Hướng Dẫn Viết Formal Email Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng

--- Bài mới hơn ---

  • 7 Bước Để Hoàn Thành 1 “formal Email” Cực Chuẩn.
  • Bí Kíp Ielts Writing Task 1 General Viết Thư
  • Tạo Font Chữ Đẹp Online ❤️ Với 1001+ Font Chữ Khác Nhau
  • 47 Font Chữ Viết Tay Miễn Phí Tuyệt Vời
  • Hướng Dẫn Cài Đặt Font Và Viết Chữ Có Dấu Trên Photoshop
  • Có hai loại email chính đó là formal (trang trọng) và informal (thân mật). Tuy cùng là email những mỗi loại bên cạnh form mẫu chung lại có những yêu cầu riêng, đặc biệt là đối với dạng formal. Trong bài viết này, AROMA xin gửi tới bạn những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng đối với email dạng formal để bạn có thể tạo nên những email hoàn hảo, chuẩn form nhất.

    Cách viết email tiếng anh vô cùng ấn tượng

    Cũng giống như khi viết email bằng tiếng Việt, hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

    Dear Mr. Harry/ Dear Mrs. Harry/ Dear Miss Harry Dear Dr. Smith Dear Captain Morgan …

    Dear Sir/ Dear Madam (trong trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam ).

    Hãy luôn bắt đầu bằng lời cảm ơn trước nếu bạn viết email trả lời:

    – Viết email trả lời khách hàng: Thanks for contacting Sakura Company.

    – Viết email phản hồi email của công ty mà bạn đã ứng tuyển: I am very happy to receive your email.

    Sau đó hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác.

    Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể áp dụng theo các mẫu câu ở một số tình huống phổ biến sau:

    – Viết email xin việc: I am writing to apply for the position of project manager (Tôi viết thư để ứng tuyển vị trí quản lý dự án)

    – Viết email lưu trú (đặt phòng khách sạn): I am writing to make a hotel reservation (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn).

    – Viết email xác nhận việc đặt vé: I am writing to confirm my ticket booking (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt trước vé).

    – Viết email để hỏi thêm thông tin về sản phẩm:

    – Viết email mời tham dự tiệc: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6 (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể sắp xếp thời gian để tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi).

    – Viết email cung cấp thông tin:

    Trường hợp trong mail có tệp đính kèm:

    Sau đó hãy kết thúc thư:

    Yours faithfully/ Yours sincerely Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly Yêu cầu chung khi viết email:

    – Email phải được viết ngắn gọn, rõ ràng.

    – Chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

    – Không viết tắt.

    Hy vọng những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng trên cùng với ví dụ thực tế sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được những yêu cầu chính khi viết một formal email để tạo nên mẫu email của riêng mình.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Footnote Tạo Chú Thích Trong Văn Bản Word
  • Hướng Dẫn Qui Cách Viết Bài Cho Tạp Chí Khpl Và Giáo Trình
  • Cách Tạo Ghi Chú, Chú Thích Footnote Cuối Trang Cho Văn Bản (13/08/2018)
  • Cách Viết Footnote Và Liệt Kê Bibliography
  • Cách Sử Dụng Flashcard Tiếng Nhật Sao Cho Hiệu Quả
  • 7 Bước Để Hoàn Thành 1 “formal Email” Cực Chuẩn.

    --- Bài mới hơn ---

  • Bí Kíp Ielts Writing Task 1 General Viết Thư
  • Tạo Font Chữ Đẹp Online ❤️ Với 1001+ Font Chữ Khác Nhau
  • 47 Font Chữ Viết Tay Miễn Phí Tuyệt Vời
  • Hướng Dẫn Cài Đặt Font Và Viết Chữ Có Dấu Trên Photoshop
  • Thủ Thuật Chèn Ảnh Trên Github
  • Công việc yêu cầu bạn phải thường xuyên trao đổi mail với khách hàng nước ngoài, boss hay đồng nghiệp của bạn, nhưng bạn đang lo ngại không biết làm thế nào để có một bức thư điện thử chuẩn xác, đầy đủ các nội dung và mang lại hiệu qua trong công việc.

    Bài viết sau đây sẽ giúp bạn làm rõ 7 bước cho một “formal email”. Đây là những bước cơ bản nhất, bạn có thể sử dụng những ví dụ trong bài cho chính email của mình.

    Tùy theo nội dung công việc của bạn mà sẽ có những nội dung khác nhau. Nội dung thường ngắn gọn, vắt tắt và gói gọn trong một cụm từ hay một câu

    Như một cách lịch sự thể hiện đến đối phương, bạn cần gửi đến lời chào mở đầu trước khi đi vào nội dung mail.

    Nếu như là lần trao đổi đầu tiên với đối phương, bạn có thể bỏ qua bước này.

    Nhưng nếu đã có cuộc gặp gỡ trước đó, thì cần thiết để bạn đề cập đến nó, cũng như những vấn đề đã trao đổi trước đó.

    Đây là phần bạn cần đặc biệt chú trọng đến, vì toàn bộ nội dung của email được thể hiện trong phần này. Các ý của bạn phải rõ ràng cụ thể để đối phượng có thể nắm bắt một cách hiệu quả.

    Trong công việc có rất nhiều tài liệu cần được đính kèm, và khi đính kèm bất cứ tài liệu nào, bạn cần đề cập đến để đối phương không bỏ sót nội dung đó.

    Cũng quan trọng như Greeting, email của bạn cần thiết để kết thúc một cách ấn tượng và hiệu quả.

    Phương pháp học tiếng Anh online một kèm một của Antoree sẽ mang lại cho bạn một phương pháp học mới nâng cao trình độ tiếng Anh của bạn một cách nhanh chóng.

    NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

    Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Viết Formal Email Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng
  • Cách Sử Dụng Footnote Tạo Chú Thích Trong Văn Bản Word
  • Hướng Dẫn Qui Cách Viết Bài Cho Tạp Chí Khpl Và Giáo Trình
  • Cách Tạo Ghi Chú, Chú Thích Footnote Cuối Trang Cho Văn Bản (13/08/2018)
  • Cách Viết Footnote Và Liệt Kê Bibliography
  • Cách Viết Thư Formal Trong Ielts Writing Task 1 General Training

    --- Bài mới hơn ---

  • Tổng Hợp 10 Bài Viết Thư Email Bằng Tiếng Anh Của Vstep
  • Phân Biệt Văn Phong Trong Thư Formal & Informal, Writing Task 1
  • Phân Biệt Văn Phong Formal & Informal Letters Trong Writing Task 1
  • Cách Viết Thư Mời Dự Tiệc Tất Niên, Sinh Nhật, Liên Hoan Hay
  • Mail Chia Tay Công Ty
  • Tiếp tục với chuỗi bài giới thiệu về cách viết từng loại thư formal trong bài thi IELTS Writing Task 1 của IELTS General Training, bài viết lần này sẽ xoay quanh thư yêu cầu, một dạng câu hỏi cũng xuất hiện khá phổ biến trong kỳ thi. Tương tự như các loại thư khác, thư yêu cầu cũng bao gồm Phần chào hỏi, phần giới thiệu, phần nội dung chính của thư (hay còn gọi là phần thân bài) và cuối cùng là phần kết thúc.

    Thư yêu cầu trong IELTS General Training

    Cũng như các loại hình thư khác, thí sinh cũng cần cân nhắc qua 3 bước trước khi bắt tay vào việc viết thư. Đó là:

    • Bước 1: Phân tích đề bài và bố cục bài viết
    • Bước 2: Xác định giọng văn xuyên suốt lá thư
    • Bước 3: Đảm bảo trả lời lần lượt các yêu cầu của đề bài

    You stayed at a hotel recently and forgot your clothes there.

    Write a letter to the hotel manager and say

    • When and where did you stay
    • Describe your clothes.
    • What would you like the manager to do about it?

    You should write at least 150 words.

    Bước 1: Phân tích đề bài và bố cục bài viết

    • Để phân tích đề bài, người viết cần trả lời được những câu hỏi sau đây
    • Mối quan hệ giữa người viết và người nhận thư là như thế nào
    • Nguyên nhân vì sao lại có sự yêu cầu này
    • Người nhận thư có thể làm gì để thoả mãn yêu cầu của người gửi

    Mối quan hệ giữa người gửi thư và người nhận thư: người nhận thư là chủ của khách sạn và người gửi thư là khách của khách sạn đó. Từ đó suy ra người viết có thể không thực sự quen biết người nhận, hoặc nếu từng gặp qua thì mối quan hệ này cũng không quá thân thiết, cho nên việc đưa ra yêu cầu này cần giữ được một sự lịch thiệp nhất định.

