Kinh Nghiệm Viết Email Bằng Tiếng Anh Cho Khách Hàng

--- Bài mới hơn ---

  • Cách Tìm Gia Sư Tiếng Anh Lớp 6 Tại Hà Nội Giúp Con Học Giỏi
  • 3 Điểm Quan Trọng Khi Viết Thiệp Mời Sinh Nhật Bằng Tiếng Anh
  • Cách Viết Email Cho Ngành Thương Mại
  • Hướng Dẫn Viết Thư Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh Chuẩn Nhất?
  • Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Bạn Không Thể Bỏ Qua!
  • Kinh nghiệm viết email bằng tiếng Anh cho khách hàng

    Viết email cho khách hàng là một việc đóng vai trò quan trọng trong việc chốt sale cũng như là một bộ mặt của một công ty. Khi thế giới “càng phẳng”, khi nhà nước mở cửa với “Luật đầu tư” và kêu gọi đầu tư nước ngoài, thì có rất nhiều công ty nước ngoài tìm đến thị trường Việt Nam. Viết email cho khách hàng vì thể đóng vai trò quan trọng trong việc giao dịch và làm việc với khách hàng là người nước ngoài. Hơn nữa nhiều người cho rằng ” Đọc một lá thư nước ngoài thì dễ hơn là viết một lá thư bằng tiếng nước đó”. Vietlesson xin giới thiệu với các bạn kinh nghiệm viết email bằng tiếng Anh cho khách hàng.

    KINH NGHIỆM VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG TIẾNG ANH CHO KHÁCH HÀNG:

    – Trước tiên, bạn nên đọc qua toàn bộ email để nắm được đại ý của lá thứ đó

    – Đọc lại email đó cẩn thận hơn để xem giữa các đoạn có nối ý với nhau không?

    – Sau khi tìm được nghĩa tổng nghĩ đến nội dung của email: Sử dụng các cú pháp: như sở hữu, thể bị động, thì hiện tại đơn, quá khứ đơn…

    – Nếu có sự nghi ngờ về một số từ thì phải tra từ điển,

    – Tránh trường hợp sử dụng các câu quá dài, thông điệp rắc rối dễ dẫn đến hiểu lầm

    – Ngoại trừ các các thư gửi đến cho những người thân thuộc thì các câu hỏi trực tiếp, thẳng thừng cần tránh. Nên sử dụng văn phong lịch sự, gián tiếp, trang trọng để dùng trong email.

    Ví dụ: would you let me know when we may expect your visit?

    – Tránh trường hợp giọng điệu của câu nhấn mạnh có thể làm khách hàng bực mình.

    Ví dụ: Please would you send us your caalogue? câu này kém trang trọng hơn câu ” Would you please send ú your calalogue?”

    KINH NGHIỆM VIẾT EMAIL CHO KHÁCH HÀNG

    – Dấu chấm (full stop) kết thúc chấu. Dầu chám được sử dụng để ghi các từ viết tắt, ghi các số thập phân ví dụ: 11.5: eleven point five

    – Dấu phẩy (comma) ghi nhận việc tạm ngừng ngắn ngọn trong câu và được dùng

    1/ Chị một từ hoặc cụm từ dẫn nhập:

    Ví dụ: + Unfortunately, i am oblided to delay my visit

    Ví dụ: Please complete, sign, return this document

    Ví dụ: Mr Sam, our next-door neighbor, will be glad to hand you the keys when you arrive

    Dấu phẩy phải được sử dụng cẩn thận, vị trí của nó trong câu có thể thay đổi tùy theo nghĩa

    Vietlesson hotel says they official guide is unreliable (khách sạn Vietlesson nói rằng người hướng dẫn viên chính thức không đáng tinh cậy)

    Vietlesson hotel, says the official guide, is unreliable (Theo người hướng dẫn viên chính thức, thì khách sạn Vietlesson không đáng tin cậy)

    – Dấu chấm phẩy (sem-colon) ghi nhận việc tạm ngưng trong câu và chia các mệnh đề độc lạp có sự liên hệ hợp lý giữa các mệnh đề này, Dấy chấm phẩy ngày càng có xu hướng thay thế bằng dấu chấm, khuynh hướng này đi theo lối văn hiện đại, ngán gọn hơn

    – Dấu hai chấm: colon dấu này đưa vào một danh sách thuận ngữ, giải thích, liền trước câu trích trong dấu ngoặc kép hoặc phân chia hai câu khẳng định nối liền một cách hợp lý.

    Dấu gạch ngang (dash): thường được sử dụng trong tiếng Anh, nó thường thay thế các lời nói thêm, nó được sử dụng để:

    Thêm vào một ý ở cuối câu. Đưa ra một hiểu quả bằng cách ghi nhận việc ngắt ý tưởng

    – Dấu ngoặc đơn () đưa vào thông tin phụ không cần thiể trong nghĩa của câu

    Dấu hỏi (question mark): được đặt ở cuối câu hỏi trực tiếp

    – Dấu cảm thán (exclamation mark): đặt cuối câu thể hiện sự ngạc nhiên hay niềm vui

    ) được sử dụng để chỉ các câu trích dẫn đã bỏ bớt, gần đây dấu chấm lửng được sử dụng theo cách dùng mời: như ghi việc ngắt ý tưởng hay nhấn mạnh phần tiếp theo của câu

    Trong cả hai trường hợp trên có thể thay thế bằng dấu gạch ngang

    – dấu ngoặc kép (quotation marks, quotes, inverted, commas, single hay double “) luôn được dùng bằng các đuôi chỉ:

    Cách hành văn trực tiếp, tên một cuốn sách, một vở kịch mà ta đề cập, một từ hoặc một câu được dùng trong nghĩa đặc biệt

    NHỮNG CẤU TRÚC TIẾNG ANH THƯỜNG DÙNG TRONG VIẾT EMAIL BẰNG TIẾNG ANH CHO KHÁCH HÀNG

    VÍ DỤ VỀ MẪU EMAIL: YÊU CẦU CUNG CẤP TÀI LIỆU:

    1. Please send us a copy of something: làm ơn gửi cho chúng tổi một bản sao của…..
    2. We would be interested to receive…
    3. We intend to do something
    4. If you want further detail…………………….
    5. I look forward to receiving….
    6. We wish to…………………
    7. We would be grateful if you could lets have any documentary on holiday in

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Học Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu
  • Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu
  • Mẫu Thư Xin Lỗi Khách Hàng Trong Khách Sạn Bằng Tiếng Anh
  • Mẫu Thư Xin Lỗi Khách Hàng Của Khách Sạn Bằng Tiếng Anh Và Tiếng Việt
  • Thư Chào Hàng Và Những Mẹo Viết Thư Chào Hàng Ấn Tượng Nhất
  • Mẫu Mail Đặt Phòng Khách Sạn Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Mẫu Viết Thư Hỏi Và Trả Lời Bằng Tiếng Anh
  • Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng
  • Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng Nhất
  • Hướng Dẫn Cách Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh 2022
  • 4 Tiêu Chí Chấm Điểm Bài Viết Vstep
  • Mẫu mail đặt phòng bằng tiếng Anh được khách sạn quy định rõ ràng về thông tin cần thiết nhằm giúp quy trình đặt phòng của lễ tân trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, những thông tin trong mail đặt phòng này còn là cơ sở thỏa thuận và thanh toán giữa khách hàng và khách sạn trở nên minh bạch.

    Thông tin trong mail đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh cần đảm bảo như sau:

    • Thông tin của khách hàng (Information Detail): họ tên (nên chừa khoảng trống đủ để điền thông tin cho nhiều người), số điện thoại, thời gian khách đến – đi, số lượng phòng, các dịch vụ kèm theo (đưa/đón sân bay).
    • Loại phòng khách đặt (Room type): tên các loại phòng có trong khách sạn, phòng có hút thuốc hay không, phòng có đảm bảo hay không, phòng có ăn sáng hay không và cả loại giường mà khách sạn có?
    • Phương thức thanh toán (Payment detail): các loại hình thức thanh toán mà khách sạn của bạn chấp nhận.
    • Thông tin liên hệ: phần thông tin của người cần liên hệ để xác nhận đặt phòng: họ tên, email, số điện thoại. Đây là phần phải có trong mẫu đơn vì đôi khi sẽ do công ty hoặc một người khác đặt phòng thay cho khách.
    • Câu cám ơn: một lời cám ơn khách ngắn gọn và lời hứa sẽ hồi đáp sớm cho khách.

    Sau khi gửi mail đặt phòng cho khách hàng và họ điền đầy đủ những thông tin cần thiết trên. Lễ tân tiến hành gửi mail xác nhận đặt phòng nhằm chốt sales, cập nhật hệ thống và gửi lời cảm ơn đến khách hàng.

    Viết mail xác nhận đặt phòng bằng tiếng Anh cần nội dung gì?

    Lời cảm ơn (Thank you message): Mẫu thư nên bắt đầu bằng một lời cảm ơn ngắn gọn tới khách hàng đã và đang sử dụng dịch vụ của khách sạn, bao gồm: tên cá nhân khách hàng và nhắc lại tên khách sạn như một cách nhấn mạnh thương hiệu khách sạn.

    Thông tin đặt phòng (Booking infomation): Nội dung cần đưa ra thông tin đầy đủ và chi tiết về loại dịch vụ mà khách hàng đã đặt, bao gồm: loại phòng, giá phòng, thời gian nhận phòng, thời gian lưu trú, các dịch vụ đi kèm… Đây là nội dung quan trọng nhất trong thư xác nhận bởi nó là bằng chứng trong việc đặt và cung cấp dịch vụ giữa khách hàng và khách sạn.

    Lời chào kết: Nội dung này thể hiện sự chuyên nghiệp, phép lịch sự cũng như thái độ trân trọng của phía khách sạn dành cho khách hàng. Một lời cảm ơn chân thành cùng lời hi vọng được phục vụ sẽ tạo thiện cảm tốt đẹp cho khách hàng vì đã lựa chọn dịch vụ khách sạn.

    Mẫu mail xác nhận đặt phòng khách sạn bằng tiếng Anh

    Dear Mr. Anthony,

    Thank you for using our hotel service – Holiday Beach Hotel.

    We have pleasure in confirming that we have booked a single room for you from 5 July 2022 for three nights. The room has a view over the park. A deposit is not required.

    We look forward to your visit.

    Yours sincerely.

