Phân Biệt Văn Phong Formal & Informal Letters Trong Writing Task 1

--- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Thư Mời Dự Tiệc Tất Niên, Sinh Nhật, Liên Hoan Hay
  • Mail Chia Tay Công Ty
  • Thư Chia Tay Đồng Nghiệp Bằng Tiếng Anh
  • Cách Viết Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh Chuẩn
  • Bí Quyết Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp
  • Khác với hình thức thi IELTS Academic khi mà ở cả Writing Task 1 và 2 thí sinh đều buộc phải sử dụng văn phong Formal, thì bài thi IELTS Writing Task 1 của hình thức thi IELTS General lại có đến hai loại văn phong là Formal (Trang Trọng) và Informal (không trang trọng/thân mật) để thí sinh lựa chọn và áp dụng một cách phù hợp tùy thuộc vào ngữ cảnh mà đề bài đặt ra.

    Việc phân biệt được sự khác biệt giữa các văn phong với nhau là một điều cực kỳ quan trọng bởi vì nếu người viết xác định sai hay viết nhầm sang văn phong khác thì điều này sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến số điểm của thí sinh. Vì vậy, bài viết này sẽ cung cấp các trường hợp đề bài cụ thể để người học có thể phân biệt được khi nào thì cần phải viết loại thư Formal hay Informal, tránh trường hợp nhầm lẫn khiến mất điểm một cách đáng tiếc.

    Phân biệt đề bài Formal và Informal Letters trong IELTS Writing Task 1 General

    Để nhận diện được đề bài nào đang yêu cầu thí sinh viết theo văn phong Formal, Semi-Formal, hoặc Informal thì người viết cần phải xác định được người nhận thư là ai thông qua câu “Write a letter to…” xuất hiện sau phần mô tả tình huống của đề bài.

    Đối với dạng thư này, người nhận thường là một tổ chức như một công ty, doanh nghiệp hay một cá nhân mà người viết không biết rõ. Khi viết loại thư này, người viết sẽ cần phải sử dụng ngôn từ trang trọng và lịch sự.

    Đề bài ví dụ cho formal letters:

    Ứng tuyển một công việc mới

    You would like to work for a company or organisation in a foreign country. Write a letter to an employment agency. In your letter:

    Xin nghỉ phép

    You work for a large organisation. You would like to take some time off and decide to write a letter to your manager about this. Write a letter to your manager. In your letter:

    Phàn nàn về một sản phẩm của một công ty nào đó

    You bought a TV last week, but when you got home you discovered it did not work properly. You called the shop’s customer services department to report the problem, but you have not received any solution to the problem.

    Write a letter to the company and in your letter:

    Trình bày vấn đề và yêu cầu lời khuyên/ sự hỗ trợ

    You recently went on holiday. When you were on holiday, you lost something which is important to you. Luckily, you have travel insurance which will cover the cost of anything lost. Write a letter to your insurance company. In the letter:

    Đặc điểm nổi bật của thư thân mật (informal) là việc người nhận là những người có quan hệ thân thiết với người viết thư, ví dụ như bạn bè, người trong gia đình (trong hầu hết các trường hợp là bạn bè). Ngôn ngữ được sử dụng ở dạng thư này thường sẽ mang tính thân mật và gần gũi hơn và đôi khi có dùng tiếng lóng cũng như viết tắt.

    Đề bài ví dụ cho informal letters:

    Gửi lời cảm ơn đến bạn bè

    You went on holiday to see some friends in another country last month. Your friends have just sent you some photos of your time together. Write a letter to your friends. In your letter:

    Khác biệt văn phong giữa Formal và Informal Letter trong IELTS Writing Task 1 General

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    Phần 1 đã giới thiệu đến người đọc các thông tin cơ bản về đề bài Formal và Informal Letters trong IELTS Writing Task 1 General. Trong phần 2, người viết sẽ đề cập đến các ví dụ phân tích cụ thể cho từng dạng văn phong trong thư.

    Lê Hoàng Tùng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Phân Biệt Văn Phong Trong Thư Formal & Informal, Writing Task 1
  • Tổng Hợp 10 Bài Viết Thư Email Bằng Tiếng Anh Của Vstep
  • Cách Viết Thư Formal Trong Ielts Writing Task 1 General Training
  • Bí Kíp “công Phu” Viết Thư Mời Phỏng Vấn Cho Nhà Tuyển Dụng
  • Cách Viết Email Xác Nhận Thư Mời Phỏng Vấn Chuẩn Không Cần Chỉnh
  • Phân Biệt Văn Phong Trong Thư Formal & Informal, Writing Task 1

    --- Bài mới hơn ---

  • Phân Biệt Văn Phong Formal & Informal Letters Trong Writing Task 1
  • Cách Viết Thư Mời Dự Tiệc Tất Niên, Sinh Nhật, Liên Hoan Hay
  • Mail Chia Tay Công Ty
  • Thư Chia Tay Đồng Nghiệp Bằng Tiếng Anh
  • Cách Viết Mẫu Đơn Xin Nghỉ Phép Bằng Tiếng Anh Chuẩn
  • Phân tích văn phong trong thư mẫu Formal và Informal

    Thư mẫu văn phong Formal

    You would like your child to have a day off from school for a special family celebration. Write a letter to the principal and in your letter:

    • Describe the family celebration
    • Say why it’s important for your child to be there
    • Explain how your child will catch up on the work missed

    Write at least 150 words. You do NOT need to include addresses. Begin your letter as follows: Dear ……………….., I am writing to ask if it would be possible for my daughter to be absent from school on the first Monday of next month. I completely understand that the school has a strict policy regarding absences; however, I hope that, given the circumstances, on this occasion permission could be granted. The reason for this special request is that her brother is getting married the day before and the wedding is taking place quite a distance away from our hometown. This means that we will be travelling back home on the Monday and will not arrive until late in the evening. Obviously, her brother would be devastated and heart-broken if she were unable to attend this special family occasion. As she will be missing a whole day of school, I envisage that there will be classwork to catch up on and this will be done as soon as she returns to school. As you know, my daughter is an incredibly conscientious and diligent student and will be keen to be up-to-date with her studies as soon as possible. I can assure you that missing these classes will not have a detrimental effect on Sarah’s academic progress. Please contact me if you would like to discuss this further. I look forward to hearing from you soon. Source: https://www.ppareforielts.com

    Phân tích văn phong trong thư mẫu

    Có thể thấy trong bức thư mẫu với văn phong Formal phía trên, không hề xuất hiện những đặc điểm như hình thức viết rút gọn, dấu chấm hỏi và chấm than, cụm động từ, thành ngữ tiếng Anh, hay bất kỳ từ viết tắt nào cả. Ngay cả đại từ nhân xưng “you” cũng chỉ xuất hiện đúng 4 lần trong bài viết. Hơn nữa, không có liên từ nối And, But hay Also xuất hiện ở đầu câu nào cả.

    Cấu trúc ngữ pháp của bài viết ví dụ phía trên cũng khá đa dạng và có độ phức tạp cao. Bằng chứng là tác giả đã áp dụng các điểm ngữ pháp sau: câu điều kiện loại 2 ( her brother would be devastated and heart-broken if she were unable to attend this special family occasion), cấu trúc nguyên nhân – kết quả ( As she will be missing a whole day of school, I envisage that there will be classwork to catch up on and this will be done as soon as she returns to school), câu ghép (my daughter is an incredibly conscientious and diligent student and will be keen to be up-to-date with her studies as soon as possible), câu bị động (permission could be granted).