    Vì sao lại có sự yêu cầu này: Nguyên nhân là do tác giả của lá thứ đã để quên một ít quần áo ở khách sạn, việc để quên này có thể được giải thích rằng vào lúc đó tác giả đang trong lúc gấp rút hoặc là tác giả là người hay quên. Việc bổ sung lý do vào có thể giúp bài viết có nhiều thông tin, từ đó cũng tạo điều kiện cho người viết có nhiều cơ hội hơn thể hiện được vốn từ cũng như ngữ pháp của mình.

    Người nhận thư được yêu cầu làm gì: dựa vào tình huống được nêu ra trong thư, có nhiều cách để người nhận thư hỗ trợ tác giả trong việc tìm lại quần áo. Một số giải pháp có thể được nhắc đến trong thư có thể là: người nhận sẽ gửi quần áo đó sang địa chỉ mà tác giả đề cập trong thư với chi phí gửi sẽ do tác giả thanh toán; hoặc là người nhận có thể hỗ trợ bằng cách tìm và giữ quần áo đó để tác giả sẽ quay trở về khách sạn để lấy. Do thời lượng có hạn nên thí sinh chỉ nên chọn 1 trong các giải pháp này để tiết kiệm thời gian và tránh làm ảnh hưởng đến thời lượng của IELTS Writing Task 2.

    Bước 2: Xác định giọng văn xuyên suốt lá thư formal IELTS Writing

    Tính lịch thiệp của thư: Tuy đây là thư yêu cầu, nhưng giọng văn của việc yêu cầu này cũng cần giữ tính lịch sự, khách sáo nhất định theo văn phong thư formal trong bài thi IELTS. Bởi vì đây không phải là lỗi của người nhận thư, mà là do tác giả quên, lời yêu cầu nên được đưa ra như là một sự nhờ vả, kêu gọi sự giúp đỡ. Vì thế, người viết tránh dùng giọng văn quá trịch thượng, mang tính ra lệnh hay đòi hỏi quá cao.

    Bước 3: Đảm bảo trả lời lần lượt các yêu cầu của đề bài

    My name is Jack Sherman. I am writing this letter in the hope that you can do me a favor. From 01 to 03 December, I had a business trip and stayed in your hotel, room 202, which I felt exceptionally comfortable living in. Unfortunately, in my hurry to leave for the restaurant where one of my biggest clients was waiting for me, I rushed out of the room without carefully checking my belongings. As a result, no sooner did I arrive in my house than I found out that I had forgotten some pieces of clothing in the room.

    When and where did you stay: Trước hết, việc nhấn mạnh thời điểm và số phòng mà tác giả đã lưu trú ở khách sạn là một điều rất cần thiết, bởi vì theo logic thông thường, đây là thông tin cơ bản để nhân viên khách sạn phân biệt tác giả với những người khách khác. Việc cung cấp thông tin này nên đi kèm với lời trình bày của tác giả về việc đồ đạc của mình bị bỏ quên trong chính căn phòng đó, cùng với hi vọng lễ tân hoặc nhân viên dọn phòng sẽ chú ý. Những nội dung này có thể sẽ cần 2-3 câu để truyền tải một cách trọn vẹn, nên thân bài đầu tiên của lá thư chỉ nên giải quyết một yêu cầu này của đề bài.

    Dù không đòi hỏi phân tích biểu đồ và kỹ năng đọc hiểu, gom gọn thông tin như bài thi IELTS Academic, nhưng bài thi IELTS General Training đòi hỏi thí sinh cần có sự nhạy bén trong việc xử lý và trình bày một vấn đề dưới dạng một lá thư formal. Bài viết trên đã cung cấp một số lưu ý khi viết loại thư yêu cầu – một dạng thư formal trong IELTS General Training. Phần cuối cùng của series sẽ xoay quanh nhóm thư dùng để thông báo thông tin.

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    --- Bài cũ hơn ---

  • Bí Kíp “công Phu” Viết Thư Mời Phỏng Vấn Cho Nhà Tuyển Dụng
  • Cách Viết Email Xác Nhận Thư Mời Phỏng Vấn Chuẩn Không Cần Chỉnh
  • Cách Viết Email Trả Lời Thư Mời Làm Việc Ấn Tượng (2019)
  • 3 Bí Quyết Viết Email Mời Tài Trợ Và Mẫu Email Tham Khảo
  • Cách Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Bằng Tiếng Anh
  • Cách Viết Email Chào Hàng

    --- Bài mới hơn ---

  • Mẫu Thư Gửi Đại Sứ Quán Pháp Xin Visa
  • Đại Sứ Quán Việt Nam Tại Nhật Bản Khuyến Cáo Công Dân Về Vấn Đề Xin Về Nước
  • Thư Ngỏ Tôi Và Sứ Quán
  • 5 Mẫu Thư Cảm Ơn Khách Hàng Ý Nghĩa & Ngắn Gọn Nhất
  • Hướng Dẫn Viết Thư Phàn Nàn B1 Vstep
  • 1. EMAIL CHÀO HÀNG LÀ GÌ?

    Email chào hàng (Offer letter) là một email bày tỏ ý định bán hàng và muốn được hợp tác của mình đối với khách hàng.

    Sau khi tìm được khách hàng tiềm năng và có được email liên hệ của họ, chúng ta sẽ tiến hành viết email chào hàng để giới thiệu với họ về công ty cũng như các mặt hàng của công ty, cùng với mong muốn được hợp tắc với họ.

    Nếu như thư chào hàng không thu hút, không ấn tượng ngay từ tựa đề Email lẫn nội dụng thì họ có thể sẽ không mở email, không trả lời email đó hoặc thậm chí có thể đánh Spam. Như vậy thì nỗ lực tìm kiếm khách hàng của chúng ta coi như vô ích rồi. Chính vì vậy mà chúng ta cần phải biết cách viết email chào hàng để có thể “ghi điểm” ngay lần đầu với khách hàng.

    2. CÁCH VIẾT EMAIL CHÀO HÀNG?

    2.1 Đối với chào hàng thụ động (trước đó đã nhận được thư hỏi hàng của người mua)

    + Phần mở đầu (Opening): cảm ơn khách hàng đã gửi thư hỏi hàng đến công ty mình.

    VD: We thank you for your inquiry of 27 th Nov asking for leather handbags and we are happy to make you an offer on the following terms and conditions:

    + Phần nội dung chính của email: trả lời những câu hỏi của người mua. Gửi cho họ Catalog, hàng mẫu (samples), bảng giá (quotation), thời hạn giao hàng (delivery time), phương thức thanh toán (method of payment), điều kiện giảm giá (discount).

    + Phần kết: Ngỏ ý mong đợi sự trả lời của khách hàng và hứa hẹn.

    Phần thư chào hàng thụ động bạn có thể tham khảo nhiều cách trả lời hơn ở bài viết Cách Trả Lời Thư Hỏi Hàng Và Làm Báo Giá, bài viết này Hanexim sẽ tập trung hơn vào phần thư chào hàng chủ động.

    2.2 Đối với chào hàng chủ động (chủ động chào hàng khi chưa nhận được thư hỏi hàng

    Chào hàng chủ động là sau khi đã tìm kiếm được thông tin của khách hàng (email, website, các mặt hàng mà khách đang kinh doanh…), chúng ta chủ động viết email cho khách để ngỏ ý muốn bán hàng và hợp tác với khách hàng.

    – Tiêu đề Email: Là một yếu tố vô cùng quan trọng, quyết định khách có mở Email hay không.

    + Đề cập đến ích lợi của hàng hóa hoặc đưa ra đề xuất, mục đích của email ngay ở tiêu đề.

    VD: FINDING AN IMPORTER OF TEXTILE PRODUCTS.

    + Một tiêu đề email chỉ nên chứa không quá 17 từ

    – Nội dung Email: viết ngắn gọn, súc tích, không dài dòng, đi thẳng vào vấn đề chính. Vì khách hàng sẽ không có nhiều thời gian để đọc một email dài dòng mà không đề cập được gì. Phần nội dung cần bao gồm:

    + Giới thiệu về bản thân, chức vụ tại công ty (Sales Executive) và sơ lược về công ty (công ty kinh doanh mặt hàng gì, thị trường chính,…)

    VD: I am Anna Tran, sales executives of Hanexim company. We are an exporter specializing in textile products.