    ( Xin chào ông Anthony

    Bạn muốn cải thiện tiếng Anh nhanh chóng để phục vụ công việc, chỉ cần điền form bên dưới chúng tôi sẽ tư vấn chi tiết khóa học tiếng Anh Nhà Hàng Khách Sạn chỉ 2 – 3 tháng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mẫu Thư Xác Nhận Đặt Phòng Khách Sạn Bằng Tiếng Anh
  • Mẫu Thư Đặt Phòng Và Xác Nhận Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh
  • Cách Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Nhất
  • Cách Viết Thư Từ Chối Nhận Việc Sao Cho Đẹp Lòng Nhà Tuyển Dụng
  • # 5 M Tàu Thư Từ Ch, Ph Phạng Vạnh, Nhạnh Bạc Bằng Tiếng Anh
  • Cách Viết Thư Cảm Ơn Khách Hàng Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Email Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu
  • Làm Thế Nào Để Viết Một Email Chuyên Nghiệp Bằng Tiếng Anh?
  • Tổng Hợp Các Mẫu Thư Ngỏ Tiếng Anh Đơn Giản
  • Mẫu Thư Từ Chối Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Lịch Sự Và Khéo Léo
  • Viết Email Tiếng Anh Confirm Thư Mời Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp Nhất
  • Việc tri ân khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ của công ty là vô cùng quan trọng. Điều này giúp khách hàng trở nên gắn bó với doanh nghiệp, với sản phẩm, dịch vụ và có một cái nhìn thiện cảm hơn với n

    Việc tri ân khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ của công ty là vô cùng quan trọng. Điều này giúp khách hàng trở nên gắn bó với doanh nghiệp, với sản phẩm, dịch vụ và có một cái nhìn thiện cảm hơn với nơi cung cấp dịch vụ, sản phẩm đó. Thư cảm ơn khách hàng không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn giúp giới lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp thể hiện được “tầm” của mình đối với khách hàng. Thế nhưng, các bạn đã biết cách viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh một cách chuyên nghiệp, bài bản?

    1/ Cấu trúc thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh

    Giống như một bức thư thương mại bằng tiếng Anh, một bức thư như vậy cũng cần 3 phần:

    Phần mở đầu (Salutation): Thư cảm ơn của….[Tên Doanh nghiệp/Công ty cung cấp dịch vụ, sản phẩm]

    Trường hợp bạn đã biết tên người nhận: Dear Mr/Ms/Mrs…

    Nếu bạn chưa biết tên người nhận thì ghi chung chung: Dear sir/madam

    Nội dung (Body): Đưa ra lý do viết thư này: cảm ơn vì khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp/công ty cung cấp.

    Tiếp theo, bạn có thể khẳng định quyết tâm phát triển tốt hơn các dịch vụ, sản phẩm của mình trong tương lai. Lời hứa hẹn này sẽ tạo cảm giác an tâm và tin dùng hơn, khách hàng luôn mong muốn được đem lại những sản phẩm chất lượng với mức giá tốt nhất.

    Kết luận (Conclusion): Phần kết thúc của thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh, chủ doanh nghiệp/công ty/nhà quản lý sẽ dành lời kính chúc khách hàng sức khoẻ, thành công và mong muốn khách hàng luôn đồng hàng cùng sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai.

    Lời chào thân ái. (Best regards, Your sincerely,…)

    Một số lưu ý quan trọng khi viết thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh:

    • Không dùng các từ viết tắt (hoặc rất hạn chế).
    • Sử dụng ngôn từ trang trọng nhằm tạo ấn tượng với khách hàng.
    • Nội dung súc tích, tránh dài dòng.
    • Đảm bảo đủ 3 phần trong thư: mở đầu, nội dung và kết luận.

    2/ Mẫu thư cảm ơn khách hàng bằng tiếng Anh hay

    Dear Sir/Madam,

    Thanks a lot for your choosing my hotel – The Silk Hotel for the recent summer vacation of yours in Ha Noi.

    We are glad to hear your positive feedback, we appciate that much as your contribution could review and improve our services/products.

    We are pleased to inform you will get the Promo code. Hence, please remember to use this exclusive return guest offer from our company for your later coming back.

    Welcome you to return again someday soon. Best regards and we hope all the best wishes to you and your family.

    Yours sincerely,

    Mr.Vu Hoang

    Translate:

    Kính gửi Ông / Bà,

    Cảm ơn rất nhiều vì ông/bà đã chọn khách sạn của tôi – Khách sạn Silk cho kỳ nghỉ hè gần đây tại Hà Nội.

    Chúng tôi rất vui khi nghe phản hồi tích cực của ông/bà, chúng tôi đánh giá cao điều đó vì sự đóng góp của ông/bà có thể xem xét và cải thiện các dịch vụ / sản phẩm của chúng tôi.

    Chúng tôi vui lòng thông báo rằng ông/bà sẽ nhận được mã Khuyến mãi (độc quyền). Do đó, hãy quay lại sớm và nhớ sử dụng phiếu giảm giá độc quyền này từ công ty chúng tôi.

    Chúng tôi mong được chào đón ông/bà một lần nữa trong một ngày gần nhất. Trân trọng và chúng tôi luôn gửi đến tất cả những lời chúc tốt nhất cho ông/bà và gia đình ông/bà.

    Thân ái,

    Mr.Vu Hoàng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Một Bức Thư Giao Dịch Bằng Tiếng Anh
  • Viết Thư Bằng Tiếng Anh Theo Chủ Đề
  • Hướng Dẫn Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Và Một Số Lưu Ý
  • Viết Về Một Chuyến Đi Chơi, Du Lịch Bằng Tiếng Anh
  • Bí Quyết Làm Tốt Phần Thi Writing Của Bài Thi Cambridge A2 Key (Ket)
  • Cách Viết Mail Bằng Tiếng Nhật

    --- Bài mới hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Mẫu Email Chào Hàng Chuẩn Nhất! Chi Ti T 2022
  • Cách Viết Email Chào Hàng
  • Mẫu Thư Gửi Đại Sứ Quán Pháp Xin Visa
  • Đại Sứ Quán Việt Nam Tại Nhật Bản Khuyến Cáo Công Dân Về Vấn Đề Xin Về Nước
  • Thư Ngỏ Tôi Và Sứ Quán
    • Viết ngắn gọn, dễ hiểu là tiêu chí khá quan trọng trong việc viết mail gửi người Nhật Bản

    Tiêu đề mail nên viết trong vòng 20 chữ là tốt nhất, nếu dài quá sẽ rất khó đọc.

    Ví dụ như chỉ dùng「お知らせ」(thông báo) thì sẽ không rõ ràng, người đọc sẽ không hiểu là thông báo về điều gì, có quan trọng hay không. Mail viết về việc gì? Bạn phải viết sao cho thật rõ ràng, hãy thêm các từ khoá vào tiêu đề mail để cho người đọc có thể phần nào đoán được nội dung của mail.

    O 来週の作文授業休講のお知らせ。

    (Thông báo nghỉ học giờ viết tuần sau)

    X 期末試験日の件。

    (Ngày thi cuối kỳ)

    O 期末試験日変更の件。

    (Thay đổi ngày thi cuối kỳ)

      Thêm chữ số như là ngày tháng và số lần.

    Ví dụ như trong trường hợp một hội thảo tổ chức lần thứ bao nhiêu, để cho người nhận thông báo có thể biết rõ khi nào hội thảo tổ chức, tổ chức lần thứ bao nhiêu thì chúng ta nên thêm số và ngày tháng vào tiêu đề.

    X セミナー開催の件。

    (Tổ chức hội thảo)

    O 3月3日開催 留学セミナー開始。

    (Tổ chức hội thảo du học ngày 3/3)

    O 第3回留学セミナー開催のお知らせ。

    (Thông báo tổ chức hội thảo du học lần thứ 3)

    Trình bày rõ lý do và mục đích viết mail như là thông báo, nhờ vả, đề xuất,…

    X 佐賀大学学生との交流会について。

    (Về buổi giao lưu với du học sinh trường đại học Saga)

    O 佐賀大学学生との交流会への参加のお願い。

    (Đề nghị tham gia buổi giao lưu với du học sinh trường đại học Saga)

    O MEXT(メクスト)受験者決定のお知らせ。

    (Thông báo những ứng cử viên học bổng MEXT)

    Nội dung mail thường có cấu trúc như sau:

    Thêm ~さま、~さん、~先生、… vào sau tên của đối phương để thể hiện sự kính trọng với đối phương.

    Ở Việt Nam có câu “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, tương tự cũng vậy, trọng lễ tiết, lễ nghi nên dù là viết mail bạn cũng phải nhớ chào hỏi. Tuỳ vào từng trường hợp mà cách chào hỏi sẽ khác nhau.

    – Nên viết nội dung một cách ngắn gọn và dễ đọc. Vì đọc trên máy rất khó đọc và dễ gây mỏi mắt nên chú ý không viết quá dài . Thay vào đó có thể hết một câu thì ngắt xuống dòng.

    – Nếu trong trường hợp có nhiều nội dung cần thông báo nên mail quá dài thì đầu mail nên viết câu 「少々長文ですがお許しください」(Xin thứ lỗi vì mail của tôi hơi dài.)

    Câu kết thường chỉ viết bằng một câu. Tuỳ vào nội dung mail mà có những câu kết khác nhau.

    Trong trường hợp bạn đang vội nên buộc phải gửi lại những mail ngắn sẽ dễ khiến cho đối phương cảm thấy bạn không tôn trọng mình. Vậy phải làm thế nào để giảm bớt sự khiếm nhã này đi?

    *Tôi xin lỗi, bởi vì đang vội nên tôi xin phép chỉ nói đến đây.

    *Tôi xin lỗi, bởi vì đang vội nên tôi xin phép chỉ thông báo đến đây.

    *Tôi xin lỗi, bởi vì đang vội nên tôi xin phép chỉ nói đến đây.

    Muốn họ trả lời lại mail của mình:

    Cuối cùng là phải viết tên của bạn. Trong trường hợp lần đầu tiên viết mail thì nên ghi cả cả nơi bạn làm việc, nơi bạn trực thuộc (vd: trường đại học, công ty,…)

    để tìm kiếm thêm kiến thức về tiếng nhật bản bổ ích hơn các bạn có thể tham khảo

    hoặc tìm hiểu thêm về các các bạn có thể liên hệ trực tiếp chúng tôi hân hạnh được giải đáp thắc mắc của các bạn

    --- Bài cũ hơn ---

  • Sửa Bài Viết Tiếng Pháp (4): Dạng Đề Phản Hồi Một Ý Kiến
  • Các Quy Tắc Viết Thư Tay Và Email Bằng Tiếng Anh Mà Bạn Cần Biết
  • Hướng Dẫn Viết Thư B1 Vstep
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Nhất
  • Cách Viết Thư Tiếng Đức A1 Và Đề Thi Viết A1 Mẫu
  • 99 Cách Viết Email Xin Lỗi Khách Hàng Bằng Tiếng Anh & Tiếng Việt Chuẩn Nhất

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Thư Xin Việc Ấn Tượng Bằng Tiếng Nhật
  • Cấu Trúc Một Bức Thư Trong Tiếng Anh (Ielts Writing General)
  • Hướng Dẫn Chi Tiết Viết Thư Xin Lỗi
  • Hướng Dẫn Chi Tiết Viết Thư Yêu Cầu Letter Of Request (Ielts Writing General)
  • Cách Viết Business Mail Tiếng Nhật (Phần 1)
  • Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng việt chuẩn nhất

    Viết thư trả lời khách hàng như thế nào?

