoản 1, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC).
Sau khi nhập loại hóa đơn, các trường còn lại của mục “Thông tin hóa đơn” sẽ tự động hiển thị dữ liệu:
– Nếu không chọn “Ngày lập”: thời gian lập hóa đơn sẽ lấy thời gian mặc định là thời gian hiện tại của hệ thống.
– Nếu chọn “Ngày lập”: phải đảm bảo ngày lập là trước ngày hoặc trùng thời gian đang hiển thị ở bên cạnh.
“Cột điều chỉnh”: dùng để thiết lập các hạng mục của một hóa đơn.
Nút “Hàng hóa”: cho phép tra cứu và thêm các danh sách hàng hóa.
Nút “Ghi chú”: tạo ghi chú cho hóa đơn.
Nút “Chiết khấu”: cho phép nhập chiết khấu trực tiếp vào hóa đơn.
Nút “Bảng kê”: cho phép bạn nhập bảng kê có trong hóa đơn.
Nút “Phí khác”: cho phép bạn nhập các hạng mục phí khác nhau của hóa đơn.
Cách xuất hóa đơn điện tử VNPT chi tiết:
2.3.1 Thêm mới hóa đơn điện tử
Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống, bấm chọn Nghiệp vụ
Bước 3: Nhấn Tạo mới.
Bước 4: Điền đầy đủ các trường Thông tin khách hàng và Thông tin sản phẩm
Tham khảo các trường thông tin được gạch chân màu xanh trong hình bên dưới.
Nhập mã pin và ký số.
Bước 6: Gửi thông tin hóa đơn cho Người mua.
a. Gửi mã tra cứu trên hóa đơn điện tử VNPT đã xuất cho khách hàng.
b. Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn, rồi gửi cho khách hàng.
Bước 1: Khách hàng vào Nghiệp vụ
Bước 3: Khách hàng tích vào hóa đơn cần chuyển đổi trong cột Chuyển đổi hóa đơn (ngoài cùng, bên phải giao diện của phần mềm)
Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi lưu trữ (nếu máy khách hàng cài đặt sẵn máy in, máy tính sẽ tự động in hóa đơn ra giấy A4)
Lưu ý cách xuất hóa đơn điện tử: Trường hợp khách hàng muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trên chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử phải có các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ giấy và hóa đơn điện tử gốc; thời gian, họ tên, và chữ ký của người chuyển đổi hóa đơn. Đóng dấu treo công ty vào bản chuyển đổi.
Bước 1: Khách hàng vào Nghiệp vụ
Bước 3: Nhấn vào mũi tên màu đỏ tương ứng với Công ty cần chuyển đổi hóa đơn
Chú ý cách xuất hóa đơn điện tử: Trường hợp mũi tên màu đen, thì hiện tại chưa thể chuyển đổi được hóa đơn này sang định dạng pdf. Đợi sau một thời gian ngắn, hệ thống tự động đồng bộ chuyển sang màu đỏ thì khách hàng thực hiện tiếp các bước dưới.
Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi để lưu trữ
Bước 6: Khách hàng cài sẵn phần mềm Foxit Reader.
Nếu khách hàng chưa cài đặt phần mềm tham khảo Tại đây .
Khách hàng tìm biểu tượng: Foxit Reader PDF Printer như hình trên
Bước 7: Nhấn nút Print
Bước 8: Lựa chọn folder chứa file PDF. Tham khảo hình dưới
Bước 9: Nhấn nút Save
Dùng thử ngay