    Câu cầu khiến ở phần Closing Words (Lời chào cuối thư) cũng khá dài và có đầy đủ thành phần chủ ngữ và động từ. (Please contact me if you would like to discuss this further. I look forward to hearing from you soon).

    Thư mẫu văn phong informal

    You bought a ticket for a music concert, but now you are unable to go. You decide to offer the ticket to a friend. Write a letter to this friend. In your letter: Write at least 150 words. You do NOT need to include addresses. Begin your letter as follows: Dear ……………….., Sorry I haven’t been in touch for ages. Life has been so chaotic recently and since starting my new job I’ve hardly had a moment to spare. I hope you’re keeping well. My reason for contacting you is that I was planning to go and see Drake in concert on the 25th of next month at Wembley Arena and because this is his first concert here you can imagine how thrilled I was to get a ticket. But my boss told me that I have to be in Manchester on the night of the concert to go to a work function. You can guess how devastated I am! As you are a massive fan of his too, I was wondering if you’d like my ticket. I don’t want any money for it- let’s call it an early birthday psent – but you’d need to pick it up from me next week before I leave for London. I know I could just put it in the post, but I’m scared it might never arrive. Let me know ASAP if you’re interested and if so, when you’re able to pop over. It would be lovely to see you. Hopefully we’ll manage a coffee and a quick catch-up. Give my regards to your family, and hope to see you soon. Source: https://www.ppareforielts.com

    Phân tích văn phong trong thư mẫu

    Ở ví dụ phía trên, có thể nhận ra ngay rằng đây là một bức thư với văn phong Informal với sự xuất hiện của hình thức viết rút gọn với mật độ tương đối dày đặc (I haven’t been, I’ve hardly had, if you’d like, I don’t want any money,…). Thêm vào đó, tác giả cũng sử dụng dấu chấm than (You can guess how devastated I am!), các cụm động từ (pick it up, put it in, pop over, catch up…), thành ngữ (hardly had a moment to spare), liên từ nối “but” ở đầu câu (But I’ve just been told by my boss that…). Ngay cả đại từ nhân xưng cũng xuất hiện xuyên suốt bài viết này với tận 11 lần.

    Cấu trúc ngữ pháp được sử dụng trong bức thư phía trên đa phần là câu đơn và câu ghép với mức độ phức tạp không cao. Bằng chứng là các liên từ nối and và but được sử dụng ở giữa câu để tạo thành câu ghép xuất hiện khá nhiều trong bài viết. (chaotic recently and since starting, Wembley Arena and because this is, psent – but you’d need, …). Hơn nữa, điểm ngữ pháp câu bị động cũng không được áp dụng trong bài viết này.

    Câu cầu khiến ở phần Closing Words (Lời chào cuối thư) cũng khá ngắn và chỉ sử dụng động từ để bắt đầu câu. (Give my regards to your family, and hope to see you soon.)

    Kinh nghiệm phòng thi rất quan trọng và thi thử là cách rất tốt để tích lũy kinh nghiệm. Đề thi IELTS tại ZIM rất sát đề thi thật, đánh giá trình độ chính xác, nhận kết quả ngay sau khi thi, và phần thưởng 1.000.000đ cho giải nhất ….

    Trong IELTS General Writing Task 1, việc nhận diện được việc đề bài đang yêu cầu văn phong trong viết thư Formal hay Informal là một điều cực kỳ quan trọng vì điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến điểm số của bài thi. Vì thế, để tránh sự nhầm lẫn giữa các loại thư đó thì bài viết này đã cung cấp cho người đọc sự khác biệt chính giữa hai loại thư Formal và Informal và đặc biệt là việc nhận dạng chúng khi nhìn vào một đề bài cụ thể như thế nào.

    Lê Hoàng Tùng

    --- Bài cũ hơn ---

  • Tổng Hợp 10 Bài Viết Thư Email Bằng Tiếng Anh Của Vstep
  • Cách Viết Thư Formal Trong Ielts Writing Task 1 General Training
  • Bí Kíp “công Phu” Viết Thư Mời Phỏng Vấn Cho Nhà Tuyển Dụng
  • Cách Viết Email Xác Nhận Thư Mời Phỏng Vấn Chuẩn Không Cần Chỉnh
  • Cách Viết Email Trả Lời Thư Mời Làm Việc Ấn Tượng (2019)
  • Hướng Dẫn Viết Formal Email Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng

    --- Bài mới hơn ---

  • 7 Bước Để Hoàn Thành 1 “formal Email” Cực Chuẩn.
  • Bí Kíp Ielts Writing Task 1 General Viết Thư
  • Tạo Font Chữ Đẹp Online ❤️ Với 1001+ Font Chữ Khác Nhau
  • 47 Font Chữ Viết Tay Miễn Phí Tuyệt Vời
  • Hướng Dẫn Cài Đặt Font Và Viết Chữ Có Dấu Trên Photoshop
  • Có hai loại email chính đó là formal (trang trọng) và informal (thân mật). Tuy cùng là email những mỗi loại bên cạnh form mẫu chung lại có những yêu cầu riêng, đặc biệt là đối với dạng formal. Trong bài viết này, AROMA xin gửi tới bạn những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng đối với email dạng formal để bạn có thể tạo nên những email hoàn hảo, chuẩn form nhất.

    Cách viết email tiếng anh vô cùng ấn tượng

    Cũng giống như khi viết email bằng tiếng Việt, hãy mở đầu bức thư bằng một lời chào.

    Dear Mr. Harry/ Dear Mrs. Harry/ Dear Miss Harry Dear Dr. Smith Dear Captain Morgan …

    Dear Sir/ Dear Madam (trong trường hợp bạn không biết người nhận thư sẽ là nam hay nữ thì hãy viết chung Dear Sir/Madam ).

    Hãy luôn bắt đầu bằng lời cảm ơn trước nếu bạn viết email trả lời:

    – Viết email trả lời khách hàng: Thanks for contacting Sakura Company.

    – Viết email phản hồi email của công ty mà bạn đã ứng tuyển: I am very happy to receive your email.

    Sau đó hãy nhanh chóng đi vào mục đích chính của email rồi chuyển đến các phần khác.

    Nếu bạn là người chủ động viết email, thì không cần có các dòng cảm ơn ở trên, thay vào đó bạn có thể áp dụng theo các mẫu câu ở một số tình huống phổ biến sau:

    – Viết email xin việc: I am writing to apply for the position of project manager (Tôi viết thư để ứng tuyển vị trí quản lý dự án)

    – Viết email lưu trú (đặt phòng khách sạn): I am writing to make a hotel reservation (Tôi viết thư để đặt trước phòng khách sạn).

    – Viết email xác nhận việc đặt vé: I am writing to confirm my ticket booking (Tôi viết thư để xác nhận việc đặt trước vé).

    – Viết email để hỏi thêm thông tin về sản phẩm:

    – Viết email mời tham dự tiệc: Could you please let me know if you can arrange time to attend our anniversary party 6 (Bạn có thể vui lòng báo cho tôi biết nếu bạn có thể sắp xếp thời gian để tham dự bữa tiệc kỉ niệm lần thứ 6 của chúng tôi).

    – Viết email cung cấp thông tin:

    Trường hợp trong mail có tệp đính kèm:

    Sau đó hãy kết thúc thư:

    Yours faithfully/ Yours sincerely Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly Yêu cầu chung khi viết email:

    – Email phải được viết ngắn gọn, rõ ràng.

    – Chú ý đến ngữ pháp, chính tả và các dấu câu.

    – Không viết tắt.