    Còn với tư cách một chủ doanh nghiệp, đã bao nhiêu lần bạn tự tay viết một bức thư cho khách hàng để trả lời về một vấn đề gì đó? Quả là trong thời đại ngày nay, khi các mối quan hệ cá nhân dường như ngày càng bị “điện tử hóa”, thì viết thư đang trở thành một việc mà ít người chịu bỏ thời gian thực hiện. Riêng trong lĩnh vực kinh doanh, những bức thư gửi cho khách hàng còn đóng vai trò quan trọng hơn việc chỉ đơn thuần là thắt chặt mối liên hệ sẵn có. Một bức thư với lời lẽ nhã nhặn, chân thành, biểu lộ thiện chí của bạn sẽ là sợi dây vô hình giữ chân khách hàng ở lại với công ty bạn.

    Vậy làm thế nào để bạn có được những bức thư kỳ diệu đó? Ở đây có mấy điều bạn nên lưu ý mỗi khi viết thư cho khách hàng của mình.

    Bạn đang viết vì điều gì?

    Để soạn thảo được những bức thư trả lời khách hàng có tác dụng tích cực đúng như bạn mong muốn, bạn phải tự đặt mình vào trong một trạng thái tâm lý thích hợp – bạn đang viết thư để giải quyết khiếu nại, trả lời thắc mắc, hay cảm ơn họ vì đã mua sản phẩm/dịch vụ của bạn? Việc đặt bố cục bức thư trong một ngữ cảnh cụ thể như vậy sẽ hướng bạn đến việc sử dụng ngôn ngữ và giọng điệu phù hợp. Bạn biết đấy, thông điệp và nội dung của một bức thư cảm ơn sẽ không thể giống như những gì bạn nên thể hiện trong bức thư xin lỗi khách hàng.

    Diễn giải mục đích của bạn

    Hãy bắt đầu bằng việc tóm tắt nguyên nhân khiến bạn viết lá thư này. Ở phần mở đầu của bức thư, bạn nên dành vài dòng để nói về việc bạn đang trả lời một câu hỏi, hay giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó của khách hàng. Điều này sẽ cho người đọc hiểu được lý do tại sao bạn liên lạc với họ, đồng thời giúp họ dễ dàng tiếp nhận bức thư của bạn. Một đoạn tóm tắt sơ lược trước khi vào đề sẽ thu hút sự chú ý của khách hàng ngay từ những dòng đầu tiên.

    Bao gồm cả W.I.I.F.M.

    Xin nói ngay rằng đây không phải là tín hiệu âm thanh radio hay một mật mã nào đó. WIIFM có nghĩa là: “Có thứ gì trong đó dành cho tôi không?” (What’s in it for me?). Để thể hiện sự thân thiện nhằm lôi kéo khách hàng đứng về phía bạn, bạn phải lồng ghép vào trong bức thư một lợi ích nhất định. Họ phải nhìn thấy một điều gì đó, ngoài những lời lẽ thường gặp trong các bức thư, để cảm thấy hài lòng, thoả mãn. Vậy WIIFM dành cho khách hàng nên là gì? Đó là: Phàn nàn của họ được giải quyết thỏa đáng, họ nhận được một đề nghị giảm giá, một dịch vụ ưu tiên cho lần tiếp theo khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của bạn… Nếu lời phàn nàn không quá nghiêm trọng, thì một lời xin lỗi lịch thiệp cũng được xem là đủ.

    Đừng dùng đại từ “Tôi”!

    Bất cứ khi nào có thể, bạn hãy tránh sử dụng đại từ xưng hô “tôi” trong bức thư. Người đọc sẽ cảm thấy thật khó mà tiếp cận hay đồng cảm với bạn, nếu họ nhận được một lá thư tràn ngập những “cái tôi”. Bạn cần đọc lại bức thư và bất cứ chỗ nào có thể, bạn nên thay thế từ “tôi” bằng một từ khác. Hãy thay đổi trọng tâm sao cho bức thư của bạn hướng tới người đọc, làm cho họ cảm thấy mình được tôn trọng.

    Hãy viết như những gì bạn nói

    Có không ít bức thư trả lời khách hàng được soạn thảo như thể chúng ra đời từ những năm 1900 của thế kỷ trước. Chúng được chăm chút cẩn thận, kỹ càng với ngôn ngữ bài bản, cứng nhắc và sáo mòn – nhìn chung là quá cầu kỳ, hình thức. Để khách hàng dễ chấp nhận, và cũng để tiết kiệm thời gian cho họ, bạn nên sử dụng văn nói với câu ngắn, từ ngữ đơn giản, phổ thông. Nói chung, sự giao tiếp giữa bạn với khách hàng, bao gồm cả những bức thư mà bạn gửi cho họ, luôn đóng vai trò quan trọng trong nỗ lực tạo dựng một dịch vụ khách hàng xuất sắc. Vì vậy, bạn hãy đọc lại bức thư và gạch bỏ những cụm từ mà bạn đã học được từ các giờ tập làm văn ở nhà trường.

    “Xin hãy làm ….”

    Khi viết thư cho khách hàng, chắc hẳn bạn mong muốn là bức thư này sẽ đạt được một mục đích cụ thể nào đó. Vì thế, bạn hãy kết thúc bức thư bằng những lời lẽ kêu gọi rõ ràng. Bạn cần viết sao cho người đọc hiểu được chính xác bạn đang chờ đợi họ làm gì sau khi đọc bức thư bạn gửi. Ví dụ bạn có thể viết: “Xin hãy gọi điện cho tôi để chúng ta có dịp bàn luận sâu hơn về vấn đề này”, hay “Hãy điền vào mẫu đính kèm và gửi lại cho chúng tôi”, “Xin gửi cho chúng tôi đơn đặt hàng”… Một lời thôi thúc hành động sẽ là cách thức tuyệt vời để kết thúc bức thư của bạn và để lại trong tâm trí khách hàng những suy nghĩ về việc họ cần làm sau đó.

    Nhờ ai đó kiểm tra lại bức thư giúp bạn

    Nếu bạn đang viết một bức thư quan trọng hay một bức thư có nhiều thông điệp phức tạp, bạn nên đề nghị một ai đó đọc và, nếu cần thiết, hiệu đính lại bức thư trước khi gửi đi. Công việc này không chỉ đơn thuần là kiểm tra lỗi chính tả, mà còn là việc xem lại cả bố cục, nội dung và lối diễn đạt của bức thư. Liệu cấu trúc, nội dung của thông điệp mà bạn muốn truyền tải tới khách hàng có được thể hiện rõ ràng và dễ hiểu không? Bạn có thể phải giật mình trước những khiếm khuyết không ngờ tới mà một ai đó sẽ phát hiện ra được trong bức thư của bạn.

    Và giờ đây, bạn đã có được một bức thư trả lời khách hàng hoàn chỉnh! Hãy nhanh chóng gửi đi để có thể “nhận lại” sự hài lòng, thông cảm và lòng trung thành của khách hàng dành cho sản phẩm/dịch vụ của bạn.

    Giải quyết khủng hoảng và xin lỗi khách hàng

    Đánh giá đúng tình trạng của khủng hoảng

    Dù là lỗi lớn hay nhỏ, trước khi giải quyết, các DN cần phân tích cụ thể tình hình và những đối tượng mà sai sót này ảnh hưởng tới. Tùy trường hợp mà có cách giải quyết khác nhau. Các DN cần có một bộ phận PR và tư vấn pháp luật chuyên nghiệp để giải quyết các rủi ro. Tuy vậy, điều quan trọng nhất là đánh giá được mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Đôi khi, có những vấn đề đối với DN là không đáng kể nhưng với khách hàng lại rất nghiêm trọng.

    Lựa chọn cách thức phù hợp để giải quyết vấn đề

    Nếu gửi nhầm 1.000 email đến 1.000 khách hàng, chỉ cần gửi email xin lỗi đến đúng 1.000 khách hàng đó. Nếu lỗi lớn thì DN bắt buộc phải sử dụng phương tiện truyền thông đại chúng để thông báo và xin lỗi khách hàng. DN cũng có thể tận dụng sức mạnh của mạng xã hội để truyền đi các thông điệp của mình một cách nhanh chóng và tiết kiệm hơn.

    Xin lỗi chân thành

    Tuy nhiên, việc bỏ ra hàng núi tiền cho truyền thông chưa chắc đã mua được sự tin cậy của người tiêu dùng. Khách hàng rất nhạy cảm và họ sẽ dễ dàng nhận ra ngay nếu DN có thái độ xin lỗi cho qua chuyện. Điều này chỉ khiến tình hình càng tồi tệ hơn.

    Trong trường hợp DN bị khách hàng quy trách nhiệm oan thì điều nên làm là giữ bình tĩnh và tích cực giúp khách hàng hiểu được tình hình. Một số DN xin lỗi ngay nhưng điều này không cần thiết và có thể có hại về sau vì DN phải chịu trách nhiệm cho những việc mà họ không làm.

    Xin lỗi khác với mua chuộc và DN cần cân nhắc kỹ chiến lược bồi thường. Trong một số trường hợp, việc đền bù chỉ khiến tình hình phức tạp hơn và không thể hòa giải được. Việc đền bù cũng không thay thế được lời xin lỗi. Một lời xin lỗi chân thành sẽ xoa dịu những mâu thuẫn và giận dữ.

    Có hành động thiết thực để sửa sai

    Đôi khi chỉ cần một lời xin lỗi, nhưng nhiều lúc, DN cần phải bồi thường hay hoàn trả tiền cho khách hàng. Giải quyết khủng hoảng sẽ tốn kém nên tốt nhất mỗi DN nên có một quỹ dự phòng cho những tình huống bất ngờ như thế này. Những việc nhỏ như nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng, giữ vững chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong khoảng thời gian xảy ra sự cố sẽ tạo được nhiều tác động tốt lên tâm lý khách hàng.