    + Bạn biết thông tin khách hàng qua đâu? Đã tìm hiểu gì về công ty hay các sản phẩm của khách hàng (nên dành 1 câu để khen sản phẩm của khách)

    VD: I have searched for information of some textile importers and luckily, I got your information. I visited your website and found that you have so many wonderful products and I think our products may be suitable for your business.

    + Sau đó giới thiệu sản phẩm mà bạn muốn chào hàng cho khách. Có thể ghi thông tin chi tiết của sản phẩm trên email hoặc bạn gửi kèm catalogue với thông tin sản phẩm cho khách hàng tham khảo.

    + Cuối email bày tỏ mong muốn được có cơ hội trở thành đối tác với họ và mong nhận được phản hồi sớm.

    Mrs Đoàn Thúy – CEO HANEXIM

    CLB Yêu Xuất Nhập Khẩu Hà Nội (HAN EXIM CLUB)

    Đào tạo nghiệp vụ Xuất nhập khẩu& Logistics

    Mobile: 0906246584 0986538963

    Add: số 18 ngõ 67 Chùa Láng, quận Đống Đa, Hà Nội

    Website: https://hanexim.edu.vn

    Fanpage: https://www.facebook.com/giasuxuatnhapkhau

    Facebook: https://www.facebook.com/lophocxuatnhapkhau

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Cách Viết Mẫu Email Chào Hàng Chuẩn Nhất! Chi Ti T 2022
  • Cách Viết Mail Bằng Tiếng Nhật
  • Sửa Bài Viết Tiếng Pháp (4): Dạng Đề Phản Hồi Một Ý Kiến
  • Các Quy Tắc Viết Thư Tay Và Email Bằng Tiếng Anh Mà Bạn Cần Biết
  • Hướng Dẫn Viết Thư B1 Vstep
  • Cách Viết Email (Phần 1)

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Email Rõ Ràng Và Chuyên Nghiệp
  • 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm
  • Mẫu Thư Xin Việc, Email Xin Việc 2022
  • 9 Cách Viết Email Gửi Khách Hàng Chuyên Nghiệp Ấn Tượng Và Thu Hút
  • Cách Làm Email Marketing: 9 Thủ Thuật Mail Marketing Quan Trọng Nhất
  • Trong môi trường công sở, Email trở thành một trong những phương thức trao đổi thông tin quan trọng bậc nhất giữa Doanh nghiệp với khách hàng và đối tác. Giữa sếp với nhân viên, giữa đồng nghiệp và đồng nghiệp trong môi trường nội bộ doanh nghiệp. Email trở thành một hình thức giao tiếp thông thường mỗi ngày. Do đó, nội dung và hình thức Email sẽ thể hiện nên sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của bạn đối với khách hàng, cấp trên thậm chí là đồng nghiệp.

    Vậy làm cách nào để bạn có thể xây dựng Email với đầy đủ các nội dung, có hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sai sót thông thường?

    Thông qua Video kỳ này, Mộc Phát sẽ chia sẻ cho bạn các bước cơ bản để tạo ra một Email chuyên nghiệp:

    Video bao gồm 3 nội dung căn bản như sau:

    • Xây dựng form Email đúng chuẩn
    • Tạo chữ kỹ Email chuyên nghiệp
    • Các hình thức gửi mail (CC và BCC)
    • Luôn phải có tiêu đề mail;
    • Tiêu đề mail luôn phải được viết in hoa, ngắn gọn, thể hiện được nội dung chính của toàn bộ mail.
    • Không được viết tắt
    • Trình bày mail rõ ràng, có dấu chấm, dấu phẩy ngắt ý. Phân tách các ý bằng cách xuống dòng;
    • Cuối mỗi dòng chấm phẩy hoặc chấm kết thúc câu;
    • Đầu dòng luôn viết hoa chữ đầu tiên. Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa;
    • Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép ” ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng;
    • Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý;
    • Hạn chế dùng dấu cảm thán.
      Nên sử dụng font chữ dễ nhìn, rõ ràng (serif).
    • Nên sử dụng màu tối, không nên sử dụng màu sắc quá sặc sỡ hoặc quá nhiều màu cho một mail;
    • Màu sắc an toàn: màu đen, xám đen hoặc xanh đen;
    • Có thể sử dụng màu nổi để làm nổi bật những thông tin chính cần người xem chú ý.
      Kích thước phù hợp cho font chữ serif là Large.
    • Dùng từ dễ hiểu, chuyên nghiệp, không dài dòng.
    • Hạn chế sử dụng các từ ngữ thiếu tính chắc chắn hoặc hài hước trong mail: Tôi thử…, tôi sẽ cố gắng…, tôi chỉ…, tôi nghĩ là…;
    • Tuyệt đối không dùng các ngôn ngữ mang tính khiêu khích hoặc mang cảm xúc tiêu cực như: tôi cảm thấy…, tôi chỉ muốn…, tại sao bạn lại…, bạn phải…
    • Cách đính kèm tập tin, hình ảnh.
    • Cách chèn link web:
    • Khi chèn link web cần thay đổi Linkweb thành từ hoặc câu đại diện.
      Tùy trường hợp và đối tượng mà có lời chúc hoặc lời nhắc nhở phù hợp.
      Hướng dẫn cách tạo chữ ký chuyên nghiệp:
    • Trong quá trình gửi mail cho nhiều người, chúng ta có thể sử dụng chức năng CC hoặc BCC;
    • Gửi CC: là kiểu gửi khi người gửi muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính, và người nhận có thể thấy danh sách mail những người được nhận;
    • Gửi BCC: là kiểu gửi khi người gửi muốn gửi email đến cho một nhiều người và người nhận không biết được địa chỉ mail của những người khác.
    • Đặt tiêu đề cho email;
    • Đính kèm tập tin vào email (nếu có);
    • Viết nội dung email;
    • Kiểm tra lại nội dung email và file đính kèm một lần nữa;
    • Nhập địa chỉ email người nhận cuối cùng sau khi đã sẵn sàng gửi
    • Thưa gửi và cảm ơn là điều cơ bản cần có trong một email thể hiện sự tôn trọng và lịch sự;
    • Luôn có lời chào mở đầu mail;
    • Tùy vào đối tượng gửi mà ta có lời chào khác nhau như: Dear Mr. A, Kính gửi anh A, Thân gửi anh A;
    • Đối với những đối tượng là tập thể hoặc chưa biết tên đối tượng gửi, chúng ta có thể có lời chào: Dear anh/chị: ; Kính gửi anh/chị …
    • Lời cám ơn tùy trường hợp, hoàn cảnh và nội dung có thể nằm ở đầu mail hoặc cuối mail.

    Một số thủ thuật sử dụng email một các chuyên nghiệp và hiệu quả

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Tạo Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Có Trích Dẫn Trong Microsoft Word
  • Trích Dẫn Và Lập Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Theo Chuẩn Chicago
  • 14 Mẹo Để Viết Requirement Tốt Hơn
  • Nhóm Tài Liệu Cho Ba: User Story, Use Case Và Functional Specification Document
  • Process Documentation: Ý Nghĩa Và Cách Để Viết Tài Liệu Mô Tả Quy Trình
  • Cách Viết Email Follow Up

    --- Bài mới hơn ---

  • Tổng Hợp Các Mẫu Thư Ngỏ Chào Hàng Hay Nhất Hiện Nay
  • Hướng Dẫn Cách Viết Cv Song Ngữ Anh Việt Gây Ấn Tượng Mạnh
  • 18 Mẹo Viết Email Bằng Tiếng Anh Cho Dân Văn Phòng Bạn Cần Biết
  • Cách Viết Email Xin Lỗi Sếp Bằng Tiếng Anh & Tiếng Việt Khôn Ngoan Nhất
  • Cách Viết Mail Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh Đơn Giản Nhất
  • Soạn thảo Email không phải một việc dễ dàng

    Khi viết Email Follow Up, mọi người thường hay dùng những cụm từ như:

    Những từ ngữ như thế này thường được dùng lặp đi lặp lại bởi nhiều người và không có hiệu quả cao. Các cụm từ này không thể hiện được sự nhiệt tình của người viết. Nhìn chung, khách hàng của bạn không chỉ muốn xem qua – mà họ muốn đọc thấy một điều gì đó có giá trị trong Email.