    Hy vọng những hướng dẫn viết email tiếng anh ấn tượng trên cùng với ví dụ thực tế sẽ giúp bạn nhanh chóng nắm bắt được những yêu cầu chính khi viết một formal email để tạo nên mẫu email của riêng mình.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Sử Dụng Footnote Tạo Chú Thích Trong Văn Bản Word
  • Hướng Dẫn Qui Cách Viết Bài Cho Tạp Chí Khpl Và Giáo Trình
  • Cách Tạo Ghi Chú, Chú Thích Footnote Cuối Trang Cho Văn Bản (13/08/2018)
  • Cách Viết Footnote Và Liệt Kê Bibliography
  • Cách Sử Dụng Flashcard Tiếng Nhật Sao Cho Hiệu Quả
  • Cách Viết Email Hay Và Đúng Chuẩn

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Một Email Marketing Hay Và Thành Công
  • Bạn Đã Biết Cách Trình Bày Email Chuyên Nghiệp?
  • Cách Viết Thư (Email) Hỏi Học Bổng Chuẩn Nhất
  • Cách Viết Mail Hỏi Hàng, Chào Giá Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu
  • Cách Viết Email Xác Nhận Cuộc Hẹn Tốt Nhất (Và Ví Dụ)
  • Cách viết email hay và đúng chuẩn

    (Email là cách thông minh để bạn gửi thông điệp tới tất cả mọi người.) Email viết cho đồng nghiệp, ông chủ hay người quen, bạn bè sẽ sử dụng những ngôn ngữ trang trọng hoặc thân mật khác nhau.

    Email (hay còn gọi là thư điện tử) thường ngắn hơn một bức thư viết tay nhưng dài hơn một đoạn văn bản. Email không khẩn cấp như việc gọi điện cho ai và mỗi email sẽ sử dụng ngôn ngữ khác nhau phụ thuộc vào người viết và người nhận. Trước khi gửi email thay vì gọi điện hoặc gửi thư, bạn cần cần nhắc tại sao mình chọn cách này để biến bức thư điện tử trở nên ý nghĩa và chuẩn hơn.

    1. Viết email cho đồng nghiệp hoặc ông chủ

    Email trong công việc (work email) thường được sử dụng để tạo lập các cuộc họp. Người viết dễ dàng ghi hết các thông tin về cuộc họp trong cùng một email. “Work email” cũng rất hữu ích khi bạn muốn đặt câu hỏi mà không cần câu trả lời ngay lập tức hoặc gửi một lưu ý nhỏ cho những người bận rộn vì họ có thể xem lại chúng sau.

    * Những điều mà một “work email” nên có:

    – Gửi lời chào hỏi và địa chỉ cũng như tên người bạn muốn gửi tới.

    – Giới thiệu: nếu người nhận không biết bạn là ai, bạn cần giới thiệu về mình một cách ngắn gọn.

    – Nêu mục đích gửi email: giải thích lý do gửi email.

    – Thông tin: ghi tên bạn, địa chỉ, số điện thoại liên lạc vào cuối email để người nhận có thể dễ dàng liên lạc trực tiếp nếu cần.

    * Những cụm từ phổ biến:

    – “I hope you’re doing well”: bạn có thể thêm cụm từ này vào đầu email sau lời chào hỏi.

    – “I hope this email finds you well”: câu này được sử dụng giống như câu trên nhưng mang ý nghĩa trang trọng hơn.

    – “I just wanted to update you on…” or “I just wanted to let you know that…”: cả hai câu nói đều là cách thú vị để bạn gửi một lời nhắn, lưu ý về một điều mà người nhận đã biết.

    – “Thank you for your time”: bạn có thể gửi lời cảm ơn cho người nhận vì đã dành thời gian vào cuối email.

    – “Sincerely”: từ này thường được sử dụng trước khi ký tên của bạn và thường được sử dụng để viết thư cho ông chủ.

    Ngôn ngữ được sử dụng trong email gửi cho người quen không cần quá trang trọng.

    2. Viết email cho một người quen

    “Người quen” là người mà bạn biết nhưng không quá thân thiết. Và email là một trong những cách tuyệt vời để liên lạc với một người quen. Bạn dễ dàng tiếp cận với một người lâu không gặp gỡ hoặc giữ liên lạc với người mà bạn gặp tại một sự kiện. Lời lẽ sử dụng trong email gửi cho một người quen không cần quá trang trọng như viết cho đồng nghiệp hay ông chủ.

    * Những điều cần viết trong email gồm:

    – Bạn vẫn sẽ bắt đầu email bằng lời chào hỏi.

    – Giới thiệu bạn là ai, nơi mà hai người đã gặp gỡ để họ nhớ.

    – Bạn có thể gửi lời chúc mừng về công việc mới hoặc một lời khen… tới người nhận email để họ thấy rằng bạn vẫn quan tâm, theo dõi họ dù không thường xuyên liên lạc.

    – Bước tiếp theo là đề cập tới lý do bạn viết email cho người nhận.

    – Cuối cùng là ký tên ở cuối email để họ biết rằng bạn đang chờ đợi thư từ họ.

    * Những cụm từ phổ biến:

    – “Long time no see”: Nếu bạn không gặp người ấy trong một thời gian, bạn có thể sử dụng câu thân mật này để bắt đầu email.

    – “I’d love to catch up”: cụm từ “to catch up” được dùng đề nói về những điều đã xảy ra trong cuộc sống của bạn kể từ lần cuối cùng bạn nói chuyện với người nhận email. Đây là một cụm từ thú vị để viết cho người mà bạn không gặp một thời gian.

    – “Keep in touch”: Cụm từ này mang nghĩa bạn muốn tiếp tục với người nhận email, nó được dành cho người mà bạn gặp gần đây.

    – “I look forward to hearing from you”: Trước khi ký tên, bạn có thể sử dụng cụm từ này để chỉ ra rằng bạn muốn nhận thư hồi âm hay biết phản ứng của người nhận thư.

    – “Best wishes”: Sử dụng cụm từ này để viết cho người quen có thể hơi quá trang trọng, thay vào đó, bạn có thể chỉ cần dùng “best” để thể hiện sự gần gũi, thân mật hơn và sau đó ký tên.

    Email viết cho bạn bè thường mang ý nghĩa thân mật nên không tuân thủ theo một quy tắc hay cấu trúc nhất định.

    3. Viết email cho bạn bè

    Hiện này, bạn bè thường gửi tin nhắn cho nhau hoặc nói chuyện qua Facebook… Tuy nhiên, email đôi khi vẫn được dùng giữa những người bạn để gửi một tập tin đính kèm hoặc khi hai người đang ở rất xa nhau, muốn gửi cho nhau nội dung, thông tin dài kể về cuộc sống, công việc… của mình

    * Những điều cần viết trong email gồm:

    Email gửi cho bạn bè thường không tuân thủ theo một quy tắc nhất định. Nhưng một vài ý chính trong email vẫn cần thiết cơ như: một lời chào hỏi thân mật; chia sẻ lý do gửi email. Việc ký tên ở cuối email không quá quan trọng, thay vào đó, bạn có thể viết “talk to you later” (nói chuyện với bạn sau).

    * Những cụm từ phổ biến:

    – “How’s it going?”: đây là một cách giản dị để nói xin chào và hỏi tình trạng hiện tại của bạn bè.

    – “Just wanted to tell you…”: đây là một cụm từ hay để bắt đầu email của bạn. Cụm từ này đã mất đi từ “I” ( tôi) ở đầu cầu để thành một câu hoàn chỉnh bởi vì đây được coi là cách viết thân thiện dành cho bạn bè trong email tiếng Anh.

    – “Talk to you later”: bạn cũng có thể viết tắt là “TTYL”.