    Hướng dẫn bày tỏ thái độ xin lỗi với khách hàng

    Lời nói xin lỗi phải văn minh, quy phạm

    Làm điều không phải với người khác nên nói: ” tôi rất áy náy”; Mong muốn nhận được sự thông cảm, cần nói: ” thông cảm cho”, “mong ngài tha lỗi”; làm phiền người khác có thể nói: “đã làm phiền anh”, “đã gây phiền phức cho anh”.

    Xin lỗi cần phải kịp thời

    Biết mình đã sai, lập tức phải nói “xin lỗi”, nếu càng kéo dài, sẽ càng làm cho người ta giận và dễ hiểu nhầm. Xin lỗi kịp thời còn có tác dụng “lùi bước để tiến bước”, tránh vì chuyện nhỏ mà để lỡ chuyện lớn.

    Khi xin lỗi không nên khúm núm, mà nên đàng hoang. Không nên trốn tránh, cũng không nên hạ thấp mình, những lời nói kiểu như “tôi thật ngốc”, “tôi thật quá kém”…, có thể làm cho khách hàng coi thường.

    Xin lỗi nên mượn “ngôn ngữ đồ vật”

    Có một số lời nói xin lỗi khó có thể nói trực tiếp, bạn có thể viết thư rồi phải gửi đi cũng được. Đối với phụ nữ phương Tây, để có thể làm cho họ từ phẫn nộ chuyển sang vui vẻ, cách xin lỗi tốt nhất là tặng họ một bó hoa tươi, lựa lời nhận sai. Cách mượn đồ vật xin lỗi này thường có phản hồi tích cực.

    Xin lỗi không phải là câu nói có thể dùng trong mọi trường hợp

    Khi không nên xin lỗi người khác, thì nhất thiết không được xin lỗi. Nếu không, khách hàng sẽ không thể hiểu được ý nghĩa của lời nói xin lỗi, có lúc còn bị khách hàng lấn lướt, làm khó cho bản thân. Có nghĩa là khi cần xin lỗi người khác, điều quan trọng hơn cả là phải thay đổi được hành vi của mình sau này, không nên để lời nói không đi đôi với ý thức hành động, không có gì sửa đổi. Nếu lời xin lỗi chỉ là hình thức thì chứng tỏ bản thân còn thiếu thành ý.

    * Một số ngôn ngữ tinh tế thường dùng:

    Nhân viên phục vụ khách hàng tiến hành phỏng vấn đúng lúckhách hàng đang làm việc, nghỉ ngơi, tuy khách hàng đồng ý dừng lại tiếp đón, nhưng nhân viên phục vụ khách hàng vẩn nên nói “xin lỗi, đã làm phiền anh” ,hoặc nói “xin thứ lỗi, xin phiền một chút thời gian của anh… “

    Nếu trong giao tiếp có một số lời nói, hành động làm kháchhàng không vui, hoặc nói ra điều gì đó không chính xác, nên nhanh chóng xin lỗi một cách tế nhị, hoặc lựa tinh thế mà giải thích hoặc cải chính, có thể nói :”xin lỗi..”

    Nếu trong giao tiếp với khách hàng, nhân viên phục vu kháchhàng cnầ ngắt lời khách hàng. Trước tiên phải xin lỗi tế nhị. Ví như nói: “xin lỗi, tôi xin thêm câu này”.Hoặc nói : “Xin lượng thứ, tối muốn giải thích một chút” …

    Nếu trong giao tiếp, khách hàng muốn được nhân viên phục vụkhách hàng giúp đỡ, nhân viên phục vụ khách hàng không có cách nào hứa hẹn đáp ứng yêu cầu đó, có thể nói: “xin lỗi, về việc này tôi hoàn toàn không đủ khảnăng”, hoặc nói: “rất xin lỗi, tôi phải làm ngài thất vọng rồi”.

    Khi kết thúc cuộc trò chuyện, nếu quả thực bạn chiếm quánhiều thời gian của khách hàng, trước khi từ biệt cần phải nói: “xin lỗi, hôm nay đã làm mất nhiều thời gian quý báu của ngài”.

    * Xin hãy nêu ra ví dụ nói rõ một số lời nói xin lỗi tế nhị thường dùng:

    Nếu như nhân viên phục vụ khách hàng khi tiến hành phỏng vấn, đúng lúc kháchhàng đang làm việc, nghỉ ngơi, Tuy nhiên, khách hàng đồng ý dừng lại tiếp đón, nhưng nhân viên phục vụ khách hàng vẫn nên nói “xin lỗi, đã làm phiền anh rôi”. Hoạc nói “xin thứ lỗi, xin làm phiền một chút thời gian của ngài…”

    Nếu như trong giao tiếp có một số lời nói hành động làm khách hàng không vui, hoặc nói sai một số lời, nên nhanh chóng xin lỗi tế nhị, hoặc xem tinh thế mà giải thích hoặc cải chính, có thể nói “xin lỗi”

    Nếu như trong giao tiếp với khách hàng, nhân viên phục vụ khách hàng cần ngắt lời khách hàng, trước tiên cần phải xin lỗi tế nhị. Vì như nói: ” Xin lỗi, tôi xin thêm vào câu này” Hoặc nói: ” Xin lượng thứ, tôi muốn giải thích một chút”…

    Mẹo viết thư trả lời khách hàng

    Đây không phải là lý thuyết hay những hướng dẫn về CRM mà chỉ là một số mẹo nhỏ có thể giúp bạn dễ dàng áp dụng khi trả lời email của khách hàng.

    1. Nếu khách hàng nói rõ tên của họ trong email thì khi trả lời bạn cũng cần phải sử dụng cụ thể tên của họ chứ không phải là những đại từ chung chung. Chẳng hạn “Hello Dinsan, We have fixed this issue” (Chào Bà Dinsan, chúng tôi đã khắc phục vấn đề này cho ông (bà)) thay vì “Hello, We have fixed this issue” (Xin chào, chúng tôi đã khắc phục vấn đề này cho ông (bà)).

    2. Cảm ơn. Đây là cách tốt nhất để mọi người biết rằng bạn đang sẵn lòng giúp đỡ và giải quyết tất cả các khúc mắc của họ. Khi kết cho email, bạn nên có một câu thể hiện sự quan tâm của mình. Ví dụ “I hope you have a good day”. (Chúc ông (bà) một ngày tốt lành)

    3. Đối xử với họ nhưng thể bạn muốn người khác đối xử với mình. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải đảm bảo rằng bạn giải quyết tất cả các vấn đề mà khách hàng yêu cầu. Khi viết trong thư, bạn phải thể hiện được điều đó.

    4. Cách nào dễ nhất để tạo sự thân thiện? Đó là hãy viết nội dung email như thể bạn gửi cho những người bạn của mình vậy (Tất nhiên không nên quá suồng sã)

    5. Bạn có thể làm cho chúng đơn giản hơn một chút? Thật dễ dàng, bạn không nên dùng những từ ngữ khó hiểu, trả lời đúng vấn đề mà khách hàng mong đợi từ bạn.

    6. Bạn có sử dụng một lời đáp nhanh hoặc mẫu email sẵn có không? Có thể nhưng hãy luôn luôn chỉnh sửa chúng bằng cách thêm những từ ngữ thể hiện tính cá nhân và lược bỏ những câu cứng nhắc và không cần thiết.

    7. Trước khi gửi thư đáp, hãy đọc nó lại một lần nữa để chắc chắn rằng bạn không bị mắc các lỗi. Điều đó thể hiện sự tôn trọng của bạn với khách hàng.

    8. Bạn có chậm trễ trong việc trả lời các email của khách hàng? Hãy xin lỗi và để họ biết rằng bạn đang trong quá trình sửa chữa và khắc phục dịch vụ để đáp ứng đúng nhu cầu của họ. Nếu bạn có thể hoàn thành công việc trong một hoặc hai giờ thì hãy luôn luôn cập nhật thông tin mới nhất về những việc bạn đang làm. Hãy để khách hàng cảm thấy rằng bạn đang cố gắng hết sức để giải quyết vấn đề giúp họ.

    2 mẫu thư email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Việt hay nhất bạn nên tham khảo

    Mẫu thư email 1:

    Trước tiên, chúng tôi thành thật xin lỗi tất cả quý khách hàng về sự xuất hiện của thông báo này! Trong thời gian từ 2h30 sáng ngày 11/08/2017 đến 8h30 sáng ngày 11/08/2017.

    Hệ thống hiển thị trên trang web của chúng tôi đã xảy ra sự cố về kỹ thuật. Theo đó, các sản phẩm máy đổi trả được niêm yết giá thấp hơn mức giá đúng thực tế của sản phẩm dẫn tới tình trạng một số khách hàng truy cập vào trang máy đổi trả và đã đặt hàng, có khách hàng đã đặt với số lượng lớn. Chúng tôi lấy làm tiếc vì đã để xảy ra sự cố này, phần nào đã gây ra sự phiền toái và những hiểu lầm không đáng có đối với Quý khách hàng.

    Ngay sau khi phát hiện lỗi, bộ phận call center của chúng tôi đã liên hệ với khách hàng để thông báo về sự sai sót của hệ thống, đồng thời chúng tôi cũng đưa ra hướng xử lý đó là: mỗi khách hàng được mua một (01) sản phẩm đầu tiên với mức giá mà hệ thống đã niêm yết trong khoảng thời gian đó. Mức giá mà hệ thống đăng tải trong thời gian từ 2h30 sáng ngày 11/08/2017 đến 8h30 sáng ngày 11/08/2017 không phải là mức giá thể hiện đúng tiêu chí và nguyện vọng trong giao dịch này của chúng tôi, nên chúng tôi xin phép không ghi nhận các đơn hàng được thực hiện trong khoảng thời gian trên.

    Một lần nữa, chúng tôi xin thành thật xin lỗi các khách hàng đã đặt hàng và gặp phải tình trạng không mong muốn này. Chúng tôi hy vọng nhận được sự cảm thông của quý khách và mong muốn sẽ tiếp tục được phục vụ quý khách trong các giao dịch tới.

    Xin cảm ơn và chúc quý khách mọi điều tốt đẹp!

    Dienmayxanh.com

    Mẫu thư email 2:

    Kính gửi: Toàn thể Quý khách hàng – Người tiêu dùng máy điều hòa không khí Toshiba do Công ty CP Đức Khải phân phối trên thị trường Việt Nam.