    5 bước để có cách viết email Follow Up hiệu quả

    Trước khi soạn một Email Follow Up, bạn cần làm rõ các mục tiêu của mình là gì? Điều này giúp bạn tạo Call – To – Action phù hợp.

    4 mục tiêu cơ bản của một Email Follow Up là:

    Cung cấp thông tin.

    Email Follow Up giúp bạn hỏi người nhận về thông tin mà bạn chưa nắm rõ, cập nhật tình trạng hợp đồng, hay để quyết định xem bạn có muốn nhận công việc đó hay không.

    Hẹn gặp mặt.

    Bạn có thể sử dụng Email Follow Up để hỏi ý kiến người nhận, mời thầu, xin được giúp đỡ hay khảo sát thái độ của khách hàng về sản phẩm/dịch vụ của công ty bạn.

    Chỉ để hỏi thăm hay cảm ơn.

    Trong trường hợp bạn đã lâu không liên lạc với ai đó nhưng muốn chúc mừng khi công ty họ có tin vui hoặc chia sẻ một dấu mốc quan trọng mà bạn vừa làm được, viết Email Follow Up để hỏi thăm, cảm ơn sẽ có tác dụng lớn.

    Các mẫu email Follow Up chào hàng hiệu quả

    Email Follow Up giúp bạn hẹn một cuộc họp

    Mẫu 1:

    Chủ đề: Cảm ơn chị Mai vì đã dành thời gian nói chuyện hôm nay!

    Cảm ơn chị đã dành thời gian quý báu trong ngày để chia sẻ về công ty cũng như các khó khăn chị đang phải đối mặt và mục tiêu mà chị đặt ra.

    Chi có rảnh vào lúc 1 giờ chiều thứ Ba tới không ạ?

    Cảm ơn chị lần nữa vì ngày hôm nay đã đến nói chuyện với em. Em mong rằng sẽ sớm nhận được phản hồi của chị.

    Bạn và người nhận mail có người bạn chung hay sở thích chung nào không? Nếu hai người không thân thiết với nhau, đề cập đến một điểm chung có thể là cách mở đầu Email khiến họ nhớ đến bạn. Hãy thử nhấn mạnh Email hay lần nói chuyện đầu tiên giữa hai người để họ dễ dàng hồi tưởng và phản hồi hơn.

    Tham khảo những mở đầu của cách viết Email hiệu quả sau đây:

    Mẫu 2:

    Chủ đề: Anh có bất kỳ thắc mắc nào không ạ?

    Lần trước anh có dặn em liên lạc lại để giới thiệu thêm về lợi ích này. Em nghĩ rằng chương trình này đem lại nhiều điều bổ ích cho công việc của anh/chị tại . Hy vọng có thể giúp ích cho việc phát triển website của bạn.

  • Nếu bạn chia sẻ thêm với tôi về đang tìm một đại diện bán hàng đúng không? Mình muốn giới thiệu X cho bạn. X đã từng làm công việc xây dựng chiến lược phát triển kinh doanh cho . Qua nhóm tuyển dụng trên Facebook, em được biết công ty chị đang tìm kiếm nhân viên cho với .

    – Em đã tìm hiểu và có niềm tin vào sự phát triển của .

    Em hy vọng sớm nhận được phản hồi của chị.

    – 24 giờ

    Gửi Email cảm ơn sau khi tham gia một cuộc họp, phỏng vấn, hội thảo.

    – 48 giờ

    Gửi Email Follow Up sau khi nộp đơn xin việc.

    – 1-2 tuần

    Mời tham gia một cuộc họp hay khi không nhận được thư offer công việc dù đã phỏng vấn.

    – Mỗi 3 tháng

    Hỏi thăm ai đó.

    --- Bài cũ hơn ---

  • How To Write A Friendly Reminder Email
  • 13 Tuyệt Chiêu Giúp Reminder Email Của Bạn Thu Hút Khách Hàng Hiệu Quả
  • 8 Kiểu Reminder Email Nghệ Thuật Không Thể Bỏ Qua
  • 100 Mẫu Câu Thường Dùng Khi Viết Email Bằng Tiếng Anh
  • Gửi Lời Mới Cưới Qua Email Như Thế Nào Cho Lịch Sự ?
  • Cách Viết Thư Formal Trong Ielts Writing Task 1 General Training – Phần 2: Thư Xin Lỗi

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Thư Formal Trong Ielts Writing Task 1 General Training – Phần 4: Thư Yêu Cầu
  • Khi Idol Hàn Viết Thư Tay Gửi Gắm Tâm Tư Tình Cảm Tới Người Hâm Mộ??
  • Thư Ngỏ Mời Tham Gia Tài Trợ Chương Trình “Tết Yêu Thương”
  • Viết Thư Để Làm Quen Với Bạn Phương Xa Và Thi Đua Học Tập
  • Hướng Dẫn Cách Viết Thư Cảm Ơn Trong Tiếng Anh Đầy Đủ Nhất
  • Thư xin lỗi trong IELTS General Training

    Cũng như các loại hình thư khác, thí sinh cũng cần cân nhắc qua 3 bước trước khi bắt tay vào viết thư formal trong IELTS Writing Task 1 General Training. Đó là: 

    Bước 1: Phân tích đề bài và bố cục bài viết

    Bước 2: Xác định giọng văn xuyên suốt lá thư

    Bước 3: Đảm bảo trả lời lần lượt các yêu cầu của đề bài

    You are the manager of a restaurant that has received a letter of complaint about poor service from a member of your staff.

    Write a letter of apology to the person who has complained. In your letter,

    • say how sorry you are that the person has had a poor experience
    • explain what action has been taken against the staff member
    • offer a free meal for four people at the restaurant as a gesture of goodwill

    You should write at least 150 words.

    Bước 1: Phân tích đề bài và bố cục bài viết thư formal trong IELTS Writing Task 1

    Để phân tích đề bài, người viết cần tư đưa ra và trả lời được những câu hỏi sau đây:

    • Bản thân người viết đang đóng vai trò gì?
    • Đối tượng người nhận có thể là ai?
    • Vấn đề cần xin lỗi ở đây là gì?
    • Biện pháp xử lý là gì?

     

    Ví dụ đối với đề bài nêu trên:

    Vai trò của người viết: là một người quản lý của một nhà hàng. Do là quản lý nên bản thân người viết cần thể hiện được rằng mình nhận thức được trách nhiệm khi có một nhân viên trong phạm vi quản lý của mình không phục vụ tốt cho khách hàng. Người viết cũng cần cảm thấy tính cần thiết khi đưa ra lời xin lỗi chân thành cũng như là đề nghị một sự bồi thường nào đó cho khách hàng nhằm giữ uy tín cho công ty.

    Đối tượng người nhận: đó có thể là một thực khách đã dùng bữa ở nhà hàng của người viết. Tuy nhiên, người thực khách này không hài lòng với dịch vụ ở đây nên đã cảm thấy thất vọng và có thể là giận dữ, cần được xoa dịu để tránh ảnh hưởng đến danh tiếng của nhà hàng

    Vấn đề cần xin lỗi: người viết cần xác định rõ vấn đề là gì để đưa ra lời xin lỗi cho chân thành và hợp lý nhất. Tuy nhiên, việc chọn vấn đề là gì cũng nên dựa vào vốn từ vựng của người viết; đó có thể là một người nhân viên nhầm lẫn trong việc vận chuyển hành lý của khách hàng hoặc đã không cẩn thận làm đổ thức ăn lên người khách. Nếu trong quá trình giải thích vấn đề mà người viết gặp khó khăn do thiếu từ vựng thì sẽ rất khó để viết được một lá thư hợp lý.

    Thêm vào đó, lá thư xin lỗi này là thư phản hồi của một lá thư phàn nàn trước đó, vì thế cũng cần xác định đây là một vấn đề đủ lớn để khách hàng phàn nàn. Nói cách khác, nếu vấn đề phát sinh chỉ là một vấn đề nhỏ thì việc khách hàng viết thư phàn nàn ngày từ đầu lại trở nên là một việc vô lý, như vậy lời đề xuất bồi thường trong thư xin lỗi lại càng trở nên gượng gạo hơn.