    Ngoài ra, bạn cũng có thể viết tắt cụm từ “laughing out loud” ( cười lớn) thành “lol” khi đang nói đùa; hoặc viết tắt cụm từ “oh my god” thành “omg” khi đang ngạc nhiên về một điều gì đó.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Tiêu Đề Email Hấp Dẫn Khiến Người Nhận Mở Thư Ngay
  • Chia Sẻ Về Văn Hóa Email, Vlogger Giang Ơi Nhấn Mạnh Những Lỗi Ai Cũng Mắc Phải Và Một Số Điều Cần Tránh
  • Vlogger Giang Ơi Chỉ Ra 6 Lỗi Sai Phổ Biến Khi Viết Cv Xin Việc
  • Chia Sẻ Về Văn Hóa Email, Vlogger Giang Ơi Nhấn Mạnh Đừng Viết ‘dear Anh/chị’ Và 1 Điều Cần Tuyệt Đối Tránh
  • Cách Viết Mail Cho Sếp Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Email Rõ Ràng Và Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • 12 Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp Nhất Định Phải Biết Cho Sinh Viên Và Cả Người Đi Làm
  • Mẫu Thư Xin Việc, Email Xin Việc 2022
  • 9 Cách Viết Email Gửi Khách Hàng Chuyên Nghiệp Ấn Tượng Và Thu Hút
  • Cách Làm Email Marketing: 9 Thủ Thuật Mail Marketing Quan Trọng Nhất
  • Công Cụ Đổi Font Chữ Facebook 2022
  • Email là công cụ giao tiếp được hầu hết chúng ta lựa chọn. Email tuyệt vời vì bạn không cần phải có mặt cùng lúc với người đối thoại với bạn để có thể giao tiếp. Nó cho phép chúng ta tiếp tục các dự án khi đồng nghiệp của chúng ta không có hoặc ở phía bên kia của thế giới.

    Có một vấn đề: hầu hết chúng ta đang chết đuối trong các email. Trung bình một người sử dụng email cho doanh nghiệp nhận và gửi hơn 100 email một ngày, theo một báo cáo được công bố bởi Tập đoàn Radicati.

    Nổi bật trong đó, tất cả các email đều quá dễ dàng bị hiểu lầm. Một nghiên cứu gần đây của Sendmail cho thấy rằng 64% số người gửi hoặc nhận một email gây ra sự tức giận ngoài ý muốn hay sự nhầm lẫn.

    Do khối lượng email mà chúng ta gửi và nhận, và vì email thường bị hiểu sai, nên điều quan trọng là viết email một cách rõ ràng và súc tích.

    Viết các email ngắn và tập trung sẽ làm giảm thời gian mà bạn bỏ vào email và giúp cho bạn làm việc hiệu quả hơn. Bằng cách giữ cho các email của bạn ngắn gọn, bạn có thể sẽ bỏ ra ít thời gian vào email hơn và dành thời gian đó vào công việc khác. Điều đó nói lên rằng, viết một cách rõ ràng là một kỹ năng. Cũng giống như tất cả các kỹ năng khác, bạn sẽ phải làm việc với nó. Ban đầu, có thể bạn viết các email dài hay ngắn đều mất thời gian như nhau. Tuy nhiên, ngay cả trong trường hợp này, bạn cũng sẽ giúp đỡ đồng nghiệp, khách hàng, hoặc nhân viên để đạt được hiệu quả hơn bởi vì bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn trong hộp thư của họ, giúp dễ dàng hơn để họ để trả lời bạn.

    Bằng cách viết rõ ràng, bạn sẽ được biết đến như một người biết được những gì mà cô ấy hoặc anh ấy muốn và người giúp hoàn thành mọi thứ. Cả hai đều tốt cho viễn cảnh nghề nghiệp của bạn.

    Vậy, điều gì cần thiết để viết email rõ ràng, ngắn gọn và chuyên nghiệp?

    Trước khi trả câu hỏi đó: Nếu ngoài viết email kinh doanh hàng ngày, bạn còn làm việc trên các chiến dịch tiếp thị email, thì hãy duyệt qua các Template Email Bản tin Chuyên nghiệp của chúng tôi.

    Bây giờ chúng ta hãy đi vào chi tiết về cách làm thế nào để viết một email chuyên nghiệp.

    Biết rõ Mục đích của bạn

    Các email rõ ràng luôn luôn có một mục đích rõ ràng.

    Bất cứ khi nào bạn ngồi xuống để viết một email, hãy dành vài giây để tự hỏi mình: “Lý do tôi gửi email này là gì? Tôi cần gì từ người nhận? “

    Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, thì bạn không nên gửi một email. Viết email mà không biết những gì bạn cần sẽ lãng phí thời gian của bạn và thời gian của người nhận và có nghĩa là bạn sẽ vật lộn để tự diễn đạt ý kiến của mình một cách rõ ràng và súc tích.

    Đây cũng là thời điểm tốt để tự hỏi mình: “Liệu email này có thật sự cần thiết” Một lần nữa, chỉ gửi email thật sự cần thiết cho thấy sự tôn trọng đối với người mà bạn đang gửi email.

    Sử dụng Quy tắc “Một thứ”

    Các Email không giống như các cuộc họp kinh doanh. Với các cuộc họp kinh doanh, càng nhiều chương trình nghị sự được thông qua, thì cuộc họp càng hiệu quả.

    Với email, điều ngược lại là đúng. Bạn càng có ít thứ bao gồm trong email, thì càng tốt.

    Đó là lý do tại sao nên thực hành quy tắc “một thứ”. Làm cho mỗi email mà bạn gửi nói về một thứ duy nhất. Nếu bạn cần liên lạc về một dự án khác, hãy viết một email khác.

    Thực hành Sự đồng cảm

    Đồng cảm là khả năng nhìn thế giới qua con mắt của người khác. Khi bạn làm điều này, bạn sẽ hiểu những suy nghĩ và cảm xúc của họ.

    Khi bạn viết các email, hãy suy nghĩ về lời nói của bạn từ quan điểm của người đọc. Với tất cả những gì bạn viết, hãy tự hỏi mình:

    • Tôi sẽ hiểu câu này như thế nào, khi ai đó đọc nó?
    • Tôi sẽ cảm thấy thế nào nếu tôi nhận được nó?

    Đây là một tinh chỉnh đơn giản đối với cách bạn viết. Tuy nghĩ về người khác sẽ biến đổi cách họ phản hồi lại bạn.

    • Đều bận rộn. Họ không có thời gian để đoán những gì bạn muốn, và họ muốn có thể đọc và trả lời email của bạn một cách nhanh chóng.
    • Đánh giá cao một lời thăm hỏi. Nếu bạn có thể nói điều gì đó tích cực về họ hoặc công việc của họ, hãy làm như vậy. Lời nói của bạn sẽ không bị lãng phí.
    • Cũng giống như được cảm ơn. Nếu người nhận đã giúp bạn bằng bất kỳ cách nào, hãy nhớ nói lời cảm ơn. Bạn nên làm điều này ngay cả khi đó là công việc họ phải làm để giúp bạn.

    Trong giây lát nữa, chúng ta sẽ xem xét cách bạn có thể thêm lời khen và cảm ơn vào cấu trúc của mỗi email mà bạn gửi.

    Hãy giữ cho Lời giới thiệu Ngắn gọn

    Khi bạn gửi email cho một ai đó lần đầu tiên, bạn cần phải cho người nhận biết bạn là ai. Thông thường, bạn có thể làm điều này băng một câu. Ví dụ: “Thật tuyệt vời khi được gặp bạn tại ” là một lời chào điển hình.