    Thưa toàn thể Quý Khách hàng;

    Trong thời gian nhập khẩu và phân phối sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba; mặc dù Đức Khải đã luôn nỗ lực để phục vụ Khách hàng một cách tốt nhất; tuy nhiên, Đức Khải đã không tránh khỏi những thiếu sót của mình. Đặc biệt, trong quá trình nhập khẩu và phân phối lô hàng 11.500 bộ sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba, trong lô hàng này có mã hàng RAS-10N3A-V đã bị lỗi kỹ thuật co ống đồng làm rò rỉ gas. Sự cố lỗi kỹ thuật này là nằm ngoài mong muốn của Chúng tôi và là thiếu sót trong quá trình sản xuất của Nhà máy sản xuất.

    Ý thức được trách nhiệm của mình; sau khi phát hiện lô hàng đã phân phối cho Khách hàng sử dụng có một số sản phẩm bị lỗi kỹ thuật; Chúng tôi đã thông báo rộng rãi về sự cố lỗi kỹ thuật này đến toàn Khách hàng sử dụng trên cả nước. Đến nay, những Khách hàng đã mua và sử dụng các sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba bị lỗi kỹ thuật do Đức Khải phân phối có nhu cầu sửa chữa, bảo hành hoặc thay thế đều đã được Đức Khải thực hiện.

    Một lần nữa, Đức Khải xin gửi tới toàn thể Quý Khách hàng lời xin lỗi và cam kết sẽ khắc phục những thiếu sót của mình nhằm bảo vệ quyền lợi cho Quý Khách hàng một cách tốt nhất.

    Để tiếp tục thực hiện trách nhiệm của mình với Khách hàng; đồng thời, nhằm đảm bảo cho việc sử dụng sản phẩm của Quý Khách hàng đúng tiêu chuẩn, chất lượng và đảm bảo an toàn cho môi trường và sức khỏe của cộng đồng; Nay, Đức Khải tiếp tục thông báo đến toàn thể Quý Khách hàng như sau:

    1. Đối với các khách hàng đã mua và sử dụng sản phẩm Máy ĐHKK Toshiba do Đức Khải phân phối bị lỗi kỹ thuật như nêu trên; khi phát hiện sản phẩm có sự cố rò rỉ gas, không đảm bảo độ lạnh làm ảnh hưởng đến chất lượng sử dụng và ảnh hưởng đến sức khỏe Người tiêu dùng thì liên hệ ngay với Đức Khải để được sửa chữa, bảo hành, bảo dưỡng hoặc thay thế.

    2. Các sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế đối với các sản phẩm bị sự cố kỹ thuật rò rỉ gas như nêu trên đều được miễn phí.

    3. Thông tin liên hệ: Công ty Cổ phần Đức Khải, địa chỉ: 271/7B An Dương Vương, P3, Q5, chúng tôi số điện thoại nóng: (08) 3835 1991 (trong giờ làm việc); ngoài giờ làm việc: 0908 212928 gặp Ms.Vân và hộp thư điện tử: [email protected]

    TM Công ty CP Đức Khải

    Chủ tịch HĐQT

    Phạm Ngọc Lâm

    (Theo Công ty Cổ Phần Đức Khải).

    Cách viết email xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh chuẩn nhất

    Starting – Mở đầu

    • to inform you that … – thông báo với bạn rằng…

    • to confirm … – xác nhận…

    • to request/ enquire about … – yêu cầu

    Referring to pvious contact – Khi muốn nhắc tới việc liên lạc trước đó

    • Thank you for your e-mail of March 15. – Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3.

    • Thank you for contacting us. – Cám ơn đã liên hệ với chúng tôi.

    • In reply to your request, … – Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn…

    • Thank you for your e-mail regarding … – Cám ơn e-mail của bạn về việc…

    • With reference to our telephone conversation yesterday… – Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,…

    • Further to our meeting last week … – Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước,…

    • It was a pleasure meeting you in London last month. – Tôi rất vui vì có cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước…

    Making a request – Đưa ra lời yêu cầu

    • We would appciate it if you would … – Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể…

    • I would be grateful if you could … – Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể…

    • Could you please send me … – Bạn có thể gửi cho tôi…

    • Could you possibly tell us / let us have … – Bạn có thể cho chúng tôi biết…

    • In addition, I would like to receive … – Ngoài ra, tôi muốn nhận được….

    • It would be helpful if you could send us … – Nếu bạn có thể gửi cho chúng tôi…thì thật tốt quá

    • Please let me know what action you propose to take. – Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn

    Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ

    • Would you like us to …? – Bạn có muốn chúng tôi…?

    • We would be happy to … – Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được…

    • We are quite willing to … – Chúng tôi rất sẵn sàng…

    • Our company would be pleased to … – Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…

    Giving good news – Thông báo tin tốt

    • We are pleased to announce that … – Chúng tôi rất vui được thông báo rằng…

    • I am delighted to inform you that .. – Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng…

    • You will be pleased to learn that … – Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…

    Giving bad news – Thông báo tin xấu

    • We regret to inform you that … – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng…

    • I’m afraid it would not be possible to … – Tôi e là không thể….

    • Unfortunately we cannot / we are unable to … – Rất tiếc chúng tôi không thể…

    • After careful consideration we have decided (not) to … – Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…

    Complaining – Phàn nàn

    • I am writing to expss my dissatisfaction with … – Tôi viết nhằm bày tỏ sự không hài lòng với…

    • I am writing to complain about … – Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về….

    • Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. – Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến.

    • We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue. – Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.

    Nghệ thuật viết E-mail tiếng Anh khiến đối tác người nước ngoài phải nể phục về sự chuyên nghiệp:

    1. Không cần nghĩ nhiều với dàn ý “RAP”:

    RAP là viết tắt của:

    * Reference (giới thiệu) – Giới thiệu vì sao mình viết thư.

    * Action (hành động) – Yêu cầu, đề nghị người đọc làm một việc gì.

    * Polite close (kết thư lịch sự) – Nói lời cảm ơn và chào tạm biệt.

    Dear Mr. Breuer,

    I am writing to you about our meeting on Thursday. (Reference). Please could you send me the latest version of the agenda before the end of the day? (Action)

    Best regards

    Scott

    (Thưa ngài Breuer,

    Tôi xin được hỏi một chút về cuộc họp của chúng ta vào hôm thứ Năm (Giới thiệu). Ngài có thể gửi giúp tôi bản lịch trình mới nhất trước cuối ngày hôm nay được không ạ? (Hành động)

    Xin chân thành cảm ơn ngài. (Kết thư lịch sự)

    Trân trọng

    Scott)

    Và sau đây là các cụm từ nên dùng khi viết một bức thư bằng tiếng Anh theo dàn ý RAP:

    Reference – Giới thiệu

    * With reference to…

    * Referring to…

    * I am writing to…

    * I am writing in response to…

    * In response to your inquiry…

    Polite Close – Kết thúc lịch sự

    * Thank you for your assistance.

    * I look forward to hearing from you soon.

    * Please let me know if you have any questions.

    * Please feel free to contact me if you need any further information.

    2. Dùng câu hỏi phủ định:

    Còn một cách để giúp bức thư tiếng Anh trở nên nhẹ nhàng, lịch sự hơn, đó là dùng câu hỏi phủ định khi muốn đề xuất điều gì đó.

    Ví dụ:

    Câu này đọc lên nghe quá thẳng thừng và thúc ép, chúng ta không nên nói vậy với khách hàng hoặc cấp trên. Thay vào đó, bạn hãy viết như sau, gián tiếp và nhẹ nhàng hơn:

    3. Dùng thì quá khứ tiếp diễn:

    Ví dụ:

    I hope we can sign the contract today.

    Dùng thì quá khứ tiếp diễn, câu văn trở nên mang tính giả định, “thăm dò” và tế nhị hơn. Người đọc sẽ cảm thấy không bị thúc ép:

    4. Dùng câu bị động:

    Dùng câu bị động là một cách không gì tuyệt vời hơn để thể hiện tính lịch sự và tế nhị.

    Ví dụ:

    You said you were going to sign the deal today.

    Cách nói này thẳng thắn và có phần thô thiển. Hãy dùng câu bị động để làm giọng điệu mềm mại hơn, giảm nhẹ trách nhiệm cá nhân cho người nghe.

    Ví dụ khác:

    You agreed to lower your fees.

    5. Mười cách nói “thank you”:

    Khi viết thư cho khách hàng, cho cấp trên hay đồng nghiệp, một lời “thank you” qua e-mail là không bao giờ đủ. Hãy nhớ, ai cũng muốn được trân trọng, vì thế, hãy cảm ơn người ta vì những gì họ đã làm và cả những gì họ sẽ làm trong tương lai. Bạn sẽ thấy tác dụng của bức thư khác trước rất nhiều.

    * Cảm ơn ở đầu thư:

    Cảm ơn ngay đầu thư cũng là một cách hay để mở bài, giúp người đọc cảm thấy mình được tôn trọng. Điều này càng phát huy tác dụng nếu bạn đang chuẩn bị nhờ vả họ thêm trong tương lai.

    • Thank you for contacting us: Nếu có người viết thư hỏi hàng, bạn hãy mở đầu bằng câu này để tỏ lòng cảm ơn họ đã quan tâm tới việc hợp tác cùng công ty mình.
    • Thank you for your prompt reply: Khi khách hàng, đồng nghiệp trả lời thư trước trong một thời gian ngắn, hãy để ý và công nhận thiện ý của họ. Nếu họ trả lời chậm, ta chỉ cần bỏ từ “prompt” đi là được, hoặc viết thành “Thank you for getting back to me.”
    • Thank you for providing the requested information: Nếu bạn hỏi thông tin và người ta dành thời gian để cung cấp, hãy dùng câu này để thể hiện mình trân trọng công sức của họ.
    • Thank you for all your assistance: Nếu được người ta hỗ trợ hết mình thì hãy cảm ơn. Nếu muốn kể rõ hơn là mình cảm ơn việc gì, hãy ghi thêm “I truly appciate … your help in resolving the problem.”
    • Thank you raising your concerns: Nếu khách hàng, cấp trên viết thư bày tỏ ý kiến không hài lòng về cách làm việc của bạn, hãy vẫn cứ cảm ơn họ. Câu này cho thấy bạn trân trọng họ và sẽ cân nhắc ý kiến ấy nghiêm túc. Ngoài ra, bạn có thể viết “Thank you for your feedback.”

    * Cảm ơn ở cuối thư:

    Cảm ơn ở cuối thư dùng để nhấn mạnh sự trân trọng của mình đối với những gì người đọc sẽ làm trong tương lai. Nhờ đó, bạn sẽ có thể nhận được nhiều phản hồi tích cực hơn.

