Trong tiếng Anh, có hai dạng thư đó là formal letter và informal letter. Nếu như formal letter là những lá thư có sự trịnh trọng nhất định, thường dùng trong công việc, thì informal letter là những lá thư thường dùng để bày tỏ tình cảm với những người thân, bạn bè thân thiết.
1. Cách viết thư bằng tiếng Anh với giọng điệu trịnh trọng (formal letter)
1.1. Nên viết một lá thư trịnh trọng bằng tiếng Anh khi nào?
Những lá thư trịnh trọng bằng tiếng Anh thường thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết, chính vì thế, những lá thư như này thường chỉ sử dụng trong các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, hoặc các trường học…
Ngày nay, những lá thư nói chung và thư bằng tiếng Anh nói riêng thường được viết dưới hình thức thư điện tử, cho nên, những lá thư trịnh trọng nên được gõ trước, sau đó in ra. Và chính những bức thư này sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết hoặc cơ quan mà nó đại diện, cho nên, những lá thư trịnh trọng cần được kiểm tra chính tả một cách cẩn thận trước khi in và gửi đi.
1.2. Cấu trúc của thư bằng tiếng Anh trang trọng
1. Địa chỉ người viết và thời gian viết thư
Khi viết một lá thư trịnh trọng bằng tiếng Anh, tên và địa chỉ của bạn phải được viết ở đầu trang và viết lệch sang góc bên trái. Nếu bạn đang viết thư bằng tiếng Anh đại diện cho một cơ quan hay doanh nghiệp nào đó, thì bạn hãy sử dụng tên và địa chỉ công ty thay vì tên và địa chỉ nhà riêng của mình.
Ngoài tên và địa chỉ của người viết, thì thời gian viết thư cũng là điều bắt buộc phải có trong một bức thư bằng tiếng Anh. Bạn nên viết ngày, tháng, năm một cách đầy đủ.
Ví dụ: 17 July 2019 – cách viết của người Anh, hoặc July 17, 2019 – cách viết của người Mĩ, không được viết tắt thời gian (ví dụ: Jul 17, 2019 hay 17/7/2019). Lưu ý, nếu như thư bạn viết là Email, thì bạn có thể bỏ qua việc viết thời gian.
Phải viết cả họ và tên của người nhận
Tiếp theo bạn cần viết tên công ty hoặc tổ chức của người nhận thư (nếu có)
Viết địa chỉ người nhận thư một cách đầy đủ và chi tiết nhất có thể (bạn có thể sử dụng nhiều dòng để viết địa chỉ nếu cần)
3. Lời chào đầu thư
Nếu như những bức thư trang trọng trong tiếng Việt sẽ được bắt đầu bằng “Kính gửi”, thì trong tiếng Anh, những lá thư như vậy sẽ được bắt đầu cách sử dụng từ “Dear” kết hợp với họ hoặc tên đầy đủ của người nhận, lưu ý rằng không bao giở chỉ viết tên riêng của người nhận trong một bức thư trịnh trọng bằng tiếng Anh.
Ngoài ra, nếu bạn biết chức danh của người nhận thư, bạn cũng có thể sử dụng từ “Dear” kết hợp với chức danh của người đó. Nếu bạn muốn viết lời chào một cách chung chung, thì “Dear Sir” (gửi ông), “Dear Madam” (gửi bà)…cũng là một cách viết được chấp nhận trong những bức thư trịnh trọng bằng tiếng Anh.
4. Nội dung chính của bức thư
Sau khi hoàn thành xong những thao tác mà chúng tôi đã nêu ở trên, bạn bắt đầu viết nội dung chính cho bức thư của mình. Những bức thư trịnh trọng bằng tiếng Anh dùng cho công việc thường sẽ được tuyên bố rõ ràng về mục đích viết thư ngay từ những dòng đầu tiên.
Vì đây là một bức thư trịnh trọng bằng tiếng Anh, cho nên bạn cũng cần phải sử dụng câu từ thật trau chuốt. Ví dụ, thay vì viết “aren’t”, bạn nên viết “are not”, hoặc viết “Would you be interested in…?” sẽ lịch sự hơn “Do you want to…?” rất nhiều.
5. Kết thư
Khi kết thúc một bức thư trịnh trọng trong tiếng Anh, cách tốt nhất là bạn nên để kết thúc mở cho bức thư. Bạn có thể tạo kết thúc mở bằng cách đưa ra lời đề nghị về việc người nhận hãy gửi cho bạn phản hồi khi đã nhận được bức thư. Việc này sẽ giúp bạn duy trì được liên lạc và các mối quan hệ, mang lại những điều kiện thuận lợi cho học tập và công việc.
Ngoài ra, đối với các bức thư trịnh trọng bằng tiếng Anh, trước khi kí tên, bạn nên có những câu như “Sincerely yours”, “Kindest regards”, hoặc “Best wishes”.
1.3. Lưu ý khi viết những lá thư trang trọng bằng tiếng Anh
Khi viết những lá thư trịnh trọng bằng tiếng Anh, thì bạn nên để khoảng cách giữa lời kết và tên đầy đủ của bạn là bốn dòng. Để khi in ra, khoảng cách bốn dòng đó là vừa đủ để bạn có thể kí tên mình vào đó.
Còn đối với những bức thư trịnh trọng viết bằng tiếng Anh là những Email, thì bạn có thể gõ tên đầy đủ của mình ngay dưới lời kết.