    Khen hoặc Trêu đùa. Khi bạn gửi email cho ai đó lần đầu tiên, thì một lời khen tạo ra một sự mở đầu tuyệt vời. Một lời khen tốt được viết ra cũng có thể đóng vai trò như là một lời giới thiệu. Ví dụ:

    • “Tôi rất thích buổi thuyết trình của bạn về .”
    • “Tôi tìm thấy bài viết của bạn trên blog về .”

    Nếu bạn muốn gửi đến ai đó mà bạn biết, thì hãy sử dụng một lời truê đùa để thay thế. Một lời truê đùa thường là một biến thể của “Tôi hy vọng bạn ổn.” Ngoài ra, bạn có thể nói lời cảm ơn cho một cái gì đó mà họ đã giúp bạn hoặc về thông tin mà họ gửi trong một email trước.

    Như Vinay Patankar của blog Abstract Living giải thích:

    Bạn nên LUÔN LUÔN theo sau một lời truê đùa sau lời chào của bạn. Mỗi khi chắc chắn. Khắc sâu điều này dần dần bạn sẽ viết email của bạn nhanh hơn. Không có lý gì mà mỗi email của bạn không nên có một câu truê đùa… Bạn sẽ không bao giờ mất bất cứ điều gì bằng cách thêm vào một câu trêu đùa, bạn sẽ làm cho mọi người chăm chú nhiều hơn để đọc phần còn lại của email, bạn sẽ cần giảm nhẹ lời bình, và sẽ đạt những cảm xúc tích cực. Hầu hết chỉ đơn giản là sẽ bỏ qua nó, nhưng trong hai giây của bạn, nó hoàn toàn xứng đáng.

    Lý do cho email của bạn. Trong phần này, bạn nói, “Tôi đang gửi email để hỏi về…” hoặc “Tôi tự hỏi nếu bạn có thể giúp đỡ…” Bạn đôi khi sẽ cần hai câu này để giải thích lý do viết email của bạn.

    Một lời mời gọi. Sau khi bạn đã giải thích lý do của bạn khi gửi email, đừng cho rằng người nhận sẽ biết phải làm gì. Cung cấp các hướng dẫn cụ thể. Ví dụ:

    • “Ông có thể gửi cho tôi các tập tin đó vào thứ năm?”
    • “Bạn có thể viết xong điều đó trong hai tuần tới?”
    • “Xin hãy viết thư cho James về điều này, và cho tôi biết khi bạn đã làm xong điều đó.”

    Cấu trúc yêu cầu của bạn như là một câu hỏi khuyến khích người nhận trả lời. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng dòng “hãy cho tôi biết khi bạn đã hoàn thành điều đó” hoặc “cho tôi biết điều đó có ổn với bạn hay không.”

    Câu kết. Trước khi bạn ký email của bạn, hãy chắc chắn bao gồm một dòng kết. Điều này có hai mục đích là lặp lại lời kêu gọi của bạn, và làm cho người nhận cảm thấy ổn.

    Ví dụ về dòng kết tốt bao gồm:

    • “Cảm ơn vì tất cả những sự giúp đỡ của bạn đối với điều này.”
    • “Điều đó có tốt không?”
    • “Tôi mong muốn được lắng nghe những gì bạn nghĩ.”
    • “Hãy cho tôi biết nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào.”

    Sử dụng những Từ ngữ, Câu, và Đoạn văn Ngắn gọn

    Quay trở lại năm 1946, George Orwell khuyên các nhà văn nên:

    Đừng bao giờ sử dụng một từ dài khi đã có một từ ngắn.

    Lời khuyên này thậm chí còn phù hợp hơn trong thời buổi này, đặc biệt là khi viết email.

    Những từ ngắn gọn thể hiện sự tôn trọng của bạn đối với người đọc. Bằng cách sử dụng các từ ngắn gọn, bạn đã làm được công việc khó khăn là làm cho thông điệp của bạn dễ hiểu.

    Điều này cũng đúng đối với câu và đoạn văn ngắn. Tránh viết các khối văn bản lớn nếu bạn muốn email của bạn phải rõ ràng và dễ hiểu. Điều này dẫn đến một quy tắc viết khác của George Orwell, mà có thể giúp bạn giữ cho các câu của bạn càng ngắn càng tốt:

    Nếu có thể bỏ đi một từ, hãy luôn luôn bỏ nó ra.

    Một khi bạn đã theo cấu trúc email tiêu chuẩn, hãy cắt gọn từng câu càng ngắn có thể.

    Sử dụng Câu Chủ động

    George Orwell một lần nữa nói:

    Đừng bao giờ sử dụng câu bị động nơi mà bạn có thể sử dụng câu chủ động.

    Trong văn viết, có hai loại tiếng giọng điệu, chủ động và bị động.

    Tôi ném trái bóng.

    Và đây là một câu tương tự trong bị động:

    Trái bóng bị ném [bởi tôi].

    Câu chủ động thì dễ đọc hơn. Nó cũng khuyến khích hành độngtrách nhiệm. Đó là bởi vì trong câu chủ động, các câu tập trung vào người thực hiện hành động. Trong câu bị động, các câu tập trung vào đối tượng đang bị thực thi. Trong lời nói bị động, có vẻ là các thứ đang xảy ra bởi chính chúng. Trong lời nói chủ động, các thứ chỉ xảy ra khi người ta hành động.

    Kiểm tra Email của bạn

    Nhà triết học người Pháp Blaise Pascal từng nói:

    Nếu tôi có thêm thời gian, tôi sẽ viết cho bạn một lá thư ngắn hơn.

    Nói cách khác, viết các email ngắn có thể là một công việc khó khăn hơn so với việc viết các email dài.

    Một phần công việc khó khăn trong việc viết email ngắn gọn là rà soát lại một cách cẩn thận. Hãy tự đọc lớn email của bạn, kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp. Tự hỏi bản thân mình:

    • Yêu cầu của tôi có rõ ràng không?
    • Có thể có bất kỳ sự hiểu lầm nào không?
    • Tôi sẽ nghĩ thế nào nếu tôi là người nhận?

    Xóa bất kỳ từ ngữ, câu văn, và đoạn văn không cần thiết khi bạn rà soát lại.

    Hãy nhớ rằng, bạn đang không còn là đứa trẻ nữa.

    Nếu bạn muốn thể hiện cá tính của bạn trong email, hãy để điều này tỏa sáng một cách tinh tế thông qua phong cách viết của bạn. Đừng sử dụng các biểu tượng cảm xúc, chữ viết tắt của chat (như LOL), hoặc phông chữ và hình nền đầy màu sắc. Mặc dù những điều này có thể đã ở trong các email trong suốt những năm thiếu niên của bạn, nhưng hiếm khi phù hợp trong bối cảnh chuyên nghiệp.

    Lần duy nhất phù hợp khi sử dụng biểu tượng cảm xúc hay trò chuyện viết tắt là khi bạn đang phản ánh ngôn ngữ email của người bạn muốn gửi đến.

    Viết Giống như Bạn Nói

    Email là một cách giao tiếp ít trang trọng hơn là viết một lá thư hoặc thậm chí thực hiện một cuộc gọi điện thoại. Viết giống như bạn nói làm cho bạn vô tình dễ mến và thân thiện. Nó cũng giúp bạn giữ cho email của bạn ngắn gọn. Sau khi tất cả, rất ít người trong chúng ta nói bằng những đoạn dài dòng.

    Đến lượt bạn

    Và nếu bạn đang làm việc trên các chiến dịch tiếp thị bằng email, thì hãy kiểm tra các Template Email dành cho Bản tin của chúng tôi, sẵn có trên chợ ThemeForest. Một trong những template chuyên nghiệp này có thể là những gì mà dự án tiếp theo của bạn cần.