    • Thank you for your kind cooperation: Nếu đang cần người đọc hợp tác bằng cách trợ giúp mình điều gì, hãy cảm ơn trước.
    • Thank you for your attention to this matter: Câu này dùng khi muốn nhấn mạnh thái độ trân trọng trước sự giúp đỡ về sau của người đọc.
    • Thank you for your understanding: Hãy dùng câu này khi bạn vừa trình bày một điều gì đó có ảnh hưởng tiêu cực, gây bất tiện cho người đọc.
    • Thank you for your consideration: Nếu bạn đang viết thư để nhận một cơ hội hay lợi ích nào đó, ví dụ như xin việc, hãy kết thư bằng câu này.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Thư Kinh Doanh Bằng Tiếng Pháp
  • Bài Văn Mẫu Tiếng Trung
  • Writing A Letter Or Typing An Email
  • Mách Bạn Cách Viết Thư Bằng Tiếng Anh Chuẩn Nhất!
  • Cách Viết Thư Tiếng Đức B1 Và Một Số Đề Thi B1 Mẫu
  • Hướng Dẫn Viết Thư Xin Lỗi Khách Hàng Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Bài Essay Để Xin Học Bổng Hiệu Quả
  • Cách Đạt Điểm Cao Khi Viết Essay Bằng Tiếng Anh
  • Hướng Dẫn Cách Viết Essay Chuẩn Và Ấn Tượng Nhất – Nhận Làm Assignment
  • Hướng Dẫn Viết Mở Bài Viết Luận Vstep Tiếng Anh B1, B2, C1
  • How To Write A Compare And Contrast Essay?
  • Tiếp nối phần trước của “Hướng dẫn viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh“, tác giả sẽ cung cấp cho người đọc bố cục hoàn chỉnh của một bức thư xin lỗi (Apology Letter). Từ đó, người đọc có thể ứng dụng vào thực tế cũng như bài thi tiếng Anh (chẳng hạn TOEIC Writing question 7-8).

    Cấu trúc riêng của một bức thư thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh (Apology Letter)

    Title ( Tiêu đề thư)

    Ở mục này, người viết cần viết ngắn gọn, súc tích tiêu đề của bức thư và nội dung cần xin lỗi. Ngoài ra, Title là phần thu hút sự tập trung của người đọc thư, do đó đây là mục cần được in đậm và viết ở phần chính giữa bức thư.

    Ví dụ: Apology letter to customer for delay shipment

    Tạm dịch: Thư xin lỗi khách hàng vì giao hàng chậm trễ

    Hoặc

    Apology letter to customer for bad service

    Tạm dịch: Thư xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém

    Body ( Phần thân bài)

    Đây được coi là phần quan trọng nhất vì nó là phần để người viết trình bày nội dung chính của thư và thể hiện lời xin lỗi chân thành của mình tới khách hàng. Theo một bài nghiên cứu của Đại học Ohio State của Mỹ, phần thân bài của một bức thư xin lỗi hiệu quả bao gồm sáu yếu tố sau:

    • Biểu lộ được sự hối hận (Expssion of regret)
    • Giải thích (Explanation)
    • Thừa nhận trách nhiệm (Acknowledgement of responsibility)
    • Đưa ra tuyên bố về sự tái phạm (Declaration of repetence)
    • Giải pháp khắc phục (Offer of repair)
    • Xin tha thứ từ khách hàng (Request for forgiveness)

    Do đó Body của một bức thư xin lỗi cần bao gồm các nội dung sau đây.

    Biểu lộ được sự hối hận (Expssion of regret)

    Người viết đưa ra một lời tuyên bố nhằm bày tỏ sự nuối tiếc về sai sót mà mình/ công ty đã gây ra.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • On behalf of our company, (Thay mặt công ty,)
    • I apologize for… (Tôi xin lỗi vì…)
    • Please accept my sincere apology for… (Xin vui lòng chấp nhận lời xin lỗi chân thành của tôi vì…)
    • I am deeply sorry for… (Tôi chân thành xin lỗi vì…)

    Ví dụ:

    On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

    (Thay mặt công ty, Tôi vô cùng xin lỗi quý khách về trải nghiệm không tốt của quý khách với cộng tác viên bán hàng của chúng tôi, Linda)

    Giải thích (Explanation)

    Người viết giải thích nguyên nhân cho sai sót của mình/ công ty.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • Due to.. (Bởi vì..)
    • Upon thorough review of the situation, we narrowed the cause to.. (Sau khi xem xét kĩ lưỡng tình hình, chúng tôi cho rằng nguyên nhân là..)
    • The reason for là…

    Ví dụ:

    The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training.

    (Nguyên nhân của sự trải nghiệm không tốt của quý khách là do Linda là nhân viên mới mà chúng tôi đang đào tạo)

    Thừa nhận trách nhiệm ( Acknowledgement of responsibility)

    Người viết thừa nhận trách nhiệm của mình/ công ty đối với sai sót.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • I was wrong in what I did, and I accepted responsibility for my actions. (Hành động của tôi là sai trái và tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về hành động của mình)
    • I take full responsibility for the situation. (Tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về tình huống đã xảy ra)
    • I take full responsibility for )

    Ví dụ:

    I take full responsibility for her unprofessional behavior. (Tôi xin hoàn toàn nhận trách nhiệm về thái độ thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.)

    Đưa ra tuyên bố về sự tái phạm (Declaration of repetence)

    Người viết đưa ra lời hứa/ cam kết sẽ không tái phạm sai sót.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • Please be assured that this type of situation will never happen again. (Xin quý khách yên tâm, tình huống tương tự sẽ không bao giờ xảy ra nữa.)
    • As a testament to our strive for perfection, we have taken steps to ensure that this will never happen again. (Như một minh chứng cho nỗ lực của chúng tôi vì sự hoàn hảo, chúng tôi đã thực hiện một số giải pháp để đảm bảo rằng điều này sẽ không bao giờ xảy ra nữa.)

    Giải pháp khắc phục (Offer of repair)

    Người viết đưa ra những đề xuất để sửa hoặc giảm bớt các tác động tiêu cực của sai phạm.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • To make up for your experience at , tôi xin được…)
    • On behalf of our company, I would like to…. (Thay mặt công ty của chúng tôi, tôi xin được..)
    • Because of this serious oversight, we are going to provide you with… (Vì sự trải nghiệm không tốt này, chúng tôi xin được tặng quý khách…)

    Ví dụ:

    On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company.

    (Thay mặt công ty của chúng tôi, tôi xin được tặng quý khách một voucher giảm giá 30% các sản phẩm mà quý khách sẽ mua ở công ty chúng tôi vào lần tới.)

    Xin tha thứ từ khách hàng (Request for forgiveness)

    Người viết xin sự tha thứ từ khách hàng.

    Một số mẫu câu thông dụng:

    • I sincerely ask for your forgiveness. (Tôi chân thành cầu xin sự tha thứ của quý khách.)
    • I hope you will accept this gesture of apology. (Sử dụng ngay sau khi đưa ra giải pháp.)
    • (Tôi mong rằng quý khách chấp nhận cử chỉ này như môt lời xin lỗi của chúng tôi.)

    Nguyen Van A

    HR Manager

    ABC Trading Company Limited

    27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

    To:

    John Smith

    85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia

    Apology letter to customer for bad service

    Dear, Mr. Smith

    On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

    The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior.

    Please be assured that this type of situation will never happen again.

    On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology

    Yours in service,

    Nguyen Van A

    HR Manager

    ABC Trading Company Limited

    27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

    Tạm dịch:

    Nguyễn Văn A

    Trưởng phòng nhân sư

    Công ty TNHH Thương Mại ABC

    Số 27, đường Lê Văn Lương, Quận Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam

    Tới:

    John Smith

    Số 85, Đường Settlement, phố Bundoora, thành phố Melbourne, Châu Úc.

    Thư xin lỗi khách hàng vì dịch vụ kém

    Kính gửi Ngài Smith,

    Thay mặt cho công ty của chúng tôi, tôi vô cùng xin lỗi Ngài vì trải nghiệm không tốt của Ngài với Linda, cộng tác viên bán hàng của chúng tôi.

    Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài là vì Linda là nhân viên mới mà chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

    Xin Ngài hãy yên tâm rằng loại tình huống này sẽ không bao giờ xảy ra nữa.

    Thay mặt công ty chúng tôi, tôi xin được tặng Ngài một phiếu giảm giá 30% cho lần mua hàng tiếp theo của Ngài tại công ty chúng tôi. Tôi mong rằng Ngài sẽ chấp nhận cử chỉ này như môt lời xin lỗi của chúng tôi.

    Luôn hân hạnh được phục vụ Ngài,

    Nguyễn Văn A

    Trưởng phòng nhân sư

    Công ty TNHH Thương Mại ABC

    Số 27, đường Lê Văn Lương, Quận Thanh Xuân, Hà Nội, Việt Nam.

    Một số lưu ý khi viết thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

    Ngôn ngữ

    Bức thư xin lỗi tới khách hàng được sử dụng trong môi trường làm việc trang trọng, thể hiện sự chuyên nghiệp của người viết nên ngôn ngữ được sử dụng khi viết thư cần phải lịch sự và thể hiện sự tôn trọng đối với người đọc. Do đó, khi viết thư, người viết cần tránh sử dụng các từ viết tắt như “ isn’t, couldn’t,..” và thay vào đó viết đầy đủ các từ thành “ is not, could not..”. Ngoài ra, người viết tuyệt đối không sử dụng các từ lóng hoặc các từ đả kích, xúc phạm tới người đọc.

    Không dài dòng

    Khi viết thư, người viết cần bám sát vào mục đích của một bức thư xin lỗi là thừa nhận những thiết sót của doanh nghiệp và đưa ra các giải pháp nhằm nhận được sự thông cảm từ khách hàng. Vì vậy, khi viết thư, người viết không nên dài dòng, kể lể quá chi tiết và thêm vào những thông tin không cần thiết ngoài việc xin lỗi.

    Ví dụ:

    Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài là vì Linda là nhân viên mới mà chúng tôi đang đào tạo. Cô ấy mới tốt nghiệp được một thời gian và mới làm ở chỗ chúng tôi được 1 tháng. Do đó cô ấy vẫn còn chưa thạo việc lắm. Khi ngài yêu cầu cô ấy giới thiệu sản phẩm, cô ấy đã không giới thiệu được và khiến ngài có một trải nghiệm không tốt.Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

    Đây là một bức thư xin lỗi có nội dung dài dòng và không tập trung vào mục đích chính của thư. Mục đích chính khi viết thư là người viết nhận lỗi của mình. Do đó việc kể chuyện quá nhiều khiến người đọc thư không thể tập trung nhận ra sự hối lỗi chân thành của người viết.