    Ví dụ, nếu nhân viên phục vụ nhầm món ăn cho khách, hoặc thậm chí đổ thức ăn lên người khách hàng, thì có thể vẫn chưa cần phải viết một lá thư phàn nàn vì có thể đó chỉ là một sự bất cẩn nhất thời mức độ nghiêm trọng của sự việc đó cũng chưa được đề cập tới. Trừ khi người nhân viên đó không có thái độ tích cực, chuyên nghiệp trong việc xử lý vấn đề hoặc việc làm của nhân viên đó có ảnh hưởng nghiêm trọng đến thực khách, khi đó việc khách hàng viết thư phàn nàn sẽ hợp lý hơn và lá thư xin lỗi này cũng trở nên ít gượng gạo hơn.

    Biện pháp xử lý: Tuỳ vào mức độ nghiêm trọng của vấn đề xảy ra, tác giả của lá thư có biện pháp xử lý khác nhau. Ví dụ, không thể sa thải ngay nhân viên người mà đã gây nên vấn đề này ngay được, như vậy sẽ đặt người nhận thư vào một tình huống khó xử, rằng chính mình đã khiến cho người khác mất việc làm. Càng không thể chỉ xử lý bằng một hình phạt cho có, như vậy người nhận thư sẽ có cảm thấy vấn đề của mình không được coi trọng, mà chỉ được xử lý sơ sài, qua loa.

    Do đó, việc tinh tế trong xử lý vấn đề cũng quan trọng khi viết thư xin lỗi trong bài viết thư formal trong IELTS General Traning. Dù vậy, đối với các thí sinh không đặt ra mục tiêu quá cao, một sự phân tích đề bài thấu đáo, tinh tế như trên không phải là yếu tố quan trọng nhất khi viết bài.

    Bước 2: Xác định giọng văn xuyên suốt lá thư

    Tính chân thành của thư: Đặt mình vào cương vị của một người quản lý có nhân viên có biểu hiện không phù hợp và khiến khách hàng phải nổi giận, người viết cần chú ý thể hiện được sự chân thành của mình khi đưa ra lời xin lỗi. Vấn đề của người nhận thư nên được thấu hiểu và việc bênh vực cho nhân viên của mình cũng nên được hạn chế.

    Tính chuyên nghiệp của thư: Dù trong lời xin lỗi cần phải giữ được sự chân thành và muốn khách hàng nguôi giận, tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là quá hạ thấp doanh nghiệp của mình, vì thế việc đền bù có khách hàng nên được cân nhắc ở mức độ vừa phải, hợp lý. Như đã đề cập ở trên, việc khiển trách nhân viên có lỗi cũng cần phải phù hợp, điều này đòi hỏi người viết có khả năng vận dụng ngôn ngữ của mình sao cho vừa khiến khách hàng hài lòng trong việc mình xử lý vấn đề cũng như là giữ được tính chuyên nghiệp cho công ty.

    Bước 3: Đảm bảo trả lời lần lượt các yêu cầu của đề bài

    Say how sorry you are that the person has had a poor experience: thí sinh cần đọc hiểu kỹ yêu cầu của đề bài, “experience” trong trường hợp này không phải là kinh nghiệm. Nếu hiểu nhầm từ này thành kinh nghiệm thì có rất nhiều khả năng người viết sẽ nhầm lẫn cả câu thành “xin lỗi người nhận bởi vì người phục vụ không có kinh nghiệm” và thế là lạc đề của câu. Ở đây “experience” là trải nghiệm, và “the person” trong bài chính là người nhận thư, cho nên yêu cầu ở đây là người viết xin lỗi người nhận vì họ đã có một trải nghiệm thật tệ.

    Như đã đề cập, một sự cố xảy ra trong một nhà hàng có thể xoay quanh việc bỏ sót order của khách hàng, nhầm lẫn hoặc làm đổ thức ăn, tuy nhiên nếu chỉ là những việc này thôi thì vấn đề phát sinh cũng chưa thực sự đủ lớn. Do đó, tác giả có thể vận dụng trí tưởng tượng của mình vào việc xây dựng một bối cảnh phù hợp để “hợp lý hoá” vấn đề.

    My name is Sherman, the manager of India Special Restaurant located in district 5, Ho Chi Minh City. I would like to convey my most sincere apology about what happened to you on the day you paid a visit to our restaurant. It was embarrassing that one of our waiters had spilled the soup on your client, which unfortunately put you in an awkward circumstance.

    Explain what action has been taken against the staff member and offer a free meal for four people at the restaurant as a gesture of goodwill

    We all understand that this is our fault that our waiter had an unprofessional behavior; therefore, we have sent him back to the training department where he will receive further training until he is actually ready. One more thing, fully aware of the inconveniences caused as well as the undesirable effects that such an incident may have brought about, I am grateful if you can, once again, organize another meeting dinner where our staff members have a chance to serve you and your clients as a way to compensate for what we have done. Not only is this available for all four of you, but it will also be on the house.

    I am looking forward to your response at your earliest convenience. Should you need any further information, please feel free to contact me.

    Kết luận

    Lịch thi thử IELTS (Paper-based) tháng này

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    Dù không đòi hỏi phân tích biểu đồ và kỹ năng đọc hiểu, gom gọn thông tin như bài thi IELTS Writing Task 1 Academic, nhưng bài thi General Training đòi hỏi thí sinh cần có sự nhạy bén trong việc xử lý và trình bày một vấn đề dưới dạng một lá thư. Bài viết trên đã phân tích và cung cấp một bài mẫu về dạng thư xin lỗi – một dạng đề viết thư formal trong IELTS Writing Task 1, chuyên mục tiếp theo sẽ xoay quanh dạng thư cuối cùng – thư Yêu cầu.

    Cách viết thư Formal trong IELTS Writing Task 1 General Training – Phần 3: Thư xin việc

    Hà Anh Khoa

    Tin tuyển dụng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Mẫu Thư Mời Hợp Tác Kinh Doanh Trong Doanh Nghiệp
  • Cách Liên Hệ Với Đội Ngũ Hỗ Trợ Facebook Nhanh Và Đơn Giản Nhất
  • Mẫu Thư Chào Tạm Biệt Khi Nghỉ Việc
  • Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Gây Ấn Tượng Mạnh Mẽ
  • Cách Viết Mở Đầu Và Kết Thúc Một Email Tiếng Anh
  • Cách Viết Email Bằng Tiếng Anh

    --- Bài mới hơn ---

  • Mẫu Thư Cảm Ơn Khi Nhận Được Việc Làm Tốt Nhất 2022
  • Chia Sẻ 3 Mẫu Trả Lời Thư Mời Nhận Việc Khéo Léo Nhất
  • Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý
  • Các Bức Thư Cảm Ơn Bằng Tiếng Anh Hay
  • Cách Tạo Và Sử Dụng Các Mẫu Email Trong Outlook 2010
  • Cấu trúc của một email thông thường

    1. Phần chào hỏi

  • Dear Sir / Madam

    Ở phần giới thiệu tổng quát này, bạn cần trình bày rõ lý do viết email. Có nhiều cách để trình bày một lý do, tuy nhiên hãy chọn những văn phong phù hợp với từng đối tượng nhận được email của bạn và ghi nhớ một vài điểm như sau:

    3.1. Không viết tắt I’m

    Trong văn phong trang trọng không nên sử dụng từ viết tắt I’m. Bạn nên viết rõ ràng ra là I am để bày tỏ thái độ lịch sự.

    → Cấu trúc: I am writing to + verb…

    E.g. I am writing to ask for the information about the English courses.

    3.2. Dùng câu hỏi trực tiếp, gián tiếp cho mối quan hệ thân thiết

    Chỉ nên dùng câu gián tiếp trực tiếp trong trường hợp người nhận mail có mối quan hệ thân thiết. Chẳng hạn:

    E.g. I am writing to clarify some points of the contract.

    3.3. Một số cách viết thay thế

    Một số cấu trúc thường dùng khác như:

    • I am writing to + complain
    • I am writing to + explain
    • I am writing to + confirm
    • I am writing to + apologize

    Ngoài ra, để đa dạng được cách viết thư bạn đọc có thể sử dụng một số phép thay thế như sau:

    • Dùng I would like to… thay thế cho I am writing to
    • Có thể dùng I just want to cho trường hợp không trang trọng

    Ở phần Introduction này, sự ngắn gọn là điều cần thiết. Phần chứa không quá nhiều nội dung ý nghĩa cần được tinh gọn. Ngoài ra, hãy chú trọng vào cấu trúc ngữ pháp, các vấn đề chính được diễn tả sẽ đánh giá nội dung của toàn bức thư.