    Tài nguyên

    Bản quyền Đồ hoạ: Eye được thiết kế bởi Sergi Delgado từ Dự án Noun.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Email (Phần 1)
  • Cách Tạo Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Có Trích Dẫn Trong Microsoft Word
  • Trích Dẫn Và Lập Danh Mục Tài Liệu Tham Khảo Theo Chuẩn Chicago
  • 14 Mẹo Để Viết Requirement Tốt Hơn
  • Nhóm Tài Liệu Cho Ba: User Story, Use Case Và Functional Specification Document
  • 7 Bước Để Hoàn Thành 1 “formal Email” Cực Chuẩn.

    --- Bài mới hơn ---

  • Bí Kíp Ielts Writing Task 1 General Viết Thư
  • Tạo Font Chữ Đẹp Online ❤️ Với 1001+ Font Chữ Khác Nhau
  • 47 Font Chữ Viết Tay Miễn Phí Tuyệt Vời
  • Hướng Dẫn Cài Đặt Font Và Viết Chữ Có Dấu Trên Photoshop
  • Thủ Thuật Chèn Ảnh Trên Github
  • Công việc yêu cầu bạn phải thường xuyên trao đổi mail với khách hàng nước ngoài, boss hay đồng nghiệp của bạn, nhưng bạn đang lo ngại không biết làm thế nào để có một bức thư điện thử chuẩn xác, đầy đủ các nội dung và mang lại hiệu qua trong công việc.

    Bài viết sau đây sẽ giúp bạn làm rõ 7 bước cho một “formal email”. Đây là những bước cơ bản nhất, bạn có thể sử dụng những ví dụ trong bài cho chính email của mình.

    Tùy theo nội dung công việc của bạn mà sẽ có những nội dung khác nhau. Nội dung thường ngắn gọn, vắt tắt và gói gọn trong một cụm từ hay một câu

    Như một cách lịch sự thể hiện đến đối phương, bạn cần gửi đến lời chào mở đầu trước khi đi vào nội dung mail.

    Nếu như là lần trao đổi đầu tiên với đối phương, bạn có thể bỏ qua bước này.

    Nhưng nếu đã có cuộc gặp gỡ trước đó, thì cần thiết để bạn đề cập đến nó, cũng như những vấn đề đã trao đổi trước đó.

    Đây là phần bạn cần đặc biệt chú trọng đến, vì toàn bộ nội dung của email được thể hiện trong phần này. Các ý của bạn phải rõ ràng cụ thể để đối phượng có thể nắm bắt một cách hiệu quả.

    Trong công việc có rất nhiều tài liệu cần được đính kèm, và khi đính kèm bất cứ tài liệu nào, bạn cần đề cập đến để đối phương không bỏ sót nội dung đó.

    Cũng quan trọng như Greeting, email của bạn cần thiết để kết thúc một cách ấn tượng và hiệu quả.

    Phương pháp học tiếng Anh online một kèm một của Antoree sẽ mang lại cho bạn một phương pháp học mới nâng cao trình độ tiếng Anh của bạn một cách nhanh chóng.

    NHẬN BÀI TEST VÀ TƯ VẤN LỘ TRÌNH HỌC MIỄN PHÍ

    Antoree English được thành lập tại Singapore bởi Antoree International chúng tôi với mô hình học trực tuyến 1 kèm 1 có sứ mệnh kết nối người học và người dạy tiếng anh trên toàn thế giới.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Viết Formal Email Bằng Tiếng Anh Ấn Tượng
  • Cách Sử Dụng Footnote Tạo Chú Thích Trong Văn Bản Word
  • Hướng Dẫn Qui Cách Viết Bài Cho Tạp Chí Khpl Và Giáo Trình
  • Cách Tạo Ghi Chú, Chú Thích Footnote Cuối Trang Cho Văn Bản (13/08/2018)
  • Cách Viết Footnote Và Liệt Kê Bibliography
  • Cách Viết Và Gửi Email Bằng Ms Outlook

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Khắc Phục Sự Cố Outlook Khi Bạn Không Thể Gửi Hoặc Nhận E
  • Một Số Lỗi Mail Outlook Không Gửi Được Và Cách Khắc Phục
  • Cách Gỡ Bỏ Mail Outlook 2007 Nhanh Chóng Và Đơn Giản
  • Cách Gửi Bì Thư Ở Nhật Đơn Giản, Nhanh Chóng
  • Cách Viết Thư Tiếng Đức Chuẩn
  • Trong thời đại hiện nay, việc sử dụng email (thư điện tử) trong môi trường kinh doanh và thương mại diễn ra rất phổ biến và gần như viết email bằng tiếng Anh là một kỹ năng thiết yếu mà bạn cần rèn luyện để công việc đạt hiệu quả cao. Một phần mềm hỗ trợ soạn thảo email cực kỳ hữu dụng và được sử dụng nhiều nhất hiện nay đó chính là Outlook nằm trong bộ phần mềm Office của Microsoft. Trong bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách viết và gửi email cũng như sử dụng một số tính năng cơ bản trong Outlook 2013.

    Cách viết và gửi email

    Tiếp theo, khung soạn thảo email sẽ hiện ra như sau:

    Thẻ MESSAGE sẽ được kích hoạt mặc định với những chức năng soạn thảo chính như chọn font chữ, màu chữ, căn lề, v.v… Ở phần dưới cùng là ô chứa nội dung email, bạn có thấy một ví dụ như trong hình. Phần ở dưới bao gồm các chức năng sau: From: Chọn email của người gửi.

    To: Điền hoặc chọn email của người nhận, nếu có nhiều người nhận thì ngăn cách bằng dấu “;”.

    Bcc: Đây là dạng viết tắt của Blind Carbon Copy (bản sao ẩn danh). Tác dụng cũng giống như Cc nhưng hàm nghĩa nhấn mạnh “gửi bí mật”, những người nằm trong To và Cc sẽ không thể nhìn thấy địa chỉ người nhận trong Bcc. Bản thân những người nằm trong Bcc cũng không nhìn thấy nhau. Tính năng thường được sử dụng khi bạn muốn ẩn danh tính của người nhận khi gửi email hàng loạt, ví dụ như gửi thông báo cho tất cả các khách hàng hay đối tác của mình.

    Subject: Đây là tiêu đề/chủ để của email, tóm tắt nội dung chính của email. Tiêu đề đóng vai trò quyết định đến việc đọc hay không đọc email của người nhận. Thông thường, tiêu đề email không nên quá dài mà chỉ nên chứa khoảng 5 – 10 từ quan trọng nhất. Ngoài ra, tiêu đề nên thể hiện đúng và rõ ràng về nội dung của email, giúp người nhận hiểu được tầm quan trọng của email đó một cách nhanh chóng.

    Attached: Tài liệu đính kèm. Muốn đính kèm tài liệu bạn chọn “Attach File” ở khung chức năng bên trên, và chọn “Attach Item” nếu muốn đình kèm những email khác vào trong email này. Cách tính năng khác trong thẻ MESSAGE cần lưu ý: – Signature: Chèn phần chữ ký vào dưới email. – High Importance/Low Importance: Lựa chọn mức độ quan trọng của email.