2. Cách viết thư bằng tiếng Anh cho bạn thân với giọng điệu thân tình (informal letter)
2.1. Xác định mức độ thân tình giữa bạn và người nhận thư
Khi bạn muốn viết thư cho một người họ hàng xa, hoặc một người mà bạn quen biết nhưng không thực sự thân thiết, thì lời khuyên cho bạn đó là không nên sử dụng những lá thư thân tình. Nếu người đó gửi Email cho bạn trước đó, bạn cũng có thể gửi lại mail cho họ. Tuy nhiên, dù thế nào đi chăng nữa, thì một bức thư thân tình không thực sự phù hợp cho những mối quan hệ như vậy.
Nếu người mà bạn muốn viết thư là một người bạn thân thiết thì việc viết một lá thư bằng tiếng Anh sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bạn hoàn toàn có thể viết một lá thư thân tình bằng tay hoặc một Email gần gũi.
2.2. Cấu trúc của thư bằng tiếng Anh thân tình
1. Bắt đầu bức thư bằng một lời chào và hỏi thăm sức khỏe
Tương tự như mục trên mà chúng tôi vừa chia sẻ, cách bạn viết lời chào trong bức thư thân tình bằng tiếng Anh cũng hoàn toàn phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn và người nhận thư. Lời chào trong những bức thư thân tình sẽ gần gũi hơn rất nhiều. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng “Hello”, “Hi”, “Hey”… cùng rất nhiều lời chào thân thiện khác và kèm theo sau đó sẽ là tên người nhận.
Sau khi viết lời chào xong, bạn nên hỏi thăm sức khỏe của người nhận thư. Lời hỏi thăm có thể lịch sự như “I hope you are well” (Tôi hi vọng là bạn vẫn khỏe), hoặc thân thiết hơn như “How’s it going?” (Dạo này thế nào rồi?)… Bạn hãy tưởng tượng rằng, người nhận thư của bạn đang đứng trước mặt bạn, lúc đó, bạn sẽ bắt chuyện như thế nào? Đó cũng chính là cách mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu một lá thư thân tình bằng tiếng Anh.
2.Viết nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt qua bức thư
Mục đích của những lá thư thân tình bằng tiếng Anh là giúp người nhận nắm được tình hình cuộc sống của người gửi một cách chi tiết nhất.
Nhưng bạn cũng cần lưu ý rằng, dù có thân thiết đến đâu, thì viết thư bằng tiếng Anh để thể hiện sự giận dữ, phẫn nộ về một điều gì đó với bạn của mình cũng là điều không nên.
3. Kết thúc thư
Đối với những bức thư thân tình bằng tiếng Anh, kết thúc của bức thư sẽ thể hiện mối quan hệ của người gửi và người nhận. Bạn có thể kết thúc bức thư bằng tiếng Anh cho một người bạn bằng “Affectionately”, “Fondly”, hoặc “Love” và kí tên của mình.
3. Một số mẫu câu thường sử dụng trong cách viết thư bằng tiếng Anh
1. Mẫu câu thường dùng khi muốn đưa ra lí do viết thư
Thank you for sending email….(Cảm ơn vì đã gửi email…)
I am writing this letter to inform that…(Tôi đang viết lá thư này để thông báo rằng…)
I would like to inform you that….(Tôi muốn thông báo với ông/bà rằng…)
In reply to your request….(xin trả lời yêu cầu của ông/bà…)
Based on our previous conversation….(Dựa trên cuộc hội thoại lúc trước của chúng ta)
2. Mẫu câu thường dùng khi muốn đưa ra yêu cầu, đề nghị
Could you please send me….(Bạn vui lòng gửi cho chúng tôi,…)
I would like to receive…(Tôi muốn nhận…)
I look forward to…..(Tôi mong chờ để…….)
3. Mẫu câu thường dùng khi muốn thông báo
I am pleased to announce that….(Tôi rất vui mừng khi thông báo rằng)
I would like to inform that…(Tôi muốn thông báo rằng)
I am regret to inform that…(Tôi rất tiếc phải thông báo rằng…)
4. Mẫu câu thường dùng khi muốn hứa hẹn 5. Mẫu câu thường dùng khi muốn kết thúc thư
I am looking forward to hearing from you. (Tôi mong chờ tin của bạn)
Best Regards (Thân ái) (được sử dụng thông dụng)
Your Sincerely (Trân trọng) (dùng nhiều trong thư xin việc, thư khiếu nại,
Faithfully yours (trung thành) (dùng trong thư nhà cung cấp gửi cho khách hàng)
4. Lưu ý khi viết thư bằng tiếng Anh
Khi viết thư bằng tiếng Anh, dù là trong trường hợp trang trọng hay thân mật thì cũng cần lưu ý một số điều sau:
Không được viết tắt trong thư: ví dụ không viết “I’m” mà cần viết “I am”
Không sử dụng từ địa phương, tiếng lóng
Dùng “Dear” ở đầu thư và dùng “please” khi muốn yêu cầu để thể hiện sự lịch sự
Viết câu văn đầy đủ chủ vị và có nghĩa.
Với những gì mà chúng tôi vừa chia sẻ về hai cách viết thư bằng tiếng Anh, chúng tôi hi vọng rằng, bạn đọc có thể trang bị cho mình những kiến thức hữu ích nhất để có thể viết được một lá thư bằng tiếng Anh chuẩn xác nhất dù là thư trịnh trọng hay thư thân tình (formal letter và informal letter).