    4. Nội dung chính

    Để kết thúc email, bạn có thể sử dụng một vài kiểu câu như sau:

    1. Let me know if you need anymore information.

    → Hãy cho tôi biết nếu anh cần them thông tin

    3. I look forward to hearing from you soon.

    → Tôi rất mong sớm nghe tin từ bạn.

    5. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.

    → Tôi sẽ rất cảm ơn nếu ông/bà có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt.

    6. If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.

    → Nếu ông/bà cần thêm thông tin gì, xin cứ liên hệ với tôi.

    7. I look forward to…

    → Tôi rất trông đợi…

    8. Please respond at your earliest convenience.

    → Xin hãy hồi âm ngay khi các ngài có thể

    Trong trường hợp bạn bắt đầu bằng các kiểu câu như:

    thì bạn nên kết thúc thư bằng cụm sau:

    Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng cụm từ “Please do not hesitate to contact me…”

    → Để thay thế cho ” Feel free to contact me…”

    6. Ký tên [Signing off]

    Thay vì một lá thư bình thường ở Việt Nam, chúng ta thường sử dụng chữ ký. Thì trong email, bạn có thể dùng TÊN kèm theo các dòng chữ:

    6.1. Nếu thư trang trọng

    6.2. Nếu thư không trang trọng

    Các bước để có một email chuyên nghiệp

    Bước 1: Xác định tính trang trọng của email

    Mẫu thư trang trọng hay không trang trọng có nhiều sự khác biệt từ cách bố trí từ ngữ cho đến cách trình bày. Thông thường email trang trọng sử dụng trong các trường hợp: Tìm hiểu thông tin về vấn đề, xin việc, đăng ký học hoặc góp ý.

    Đối với các mẫu email cá nhân thì nên viết một cách thoải mái, không trang trọng. Chủ yếu sử dụng cho gia đình hoặc bạn bè.

    Bước 2: Xác định cấu trúc của email

    Cấu trúc quyết định đến nội dung và ý mà bạn muốn diễn đạt cho người đọc. Một email thông thường bao gồm các phần theo thứ tự như sau:

    • Thư mở đầu
    • Đoạn giới thiệu: gồm lý do hoặc lời cảm ơn
    • Nội dung email: Gồm một hoặc nhiều đoạn khác nhau nêu lên được đầy đủ các ý chính của email
    • Chuẩn bị kết thúc: Nêu những mong đợi từ người nhận thư, yêu cầu phản hồi hoặc một lời đề nghị gặp
    • Chào kết
    • Tên hoặc chữ ký

    Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư

    Chào đầu thư

    Dear Mr / Mrs + Surname

    Hello / Hi + name

    Dear Sir or Madam

    Dear + name

    Bắt đầu nội dung email

    Thank you for your letter/ email about…

    Thanks for your letter/ email.

    Many thanks for your letter / email.

    Thanks for writing to me.

    I am writing to request information about …

    I am writing to tell you about…

    I am writing with reference to your letter.

    Guess what?

    I would like to offer congratulations on…

    How are things with you?/ What’s up?

    Let me congratulate you on…

    How are you? / How was your holiday?

    Chuẩn bị kết Email

    I look forward to hear from you without delay.

    Hope to hear from you soon.

    I look forward to meeting you.

    Looking forward to seeing you from you.

    I hope to hear from you at your earliest convenience

    I can’t wait to meet up soon.

    Chào kết thúc thư

    Yours faithfully

    Best wishes.

    Regards/ Best regards/ Kind regards.

    All the best.

    Những mẫu câu viết email quen thuộc

    1. Mẫu câu trình bày lý do viết email

    Phần trình bày lý do được đưa ra sau các câu chào hỏi thông thường ở phần đầu tiên. Bạn có thể một số mẫu câu quen thuộc như sau:

    I am writing to you regarding… / in connection with…

    → Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề

    I am writing to you on behalf of…

    → Tôi thay mặt…viết email này để…

    Might I take a moment of your time to…

    → Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…

    Trong các cách viết trên thì cách viết cuối cùng trang trọng nhất. Thường sử dụng trong công việc và là lần đầu tiên liên hệ với đối tác bất kỳ.

    2. Mẫu câu yêu cầu, đề nghị

    Yêu cầu, đề nghị là các mẫu câu phổ biến nhất. Mẫu câu này cần phải lịch sự, ngắn gọn, chuyên nghiệp và quan trọng hơn cả là phải rõ ràng giúp người đọc tránh nhầm lẫn với các vấn đề khác. Có 4 mẫu câu yêu cầu, đề nghị thông dụng trong tiếng anh như sau:

    I would appciate it / be grateful if you could send more detailed information about…

    → Tôi rất cảm kích nếu ông / bà / công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…

    Would you mind…? / Would you be so kind as to…?

    → Xin ông / bà / công ty vui lòng…

    We are interested chúng tôi we would like to…

    → Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…

    We carefully chúng tôi it is our intention to…

    → Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…

    3. Mẫu câu xin lỗi người nhận email

    Trong quá trình kinh doanh, hợp tác rất khó tránh khỏi các sai sót ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành, lịch sự trong email, bạn có thể dùng các mẫu câu như sau:

    We regret / are sorry to inform you that…

    → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…

    Please accept our sincere apologies for…

    → Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…

    We truly understand and apologize chúng tôi are given due to…

    → Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…

    4. Đề cập đến tài liệu đính kèm

    Gửi tài liệu đi kèm email là một trong những yếu tố không thể thiếu. Tuy nhiên một email quá dài và không nhắc nhở sẽ gây ra tình huống người nhận không để ý đến và bỏ sót. Để nhắc nhở người nhận, bạn có thể sử dụng một số mẫu câu như sau:

    Please find attached…

    → Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.

    Attached you will find…

    → Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.

    I am sending chúng tôi an attachment.

    → Tôi đã đính kèm…

    Can you please sign and return the attached contract by next Friday?

    → Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau.

    5. Mẫu câu kết thúc email

    Should you need any further information, please do not hesitate to contact me.

    → Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.

    I trust the above detail resolves your queries. Please feel free to contact us if we can be of further assistance.

    → Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.

    Please reply once you have the chance to…

    → Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…

    We appciate your help in this matter and look forward to hearing from you soon.

    → Chúng tôi đánh giá cao sự giúp đỡ của bạn trong vấn đề này và mong muốn được nghe từ bạn sớm.

    Cách viết email bằng tiếng anh trong công việc

    Trong công việc, đa số các email đều được sử dụng ngôn ngữ trang trọng, không sử dụng cách viết tắt hoặc tiếng lóng trong tiếng anh.

    1. Phần mở đầu

    Chào hỏi, xưng hô với người nhận bằng các mẫu câu:

    1.1. Dear Mr. A / Mrs. A / Miss A

    Nếu người nhận email là phụ nữ thì sử dụng Mrs dành cho phụ nữ đã kết hôn. Sử dụng Miss cho những phụ nữ chưa lập gia đình. Nếu bạn không chắc chắn về tình trạng hôn nhân của người nhận email, có thể sử dụng kiểu câu sau.

    1.2. Dear Sir/ Dear Madam

    Cần lưu ý thêm một vấn đề trong mở đầu, người nhận thư là người nước ngoài, bạn hãy xưng họ với Last Name.

    E.g. Chẳng hạn người nhận thư có tên đầy đủ John Doe. Hãy xưng hô là: Dear Mr.Doe.

    Trong trường hợp người nhận là người Việt Nam, bạn có thể sử dụng Dear + tên riêng, tên đầy đủ, họ và tên.

    E.g. Dear Mrs. Vu Thanh Binh

    2. Phần nội dung chính

    Phần nội dung chính giúp làm rõ vấn đề của email. Hơn 90% thông tin quan trọng sẽ nằm trong phần này. Do đó, bạn cần chú ý đến cấu trúc, cách lập luận và ngôn ngữ sử dụng.

    Trường hợp trả lời email của một ai đó

    Nếu có khách hàng hỏi về các sản phẩm mà công ty bạn đang kinh doanh, bạn có thể ghi ngắn gọn như sau:

    E.g Thanks for contacting Meta Media

    Nếu công ty tuyển dụng gửi email xác nhận những thông tin mà bạn đã gửi trước đó, bạn có thể viết như sau:

    E.g. I am very happy to receive your email.