    Sửa lại:

    Lịch thi thử IELTS (Paper-based) tháng này

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài là vì Linda là nhân viên mới mà chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

    Kết luận

    Bài viết trên đã giới thiệu cho người đọc về cách viết bức thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh gửi cho khách hàng. Ngoài ra tác giả cũng cung cấp các thông tin về bố cục, các cấu trúc thường được sử dụng trong từng phần của một bức thư, cùng với một số lưu ý, nhằm giúp cho người đọc có thể viết một bức thư xin lỗi hiệu quả và thể hiện sự chân thành đối với khách hàng.

    Hồ Thiên Trà

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Chữ Ông Đồ, Chữ Thư Pháp Chúc Mừng Năm Mới
  • Hướng Dẫn Cách Sử Dụng Trộn Thư (Mail Merge) Để Tạo Hợp Đồng Lao Động, Xuất Phiếu Lương Cho Nhân Viên, Thư Mời, Thông Báo,…
  • Giới Thiệu Các Thuật Toán Thư Viện Chuẩn » Cafedev.vn
  • Trường Trung Học Phổ Thông Fpt
  • Viết Một Bức Thư Gửi Cho Mẹ Của Em
  • Hướng Dẫn Gửi Mail Cho Khách Hàng

    --- Bài mới hơn ---

  • Email: 6 Cách Tạo Ấn Tượng Để Nhận Được Phản Hồi
  • Làm Thế Nào Để Cải Thiện Bài Thi Viết Aptis?
  • Cấu Trúc Của Bài Thi Aptis
  • Bài Thi Aptis Là Gì? Cấu Trúc Và Cách Tính Điểm Của Bài Thi Aptis
  • Gửi Mail Cho Nhà Tuyển Dụng Như Nào Cho Đúng?
  • Hướng dẫn gửi mail cho khách hàng

    Trong số vô vàn con đường khả dĩ để tìm kiếm khách hàng, công nghệ hiện đại đã mang lại cho chúng ta tiện ích giao tiếp email. Nếu được sử dụng hợp lý, email marketing có thể trở thành một loại hình tương tác hiệu quả giữa các công ty và khách hàng của họ – cả hiện tại lẫn tiềm năng. Bạn đã hiểu được tầm quan trọng của việc thu thập email khách hàng mọi lúc có thể (bao gồm tại cửa hàng và thông qua website), nhưng bước tiếp theo là biết cách tận dụng những email khách hàng này như sợi dây kết nối có giá trị cho doanh nghiệp của mình

    Mời bạn hãy xem video hướng dẫn sau hoặc có thể làm theo các bước hướng dẫn phía dưới.

    YeahCRM cung cấp cho bạn công cụ gửi email marketing đến với khách hàng của mình, thật đơn giản để sử dụng, bạn hãy làm theo các bước sau:

    : Trong phân hệ Khách hàng bạn chọn khách hàng cần gửi mail, rồi sau đó nhấp chuột phải bạn sẽ thấy xuất hiện một menu con. Tiếp theo các bạn chọn Gửi mail

    • Ở vị trí số 1: đây là địa chỉ mail khách hàng mà bạn cần gửi, bạn có thể gửi mail cùng lúc cho rất nhiều các khách hàng của mình cùng một nội dung bằng cách điền tiếp các địa chỉ mail vào đây và mỗi địa chỉ được phân biệt tách ra bởi dấu ; (dấu chấm phẩy)
    • Ở vị trí số 2: bạn điền địa chỉ mail mà bạn cần phải CC (việc gửi thêm một bản sao của mail cho một số người khác)
    • Ở vị trí số 3: bạn điền địa chỉ mail mà bạn muốn BCC (gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả, chỉ người gửi và người nhận nhìn thấy mail của nhau thôi. Chính vì vậy mà bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác)
    • Ở vị trí số 5: bạn có thể sử dụng mẫu mail đã có sẵn mà bạn đã soạn trước, nếu không có mail phù hợp thì bạn có thể viết nội dung mail mới ở khung nội dung phía dưới.

    Khi đã nhập đầy đủ mail người nhận và nội dung của mail bạn ấn nút Gửi để gửi mail cho các khách hàng đã được chọn

    --- Bài cũ hơn ---

  • Gợi Ý Viết Văn Nghị Luận Xã Hội
  • Cách Làm Bài Văn Nghị Luận Xã Hội Đạt Điểm Cao
  • Cách Làm Văn Nghị Luận Lớp 12
  • Cách Viết Đoạn Văn Nghị Luận Xã Hội 200 Chữ
  • Cách Làm Bài Văn Nghị Luận Xã Hội Lớp 12
  • Cách Viết Cv Bằng Tiếng Anh Chuyên Ngành Khách Sạn

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Cv Ngành Nhà Hàng
  • Hướng Dẫn Viết Cv Ngành Nhà Hàng
  • Cv Xin Việc Bằng Tiếng Anh Ngành Khách Sạn
  • Viết Cv Xin Việc Bằng Tiếng Anh Ngành Khách Sạn Để Được Hẹn Phỏng Vấn
  • Hướng Dẫn Cách Viết Cv Nhân Viên Kinh Doanh Ấn Tượng
  • Việc làm phục vụ

    Việc làm đầu bếp

    Việc làm pha chếCV bằng tiếng Anh là bước tiếp cận đầu ngành Nhà hàng – khách sạn

    Các mục chính cần phải có khi viết CV tiếng Anh chuyên ngành Khách sạn – Nhà hàng

    Để viết CV tiếng Anh chuyên ngành bạn cần tập trung vào những mục chính sau:

    Thông tin cá nhân: họ tên, ngày sinh, email, địa chỉ, email,… là những thông tin bắt buộc phải có.

    Kinh nghiệm: Liệt kê những nơi bạn đã làm việc, những kinh nghiệm và kỹ năng mà bạn rèn luyện được từ những công việc cũ.

    Người tham khảo: Đây là mục quan trọng, nhà tuyển dụng cần mục này để có thể xác nhận những thông tin mà bạn đưa vào CV.

    Những hạng mục quan trọng mà bạn không được bỏ qua

    Từ vựng chuyên dụng cho CV xin việc bằng tiếng Anh ngành Khách sạn – Nhà hàng

    Khi viết CV, bạn nên chú ý sử dụng những từ chuyên ngành để nhà tuyển dụng ấn tượng về CV, ví dụ như:

    • Team player: tinh thần làm việc nhóm cao

    • Organizational skills: tính kỷ luật cao

    • Exceptional interpersonal skills: kỹ năng giao tiếp đặc biệt

    • Highly responsible and reliable: có trách nhiệm và đáng tin cậy.

    • Quick thinking, can handle pssure: nhanh trí, xử lý tình huống hiệu quả dưới áp lực cao.

    • Personal appearance: ngoại hình cá nhân tốt

    • Communication skills: kỹ năng giao tiếp tốt

    Ứng viên phải sử dụng chính xác từ vựng chuyên ngành để nhà tuyển dụng

    Cách viết CV tiếng Anh chuyên ngành Khách sạn – Nhà hàng

    CURRICULUM VITAE

    INFORMATION

    Nguyen Trong Tuan

    Sales Executive

    Gender: Male

    Date of birth: 1st June 1994

    Family Status: Single

    Address: 573 Tran Nao Street, Ho Chi Minh City

    Cellphone: 0383535854

    Email: [email protected]

    Website: facebook.com/tuannguyen1994

    CAREER OBJECTIVE

    A conpentent, focused and experienced receptionist who feels that his greatest strengths are firstly his strong commitment to providing the highest level of loyalty and service to colleagues & hotel patrons. Secondly my ability to develop and maintain a close working relationship with co-workers. Thirdly i am always reviewing processes and identifying ways to improve efficiency & service, thereby reducing overall costs.

    WORKING EXPERIENCE

    July, 2022 to Present

    Hyatt Agency

    Receptionist

    • Greeting customer by using body language or language, in person or on the telephone; answering or referring inquiries.

    • Directs customers by giving instructions or using employee and department directories.

    • Following procedures; monitoring logbook; issuing visitor badges to maintain security.

    • Following manufacturer’s instructions for house phone and console operation to maintains telecommunication system

    • Complying with procedures, rules, and regulations to maintain safe and clean reception area. Documenting and communicating actions, irregularities, and continuing need to maintain continuity among work teams.

    • Accomplishing related results as needed to contribute to team effort

    EDUCATION

    Hanoi Open University

    2014 – Good

    English – Very good

    ADDITIONAL SKILLS

    – Extensive knowledge of the hotel, hospitality, leisure and service sector.

    – Be able to tactfully resolving guest disputes.

    – Dealing with challenging situations by a calmly and professionally attitude

    – be able to identify, understand and give priority to urgent issues.

    – In-depth customer facing experience.

    – Working for long hours, under hard pssure and to tight deadlines.

    – Strong influencing & good at communication skills.

    – Quickly learning new skills & knowledge.

    – Be able to work under pssure.

    – Good commercial acumen.

    HOBBIES

    English, reading, communicating, traveling,…

    REFEREE

    Mr. Thanh Trung

    General Manager – Hyatt Agency – 0351234563 – [email protected]

    I assure that the information provided is true and correct!

    Lưu ý khi viết CV tiếng anh chuyên ngành Khách sạn – Nhà hàng

    • Kiểm tra cẩn thận CV của bạn trước khi gửi đi. Một lỗi nhỏ thôi sẽ phá hủy mọi cố gắng của bạn.
    • Trình bày rõ ràng, mạch lạc. Sử dụng biện pháp liệt kê để nhà tuyển dụng nắm được nội dung dễ dàng hơn.
    • Dành thời gian tham khảo những mẫu CV mới nhất để đảm bảo CV đẹp về nội dung và ấn tượng.
    • Sử dụng định dạng PDF để tránh tình trạng lỗi file. Thể hiện sự chuyên nghiệp của bạn cho nhà tuyển dụng thấy.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Cv Nhà Hàng
  • Cập Nhật 3 Mẫu Cv Xin Việc Kỹ Thuật Kèm Theo Cách Viết
  • Hướng Dẫn Viết Một Cv Cho Ngành Kỹ Thuật
  • Mục Tiêu Nghề Nghiệp Ngành Kỹ Thuật
  • Mẫu Cv Xin Việc Kế Toán Bán Hàng
  • Cách Viết Email Chào Hàng Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Mẫu Câu Mặc Cả, Trả Giá Bằng Tiếng Anh
  • Tổng Hợp Mẫu Câu Tiếng Anh Giao Tiếp Chủ Đề Mời Bạn Đi Chơi
  • Cách Đưa Ra Lời Mời Đi Chơi, Hẹn Hò Trong Tiếng Anh
  • Bỏ Túi 25 Cách Chúc Mừng Sinh Nhật Bằng Tiếng Anh Hay Và Ý Nghĩa Nhất
  • Cách Viết Email Xin Ngừng Ứng Tuyển
    1. Đầu thư

    Bạn nên bắt đầu bằng Dear, đây có là từ hay gặp nhất khi mở đầu một Email. Đây là cách dùng trang trọng, lịch sự khi bạn lần đầu viết Email cho ai đó. Bạn có thể dùng “Dear” trong hầu hết các Email thương mại với đối tác, khách hàng bởi vì nó yêu cầu tính lịch sự, trang trọng.