    Các tính năng khác trong Outlook 2013

      Thẻ INSERT: Bao gồm các chức năng chèn tài liệu, hình ảnh, bảng biểu, đồ thị, liên kết, mẫu chữ và ký tự đặc biệt vào email.
      Thẻ OPTIONS: Bao gồm một số tính năng như thay đổi theme, quyền hạn, gửi yêu cầu nhận thông báo khi email được nhận và được đọc, lưu email, gửi email hẹn giờ,…
      Thẻ FOMART TEXT: Tập trung các tính năng thay đổi định dạng, kích cỡ, màu sắc, căn lề,… cho các đoạn văn bản trong email.
      Thẻ REVIEW: Hỗ trợ kiểm tra các lỗi chính tả và ngữ pháp, đếm số lượng từ và hỗ trợ ngôn ngữ.

    Tổng kết

    Như vậy, các bạn đã nắm bắt được những tính năng cơ bản của Outlook 2013 trong việc viết và gửi email. Ở các bài tiếp theo mình sẽ giới thiệu những thành phần cơ bản cấu thành nên một email hoàn chỉnh.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Hướng Dẫn Soạn Và Gửi Email Mới Bằng Microsoft Outlook
  • Cách Viết Thư Từ Chối Công Việc Thông Minh Và Khéo Léo Nhất
  • Hướng Dẫn Cách Viết Thư Từ Chối Offer Và Thư Nhận Offer Letter Chuyên Nghiệp Và Hiệu Quả Nhất
  • Thư Tín Thương Mại Tiếng Anh Và Một Số Điều Cần Chú Ý ” Anh Ngữ Zim
  • Mẫu Thư Ngỏ Hợp Tác Kinh Doanh Gửi Đối Tác Năm 2022
  • Cách Viết Một Email Marketing Hay Và Thành Công

    --- Bài mới hơn ---

  • Bạn Đã Biết Cách Trình Bày Email Chuyên Nghiệp?
  • Cách Viết Thư (Email) Hỏi Học Bổng Chuẩn Nhất
  • Cách Viết Mail Hỏi Hàng, Chào Giá Xuất Nhập Khẩu Cho Người Mới Bắt Đầu
  • Cách Viết Email Xác Nhận Cuộc Hẹn Tốt Nhất (Và Ví Dụ)
  • Những Lưu Ý Khi Lên Một Cuộc Hẹn Trong Kinh Doanh
  • Email marketing là một hoạt động kinh doanh bằng cách gửi email đến người nhận trong một danh sách để giới thiệu, quảng bá, cảm ơn,… với hi vọng họ sẽ mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. Nhiệm vụ chính của email marketing là xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tạo lòng tin và tăng khả năng nhận diên thương hiệu của khách hàng. Nhưng để thành công tuyệt đối trong việc sử dụng email marketing thì bạn phải biết cách việt một email marketing hay và hấp dẫn khách hàng thì bạn mới thành công được.

    Nội dung đầy đủ thông tin, hình ảnh phù hợp.

    Thường thì các doanh nghiệp, khi nhận được email marketing thường dị ứng với những thông tin kèm hình ảnh màu mè, trình bày phức tạp. Nên nhớ rằng, thông tin càng dễ hiểu bao nhiêu thì khách hàng càng tiến gần đến bạn bấy nhiêu. Tuy nhiên, đơn giản nhưng không phải là sơ sài.

    Lựa chọn tựa đề (subject):

    Tựa đề mang tính chất thông tin trực tiếp hay gián tiếp đều phải nghiêm túc, ngắn gọn. Tránh sử dụng từ ngữ hay biểu tượng kiểu “free”.

    Khuyến khích khách hàng đăng ký địa chỉ email của họ vào danh sách lọc spam.

    Chữ ký:

    Trình bày chữ ký chuyên nghiệp cũng là một cách tự nâng cao mình và công ty của mình. Hơn thế nữa, khi khách hàng nhìn thấy thông tin về bạn, họ sẽ yên tâm hơn khi liên hệ.

    Email cùng nội dung chỉ gửi duy nhất một lần.

    Những thông tin bổ ích từ email marketing hoặc newsletter của bạn sẽ chỉ được khách hàng mở ra và đọc khi họ cảm thấy không phiền phức. Chỉ cần nhìn thấy 2 email mới với cùng một tựa đề xuất hiện trong Inbox, họ sẽ xóa ngay lập tức mà không cần biết trong đó bạn thông tin cho họ những gì. Nếu danh sách khách hàng muốn nhận cùng một thông tin quá dài, bạn hãy gõ địa chỉ email khách hàng vào phần “BCC” và chắc chắn rằng các địa chỉ email đó không bị trùng lặp.

    Comments

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Email Hay Và Đúng Chuẩn
  • Cách Viết Tiêu Đề Email Hấp Dẫn Khiến Người Nhận Mở Thư Ngay
  • Chia Sẻ Về Văn Hóa Email, Vlogger Giang Ơi Nhấn Mạnh Những Lỗi Ai Cũng Mắc Phải Và Một Số Điều Cần Tránh
  • Vlogger Giang Ơi Chỉ Ra 6 Lỗi Sai Phổ Biến Khi Viết Cv Xin Việc
  • Chia Sẻ Về Văn Hóa Email, Vlogger Giang Ơi Nhấn Mạnh Đừng Viết ‘dear Anh/chị’ Và 1 Điều Cần Tuyệt Đối Tránh
  • ?cách Viết Một Email Cơ Bản Và Chuyên Nghiệp

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Viết Email Theo Chuẩn, Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Email Xin Việc Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp Và Hay Nhất
  • Cách Viết Email Xin Việc Chuyên Nghiệp Khi Tìm Kiếm Việc Làm
  • Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Hướng Dẫn Cách Viết Email Xin Việc Ấn Tượng
  • Email bây giờ là một kênh giao tiếp và truyền thông phổ biến. Nhưng cách viết chung cho một email gần như chưa có. Đây là tập hợp những nguyên tắc phổ biến về cách viết email, tùy từng công ty sẽ có cách giao tiếp email riêng, không khó thực hiện, bạn làm dần dần cũng sẽ quen. Nếu được, bạn có thể tự rút ra những cách viết email tốt hơn và phù hợp ngữ cảnh. Hãy tham khảo các bước viết email như sau:

    Bạn phải gõ đúng địa chỉ người gửi. Thiếu @ hay quên ghi đuôi thì lỡ nhấn nhầm nút gửi hay send. Server email sẽ báo cho bạn ngay. Trước đây các server vẫn cho gửi đi rồi báo lỗi, sau này đã bị chặn rồi nên bạn yên tâm. Vấn đề là hãy nhớ có .vn hay không vì nhiều email phổ biến như yahoo hay bị lỗi này.

    Một mẹo vặt để tránh gửi mail khi chưa xong nội dung. Là đừng vội địa chỉ Email của người nhận thư trước. Khi nào hoàn thành nội dung cần gửi, kiểm tra ổn cả rồi hãy điền địa chỉ email vào và gửi. Việc này nhầm tránh tình trạng vô tình nhấn gửi email khi chưa hoàn thành nội dung hoặc thiếu sót lỡ tay…..

    CC là nơi bạn ghi mail của quản lý của bạn và quản lý của người gửi mail bên kia nếu có.

    BCC thường là gửi mà bạn muốn bảo mật danh sách gửi để không bị người khác cướp danh sách để đi spam.

    Đôi khi, cùng một nội dung bạn muốn gửi cho nhiều người, bạn vẫn có thể dùng bcc. Như là lời cảnh cáo nhân viên nhưng không cho người cảnh cáo biết là việc cảnh cáo sẽ được gửi cho ai, cũng là cách giữ thể diện cho người bị cảnh cáo.

    3. Ghi tiêu đề mail ngắn gọn và không dùng ngôn ngữ nói

    Trong các web email phổ biến như Google hay Yahoo hay nhắc nhở bạn ghi tiêu đề mail( Subject). Không có tiêu đề thì email nhìn thiếu chuyên nghiệp.