    Với việc bạn nói “Rất vui khi nhận được email” sẽ giúp cho người đọc cảm thấy được tôn trọng và đối xử lịch sự. Điều này sẽ có tác dụng đối với những email quan trọng.

    Trường hợp bạn chủ động viết email

    Trường hợp mà bạn chủ động viết email cho một ai đó, trước khi thông báo đến người đọc nội dung bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

    I am writing to make a hotel reservation to ….

    → Tôi đang viết để đặt phòng khách sạn đến …

    I am writing with regard to your registration of ….

    With reference to our telephone conversation ….

    2.1. Email yêu cầu hoặc hỏi thông tin

    Với nội dung này, bạn có thể bắt đầu bằng các kiểu câu như:

    Could you please let me know…?

    → Bạn có thể cho tôi biết

    I would appciate it if you could please send me ….

    → Tôi sẽ rất vui lòng nếu bạn gửi tôi

    Please let me know…

    → Làm ơn hãy cho tôi biết

    2.2. Email đề nghị giúp đỡ / đề nghị cung cấp thông tin

    We are happy to let you know that …

    → Chúng tôi rất vui mừng thông báo đến bạn rằng …

    We are willing to …

    → Chúng tôi sẵn lòng …

    Should you need any further information, please to contact …

    → Nếu bạn cần thêm bất cứ thông tin gì, vui lòng liên hệ …

    We regret to inform you that …

    → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng …

    2.3. Email nội dung phàn nàn

    I am writing to exps my dissatisfaction with …

    → Viết viết thư này để bày tỏ sự không hài lòng về …

    We regret to inform you that …

    → Chúng tôi rất tiếc phải thông báo đến bạn rằng …

    I am interested to hear …

    → Tôi đang rất quan tâm đến thông tin về …

    2.4. Email với nội dung xin lỗi

    We would like to apologize for …

    → Chúng tôi muốn gửi lời xin lỗi về …

    Please accept our dearest apologies for …

    → Làm ơn chấp nhận lời xin lỗi của chúng tôi cho …

    I am afraid I will not be able to …

    → Tôi e rằng tôi không thể …

    Trước khi kết thúc và ký tên, bạn có thể sử dụng một trong các mẫu câu sau:

    1. Phần mở đầu

    Phần mở đầu bao gồm những lời chào hỏi tương tự như email trong công việc. Bạn có thể sử dụng các mẫu câu như sau:

    2. Phần nội dung chính

    Nếu bạn muốn đi thẳng vào vấn đề

    Just a quick note to …

    → Mình chỉ muốn viết đôi dòng để …

    This is to invite you to …

    → Email này để mời bạn …

    I wanted to let you know that …

    → Mình muốn báo cho bạn biết rằng …

    I’m writing to tell you about …

    → Mình muốn viết thư cho bạn để kể về …

    Nếu bạn đang trả lời một bức thư của ai đó

    Thanks for your e-mail, it was wonderful to hear from you.

    → Cảm ơn về email của bạn, thật là tuyệt vời khi được nghe tin từ bạn

    2.1. Đưa ra yêu cầu, hỏi thêm thông tin

    I was wondering if you could

    → Mình băn khoăn không biết bạn có thể

    Do you think you could

    → Bạn có thể

    Can you call me

    → Cậu có thể gọi cho tớ

    2.2. Đề nghị sự giúp đỡ

    I’m sorry, but I can’t …

    → Tớ xin lỗi, nhưng …

    I’m happy to tell you that …

    → Tôi vui mừng thông báo rằng …

    Do you need a hand with …

    → Bạn có cần tôi giúp một tay với việc …

    → Cậu có muốn tớ …

    2.3. Phàn nàn về vấn đề gì đó

    I’m sorry to say that you’re …

    → Tôi rất tiếc phải nói rằng bạn …

    I hope you won’t mind me saying that …

    → Tôi mong bạn sẽ không buồn khi tôi nói rằng …

    2.4. Thư với mục đích xin lỗi

    • I’m sorry for the trouble I caused. (Tớ xin lỗi vì những rắc rối mà tớ gây ra)
    • I promise it won’t happen again.Tôi hứa điều đó sẽ không xảy ra một lần nữa)
    • I’m sorry, but I can’t Tớ xin lỗi nhưng tớ không thể

    2.5. Thư có tệp đính kèm

    I’m attaching/sending you

    → Tôi đã gửi kèm trong mail

    Sorry, but I can’t open it. Can you send it again in PDF format?

    → Xin lỗi, mình không mở được file đó. Bạn có thể gửi lại ở định dạng PDF không?

    3. Phần kết thúc

    Trước khi kết thúc thư phải thêm các câu sau:

    Hope to hear from you soon.

    → Tớ hi vọng sẽ sớm nghe tin tức từ cậu)

    I’m looking forward to seeing you.

    → Tôi rất mong được gặp bạn)

    Kí tên và kết thúc thư:

    • Thanks, (Cảm ơn)
    • With gratitude, (Với lòng biết ơn)
    • Sincerely/ Sincerely yours/ Yours sincerely/ Yours truly, (Chân thành)
    • Regards/ Best regards/ Fond regards (Trâb trọng)
    • Best wishes (Những lời chúc tốt đẹp nhất)
    • Love (Yêu thương)
    • Take care (Bảo trọng, giữ gìn sức khỏe)

    --- Bài cũ hơn ---

  • 15 Mẫu Thư Mời Dự Tiệc Tri Ân Khách Hàng Ấn Tượng
  • Mẫu Thư Mời Khai Trương Sự Kiện Thành Công Thu Hút Khách Hàng Tham Dự
  • Viết Lá Thư Mời Bạn Đến Dự Tiệc Bằng Tiếng Anh Có Dịch
  • Viết Một Bức Thư Mời Bạn Đến Dự Tiệc Bằng Tiếng Anh.
  • Mẫu Thư Mời Họp Mới Được Sử Dụng Nhiều Nhất 2022
  • Cách Viết Email Marketing Du Lịch

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Sale Tour Du Lịch Qua Điện Thoại Hiệu Quả
  • Quy Trình & Kinh Nghiệm Bán Tour Du Lịch Chuyên Nghiệp, Hiệu Quả
  • Dịch Vụ Email Marketing Du Lịch Gồm Các Loại Nào? Cách Viết Ra Sao?
  • Kỹ Năng Và Quy Trình Sale Tour Du Lịch Giúp Tăng Đơn Hàng
  • Kỹ Năng Và Cách Chốt Sale Tour Du Lịch Online Nhanh Chóng
  • Sử dụng Email làm Marketing không còn quá mới lạ tại Việt Nam, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp du lịch. Nhưng không có nghĩa sử dụng là có khách hàng. Yếu tố quan trọng giúp tăng tỷ lệ khách hàng đọc email và quan tâm tới tour du lịch là nội dung. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách viết email marketing du lịch thu hút khách hàng.

    I. Cách viết email marketing du lịch thu hút

    Để hấp dẫn và kích thích người đọc, bạn có thể tham khảo một số cách đặt tiêu đề như sau:

    – Tiêu đề có tính khẩn cấp

    Ví dụ: Giảm giá 50% tour du lịch Đà Nẵng khi đặt tour trong ngày hôm nay.

    Nhấn mạnh lợi ích của sản phẩm – dịch vụ. Thông thường tiêu đề này sẽ chỉ rõ một kết quả mong đợi.

    Ví dụ: Tránh nóng mùa hè với tour du lịch biển Đà Nẵng.

    Khi gặp một câu hỏi thì phản xạ thông thường là dừng lại và suy nghĩ để tìm câu trả lời. Đó như là một phản xạ tự nhiên của con người.

    Ví dụ: 7 ngày du lịch xuyên Việt được không?

    – Tiêu đề dạng khẳng định

    Ví dụ: nhất định phải tới 3 nơi này trước năm 23 tuổi.

    Vậy để làm sao để làm được điều đó, bạn hãy tạo các chương trình giảm giá, dịch vụ khuyến mãi, các thông tin kinh nghiệm du lịch chẳng hạn.

    Giả sử bạn là khách hàng đi, sẽ ra sao nếu bạn nhận được một email toàn chữ, dài dòng, thật sự là không muốn đọc một tí tẹo nào.

    Một mẹo nhỏ là khi soạn nội dung của email thì hãy nên khung của bài viết, liệt kê các ý chính ra. Như vậy nội dung sẽ không lan man mà đảm bảo đầy đủ các ý cần thiết.