    Đối với những người thân thiết, đồng nghiệp bạn có thể băt đầu bằng Hi, Hello…

    • Dàn ý cách viết Email chào hàng bằng Tiếng Anh với RAP

    RAP là gì? RAP là viết tắt của:

    * Reference (giới thiệu) – Giới thiệu lý do bạn viết thư.

    * Action (hành động) – Yêu cầu, đề nghị người đọc làm gì đó

    * Polite close (kết thư lịch sự) – Cảm ơn và tạm biệt.

    Ví dụ:

    Dear John,

    I am writing to you about our meeting on Monday. (Reference). Please could you send me the latest version of the agenda before the end of the day? (Action)

    Best regards

    Rose

    John thân mến,

    Tối viết thư này cho bạn để hỏi về cuộc họp của chúng ta vào thứ hai. Bạn có thể gửi giúp tôi lịch trình mới nhất trước cuối ngày hôm nay được không?

    Xin chân thành cảm ơn.

    Trân trọng!

    Reference – Lý do viết Email

    * With reference to…

    * Referring to…

    * I am writing to…

    * I am writing in response to…

    * In response to your inquiry…

    Polite Close – Kết thúc lịch sự

    * Many thanks for/ Thank you for… Cám ơn vì…

    * I look forward to hearing from you soon. Tôi hi vọng nhận được thư sớm từ bạn

    * Please let me know if you have any questions/ Nếu bạn có bất cứ câu hỏi gì hãy hồi âm lại cho tôi biết

    …if you have any queries/ questions, please call me/ please don’t hesitate to let me know / Nếu có bất cứ yêu cầu, thắc mắc nào xin vui lòng gọi cho tôi/ cho tôi biết.

    Lời chào cuối thư

    Yours sincerely – Thường được dùng cho các Email trang trọng 

    Best regards: Lời chào cuối thư chúng ta cũng có thể dùng Best regards thay cho Yours sincerely hoặc Yours faifully. Cụm từ này dùng được cả trong tình huống trang trọng và không trang trọng

    Lưu ý:

     Nếu bắt đầu Email bằng Dear + tên người nhận cụ thể, sẽ kết thúc bằng Yours sincerely

    Nếu bắt đầu Email bằng Dear Sir/Madam (không có tên người cụ thể), chúng ta dùng Yours faithfully ở cuối Email.

    1. Cách viết tiêu đề Email chào hàng khiến khách hàng không thể bỏ qua:

    Cách 1:

    Cách viết Email chào hàng

    với tiêu đề là 1 lời khuyên hữu ích và cụ thể, Ví dụ:

    Làm thế nào để tăng 50% tỷ lệ mở Email?

    Làm thế nào để nói tiếng Anh thành thạo trong 3 tháng?

    Cách 2:

    Cách viết Email chào hàng

    với tiêu đề là thông tin hữu ích, Ví dụ:

    5 Cách viết Email chào hàng bằng tiếng Anh?

    3 Cách viết Email chào hàng khiến khách hàng muốn mua ngay sản phẩm của bạn

    Cách 3:

    Cách viết Email chào

    hàng với tiêu đề là 1 sự thật

    Ví dụ: Sự thật về cách làm da trắng mịn hơn trong 2 tuần?

    ….

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Viết Đơn Xin Tăng Lương Và Mẫu Đơn Được Dùng Nhiều Nhất
  • Hướng Dẫn Cách Tạo Liên Kết Trong Word Đơn Giản Nhất
  • Hướng Dẫn Cách Tạo Liên Kết Giữa Các Trang Trong Word
  • Welcome Letter Là Gì? Tác Dụng Bất Ngờ Của Thư Chào Hỏi
  • 20 Ví Dụ Về Email Welcome Từ Các Nhãn Hàng ( P 2 )
  • Mẫu Thư Xin Lỗi Khách Hàng Trong Khách Sạn Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu
  • Cách Học Tiếng Anh Xuất Nhập Khẩu
  • Kinh Nghiệm Viết Email Bằng Tiếng Anh Cho Khách Hàng
  • Cách Tìm Gia Sư Tiếng Anh Lớp 6 Tại Hà Nội Giúp Con Học Giỏi
  • 3 Điểm Quan Trọng Khi Viết Thiệp Mời Sinh Nhật Bằng Tiếng Anh
  • Dù cung cấp dịch vụ tốt đến đâu thì đôi lúc khách sạn cũng sẽ vướng phải sai sót khó tránh. Lúc đó, lời xin lỗi miệng qua loa chưa chắc đã có thể xoa dịu cơn giận của khách hàng khó tính. Điều họ mong muốn là bồi thường, hoặc đơn giản là một lá thư xin lỗi trịnh trọng.

    Tiêu chí viết thư xin lỗi khách hàng trong khách sạn

    Đồng cảm với khách hàng

    Trong thư xin lỗi, ngoài lời xin lỗi bắt buộc phải có thì thư phải thể hiện được sự đồng cảm với khách hàng. Khi khách sạn phục vụ chưa tốt, họ bất mãn thì bạn phải cho thấy rằng, bạn cũng rất lấy làm tiếc vì sơ suất đó, bạn thấu hiểu sự khó chịu của khách hàng chứ không nên đổ lỗi cho bất kì ai.

    Nhận trách nhiệm về phía mình

    Viết thư xin lỗi cho khách hàng tức là bạn đang chịu trách nhiệm cho những sơ suất khách sạn gây nên. Tất cả những” tại, bị, thì, là, mà ” đổ lỗi khách hàng tuyệt đối không được đề cập đến. Hãy luôn nhớ, khách hàng là Thượng đế, họ không thích bị chỉ trích đâu. Tốt nhất khách sạn vẫn nên nhận phần trách nhiệm về mình và cam kết đền bù, hứa hẹn sẽ không để tình trạng đó xảy ra nữa.

    Chỉn chu về mặt hình thức

    Bên cạnh nội dung thì hình thức lá thư cũng nên được chăm chút trước khi gửi đi. Chẳng khách hàng nào muốn nhận một lá thư xin lỗi trình bày cẩu thả, font chữ bị lỗi, sai chính tả, quá dài dòng… Bạn đang là người giảng hòa nên mọi thứ trình bày trong thư đều phải chỉn chu nhất. Chỉ cần một lỗi nhỏ về hình thức cũng có thể thổi bùng cơn giận trong khách, do họ nghĩ bạn không thật tâm xin lỗi.

    Mẫu thư xin lỗi khách hàng bằng tiếng Anh

    July 3, 2022

    Erik Gonzalez

    Manager of Guest Services

    Hotel Lotus

    129 Ocean Ave.

    San Diego, CA 92348

    To:

    Sandra Lee

    2394 Washington Blvd.

    Seattle, WA 92384

    Dear Ms. Lee,

    I would like to offer my sincerest apologies for the problems you encountered during your stay at the Hotel Lotus last week. I do not know why your reservation was lost; however, I am looking into it to ensure it does not happen again. However, it blackened your stay at our hotel, and for that I am sorry.

    Tạm dịch: Khách sạn chúng tôi chân thành xin lỗi quý khách vì những sự cố quý khách gặp phải trong quá trình lưu trú tại khách sạn Lotus. Tôi không biết vì sao lại xảy ra thiếu sót với đơn đặt phòng của quý khách, nhưng tôi đang cố gắng tìm hiểu và cam kết sơ suất này sẽ không tái diễn. Dù sao đi nữa thì tôi cũng rất xin lỗi vì quý khách không thể lưu trú tại khách sạn.

    I hope that you were able to enjoy the rest of your time in San Diego once we sorted everything out. I am glad we were able to find you an appropriate room, and I hope you enjoyed the free champagne we sent up to your room. I also want to offer you a 10 percent discount for the next time you visit our fine establishment.

    Tạm dịch: Tôi hi vọng quý khách có thể tiếp tục kỳ nghỉ tại San Diego trong khi chúng tôi xử lý vấn đề. Tôi rất vui vì có thể tìm cho quý khách một căn phòng thích hợp, và hi vọng quý khách sẽ thích phần rượu sâm panh miễn phí từ khách sạn. Ngoài ra, chúng tôi còn muốn gửi đến quý khách voucher giảm giá 10% cho lần lưu trú tiếp theo.

    We care about our guests at Hotel Lotus, and we hate it when there is ever a problem with one of our guests. I was embarrassed to have encountered such a problem with you, and I will do everything in my power to ensure it does not happen again. Additionally, I hope you were satisfied with how the hotel employees handled your problem. If you had any negative experiences with any of our staff, please let me know. I hope that you will visit us again the next time you are in town.

    Tạm dịch: Khách hàng là mối quan tâm hàng đầu của khách sạn Lotus và chúng tôi không muốn có bất kỳ sơ suất nào xảy ra cho khách. Tôi rất tiếc vì đã để xảy ra sự cố với quý khách và tôi cam kết sẽ làm mọi thứ trong quyền hạn của mình để đảm bảo không xảy ra tình trạng tương tự. Hi vọng quý khách hài lòng với hướng giải quyết của chúng tôi. Nếu quý khách có điều gì không hài lòng với nhân viên, xin hãy thông báo cho tôi biết. Rất mong gặp lại quý khách trong lần tới.

    Sincerely,

    Erik Gonzalez

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mẫu Thư Xin Lỗi Khách Hàng Của Khách Sạn Bằng Tiếng Anh Và Tiếng Việt
  • Thư Chào Hàng Và Những Mẹo Viết Thư Chào Hàng Ấn Tượng Nhất
  • Hướng Dẫn Cách Viết Thư Bằng Tiếng Anh Hỏi Thăm Sức Khỏe Hay Nhất 2022
  • 99 Cách Viết Email Xin Việc Tiếng Anh & Tiếng Việt Gây Ấn Tượng Với Nhà Tuyển Dụng
  • Mẫu Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn Bằng Tiếng Anh Thế Nào Là Ấn Tượng?
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100