    Nếu trình bày khoa học, bắt mắt sẽ tạo cảm hứng cho người đọc, một bản email marketing cũng như vậy. Hiện nay có rất nhiều mẫu email marketing của các lĩnh vực mà bạn có thể tham khảo.

    II. Các mẫu email marketing du lịch thường gặp

    Là loại email truyền tải thông tin thường sử dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp du lịch lữ hành nhằm nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng.

    Thông thường, khách hàng thường sẽ lên mạng để tìm kiếm địa điểm, giá vé máy may, phương tiện đi lại, chỗ ở. Đây là những cụm từ khóa mà khách hàng du lịch có thể tìm kiếm. Thu thập email của những khách hàng này, có thể hiện tại họ không đặt tour ngay. Nhưng trong thời gian tương lai biết đâu sẽ cân nhắc tới và tiếm hành đặt tour.

    Các doanh nghiệp du lịch thường sử dụng email marketing để truyền tải các thông tin về các chương trình du lịch, bảng giá, trong quá trình tư vấn khách hàng hay sau khi khách hàng đặt mua sản phẩm để cung cấp chi tiết thông tin về các tour du lịch.

    Ngoài ra, email marketing còn giúp doanh nghệp truyền tải tới khách hàng về thông tin khuyến mại, giảm giá, các chương trình đặc biệt và các điểm đến hấp dẫn trong mùa,…

    Email dùng để sale tour là loại hình phổ biến thứ hai trong các công ty du lịch lữ hành.

    Loại email sale này được sử dụng với mục đích giới thiệu các chương trình du lịch, sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp nhằm hấp dẫn khách hàng tăng doanh thu bán hàng trong các mùa du lịch thấp điểm.

    Đây là email được sử dụng nhiều thứ ba trong các công ty du lịch. Đây cũng là cách để giữ chân khách hàng tiềm năng mà các doanh nghiệp đang áp dụng.

    Đánh giá của khách hàng là dữ liệu quan trọng của mỗi công ty du lịch. Đây là cơ sở để tạo nên uy tín, danh tiếng cho doanh nghiệp.

    Sau khi kết thúc mỗi hành trình, công ty du lịch nên gửi một email để cảm ơn khách hàng đã lựa chọn và sử dụng dịch vụ của bạn. Đồng thời hãy gợi ý họ chia sẻ những trải nghiệm tuyệt vời trong chuyến đi. Sử dụng những phản hồi này và public chia sẻ lên mạng xã hội, đảm bảo rằng sẽ thu hút được lượng lớn người quan tâm từ đó chắt lọc chăm sóc biến thành khách hàng tiềm năng. Hoặc có thể trực tiếp biến thành khách hàng của doanh nghiệp.

    Thông thường những email này sẽ kèm theo form thu thập ý kiến, xếp hạng dịch vụ và khuyến khích họ chia sẻ những gì hài lòng và chưa hài lòng với dịch vụ.

    Doanh nghiệp có thể sử dụng những ý kiến này để xem xét lại quy trình dịch vụ và nâng cấp đem lại trải nghiệm tuyệt vời hơn cho khách hàng.

    Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn tạo nên những email sale tour du lịch thu hút khách hàng tăng doanh thu cho doanh nghiệp.

    Tôi là Phượng, hiện đang là CEO tại Design Webtravel – đơn vị thiết kế website du lịch hàng đầu Việt Nam. Tôi đam mê đi du lịch và thiết kế website. Tôi mong rằng những kiến thức chia sẻ này sẽ giúp mọi người có thể lựa chọn được đơn vị thiết kế website chuyên nghiệp.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Đơn Xin Nghỉ Phép Đi Du Lịch Song Ngữ
  • Làm Sao Để Đặt Lịch Hẹn Trong Tiếng Anh?
  • Các Mẫu Câu Để Sắp Xếp Một Cuộc Hẹn Bằng Tiếng Anh
  • Cách Tìm Kiếm Khách Hàng Cho Sales Logistics Mới Vào Nghề
  • Cách Tìm Kiếm Khách Hàng Cho Sales Logistics
  • Cách Viết Email Marketing Đúng Chuẩn

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Nội Dung Email Marketing Hiệu Quả
  • Top 5 Nội Dung Email Marketing Hấp Dẫn Khách Hàng Nhất
  • 6 Cách Viết Email Marketing Hiệu Quả Bạn Không Thể Bỏ Qua
  • Cách Viết Mẫu Nội Dung Email Marketing Hiệu Quả
  • Áp Dụng Ngay 8 Mẫu Email Marketing Dưới Đây Để Tăng Tỉ Lệ Mở Lên 50%
  • Có thể thấy Email marketing ngày nay là một công cụ đã được nhiều người biết đến và sử dụng. Để ứng dụng thành công dịch vụ Email Marketing vào chiến lược kinh doanh, bạn phải thực sự đi sâu tìm hiểu từng vấn đề của Email Marketing. Một trong những bước làm Email Marketing cần chú trọng đó là cách viết Email Marketing chuẩn.

    Để nội dung Email Marketing của bạn không bị liệt kê vào danh sách spam khi Email đó được gửi đi thì nội dung Email của bạn phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

    • Kích cỡ chữ: Cỡ chữ không được quá nhỏ hay quá lớn, chọn cỡ chữ vừa với mắt người đọc. Chỉ sử dụng cỡ chữ to với những từ nổi bật quan trọng nhất.
    • Hạn chế tối đa việc sử dụng từ ngữ bị cho là spam: Các nhà cung cấp dịch vụ Email ( ESP) cài đặt một bộ lọc từ ngữ riêng để nhận biết xem thư nào là spam như: khuyến mãi, giảm giá, miễn phí…. Bạn nên gửi thử để kiểm tra trước xem thư đó có bị cho vào mục spam hay không.

    Ngoài ra, để tăng hiệu quả của Email Marketing các bạn có thể cải thiện nội dung và áp dụng cách viết Email Marketing chuẩn theo chỉ dẫn sau:

    • Xây dựng dựa trên cấu trúc table để triển khai nội dung Email: Phương pháp trình bày cấu trúc theo table này sẽ giúp thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc điều chỉnh mẫu Email. Bạn có thể thay đổi vị trí của nội dung và hình ảnh một cách linh hoạt và đơn giản
    • Cải thiện chất lượng Email: Gửi ít nhưng kết quả thu về lớn. Cách viết Email Marketing hiệu quả đó là thiết kế nội dung thư với mục đích chia sẻ. Điều này khiến người nhận cũng chia sẻ chính thông tin đó đến với bạn bè, người thân của họ… Với cách thức này, bạn sẽ có thêm nhiều khách hàng mới mà không cần tốn quá nhiều công sức.

    Tóm lại, để có một bức Email chuyên nghiệp cần làm tròn 3 tiêu chí sau:

    Cách bố trí hình ảnh và nội dung text đạt tỉ lệ 30:70 là chuẩn định dạng (30% ảnh – 70% text) vì nếu nội dung chứa nhiều hình ảnh sẽ bị nhà cung cấp dịch vụ cho vào spam và nội dung thư sẽ bị cắt bỏ phần hình ảnh.

    Dung lượng hình ảnh quá lớn cũng sẽ bị nhà cung cấp nhòm ngó.

    Cần lưu ý: chứa quá nhiều font chứ lớn cũng có nguy cơ bị đánh Spam.

    Nội dung phải có sự logic, thu hút, tạo nhiều bất ngờ.

    Nội dung nên ngắn gọn, súc tích và tránh truyền tải quá nhiều thông tin

    Đính kèm tất cả các thông tin để khách hàng có thể liên lạc được với bạn: số điện thoại, Skype, Zalo,…

      Các yếu tố cần lưu ý về cách viết Email Marketing hiệu quả.

    Nên để lại một link từ chối nhận thư để tăng tính chuyên nghiệp

    Nên thiết kế Template có kích thước rộng 650px để khi thư gửi đi không bị vỡ định dạng cố định.

    --- Bài cũ hơn ---

  • “bỏ Túi” Cách Viết Email Gửi Cv Bằng Tiếng Anh Độc Đáo
  • Hướng Dẫn Gửi Cv Bằng Email: Gửi Đúng Để Không Bị Loại Từ Vòng Gửi Xe
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Gửi Cv Hiệu Quả
  • Trả Lời Email Chuyên Nghiệp
  • 8 Nguyên Tắc Cơ Bản Để Viết Email Chuyên Nghiệp
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100