    Bạn có muốn đọc mail của ai đó gửi bạn mà cái tiêu đề cũng không ghi nên hồn?

    Chưa kể vài người dùng tiêu đề mail như một chương trình chat. Chỉ ghi nội dung ở tiêu đề, còn phần thư không để bất kỳ nội dung nào. Nếu trao đổi ngắn, nên dùng chương trình chat nội bộ hoặc các chương trình chat phổ biến ở công ty như: Skype, Mess Facebook, Hangout, Viber hoặc Zalo…

    4. Nội dung luôn nhớ KISS

    Ghi nội dung nhớ nguyên tắc KISS (Keep It Short and Simple). Ghi đúng vấn đề, không kể lể dài dòng hay rào trước đón sau quá dài. Bây giờ người ta rất lười đọc, hãy liệt kê vấn đề ra từng dòng 1. Người trả lời email cứ theo từng dòng mà trả lời bằng màu chữ khác, rất nhanh và tiện.

    Nhớ có mở đầu nội dung chào hỏi, phần nội dung là trao đổi vấn đề cần nói, và phần kết thư là lời cám ơn vì người ta đã dành thời gian đọc thư của mình. Sau phần cám ơn sẽ là một lời chúc.

    5. Chèn tập tin đính kèm trước khi ghi nội dung

    Nếu có chèn tập tin hay file vào mail. Mình khuyên các bạn nên chèn trước, vì khi viết mail xong nhiều người mệt quá sẽ quên mất chèn file vào mail. Lỗi này người ta châm chước được nhưng không nên vi phạm hoài.

    Nhưng nói bạn mới cũng hơi oan, vì nhiều người dùng mail lâu năm vẫn hay mắc lỗi ngớ ngẩn này. Và đa phần là nhận ra điều này khi người nhận mail hỏi file đính kèm đâu?

    6. Chữ ký Email

    Hầu như tất cả các email hiện nay đều có phần cấu hình chữ ký cho Email. Thường là nằm ở trong phần Cài đặt (Setting)

    Chữ ký thì cần có những thông tin như sau: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, địa chỉ mail, đơn vị công tác, địa chỉ,… để đối tác liên hệ khi cần. Có thể ghi ngắn gọn nhưng đầy đủ:

    Ví dụ

    ĐT: 076xxxxxxxx

    Email: [email protected]

    Do Gmail là Email được dùng phổ biến nhất. Nên mình hướng dẫn nơi để đặt chữ ở đây:

    Thêm hoặc thay đổi chữ ký Gmail

    Bạn có thể sử dụng tối đa 10.000 ký tự trong chữ ký của mình.

    1. Ở trên cùng bên phải, hãy nhấp vào biểu tượng Cài đặt(Hình bánh răng) Chọn Xem tất cả tùy chọn cài đặt
    2. Trong phần “Chữ ký”, hãy nhập nội dung chữ ký vào hộp. Nếu muốn, bạn có thể định dạng nội dung chữ ký bằng cách thêm hình ảnh hoặc thay đổi kiểu văn bản.
    3. Ở cuối trang, hãy nhấp vào Lưu thay đổi.

    7. Tên địa chỉ email của bạn:

    Nếu bạn dùng email công ty để gửi thì cái này không thay đổi được. Không có gì cần nói về địa chỉ email do công ty cấp.

    Tuy nhiên, nếu bạn đang đang đi xin việc hay sử dụng 1 email miễn phí chẳng hạn thì nên lưu ý cái địa chỉ email của bạn tên thế nào.

    Cụ thể:

    Địa chỉ email có nghiêm túc thể người gửi là ai hay không? Bạn có dám dùng cái email thời trẻ trâu. Kiểu [email protected] để gửi mail xin việc không? Bạn dám gửi thì có chắc đã được nhà tuyển dụng họ để mắt không. Nhìn cái địa chỉ email nó không nghiêm túc.

    Địa chỉ email là thứ rất quan trọng vì nó tạo ấn tượng cho người nhận thư. Biết được người gửi là ai. Thường cách tốt nhất là tạo địa chỉ email theo như họ tên. Nếu bị trùng lặp thì bạn có thể thêm số hay nghề nghiệp của bạn vào thêm.

    Nên lựa chọn tạo địa chỉ email có dạng như sau:

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    Tuyệt đối không lựa chọn những địa chỉ email có tên xì teen, trẻ trâu,… đọc vô là liên tưởng bạn không nghiêm túc hoặc là người còn đang độ tuổi teen. Chẳng hạn như cái địa chỉ email bên dưới:

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    [email protected]

    …..

    8. Kiểm tra chính tả

    Nếu người nhận là 1 người khó tính. Họ sẽ thấy khó chịu với email có lỗi chính tả. Do đó bạn nên kiểm tra kỹ càng chỉnh sửa lại các lỗi chính tả trước khi gửi.

    Việc này vừa giúp không gây khó chịu cho người nhận vừa thể hiện sự chuyên nghiệp của email bạn là không có sai sót.

    --- Bài cũ hơn ---

  • 3 Bài Văn Mẫu Miêu Tả Ngôi Nhà Tiếng Anh
  • Cách Rủ Rê Bạn Bè Đi Chơi Bằng Tiếng Anh Đơn Giản
  • Bí Quyết Viết Email Thông Báo Nghỉ Việc Bằng Tiếng Anh Lôi Cuốn
  • Nghỉ Việc Tiếng Anh Là Gì? Cách Viết Email Nghỉ Việc Khéo Léo
  • Cách Viết Email Đặt Phòng Bằng Tiếng Anh
  • Cuối Email Nên Viết Gì? Cách Kết Thúc Email Hay Và Ý Nghĩa

    --- Bài mới hơn ---

  • Cách Bắt Đầu Và Kết Thức Một Email Kinh Doanh Chuyên Nghiệp
  • Cách Viết Nội Dung Email Marketing Trong Các Nhà Hàng
  • Cách Viết Tiêu Đề Email Hiệu Quả Trong Kinh Doanh Khách Sạn
  • Kỹ Năng Viết Email Chuyên Nghiệp
  • Tổng Hợp Cách Viết Email Trong Công Việc Đạt Hiệu Quả Cao
  • Cảm ơn/Thanks có thể gây khó chịu cho người nhận email. Vì vậy, để kết email bạn có thể thêm dấu chấm than (!) vào phía sau Cảm ơn/Thanks.

    Cảm ơn rất nhiều/Thanks so much rất phù hợp để ở cuối email. Nó thể hiện sự biết ơn chân thành của người gửi đối với người nhận email.

    Mọi điều tốt nhất/All best cũng là đáp án an toàn cho câu hỏi “Cuối email nên viết gì?”. All best trang trọng hơn Best và nó là lựa chọn phổ biến.

    So với Best và All Best thì Best wishes kết trang trọng hơn hẳn. Best wishes rất phù hợp để kết email sau lần giao dịch đầu tiên.

    Mong gặp/Looking forward phù hợp trong trường hợp người gửi sẽ gặp người nhận email trong tương lai.

    Chân thành/Sincerely rất phù hợp đối với thư xin việc.

    Cảm ơn và trân trọng/Thanks & Best regards thể hiện sự trang trọng, được sử dụng phổ biến để kết email. Tuy nhiên, bạn không nên viết tắt là “RGDS” bởi như vậy khiến người nhận nghĩ rằng bạn là người hời hợt, thiếu nghiêm túc.

    Trong trường hợp gửi email cho đối tác lâu năm thì “XX” khá phù hợp. Rất nhiều trường hợp thân thiết có sử dụng tên và ký hiệu “X” trong email.

    XOXO là ký hiệu của “những cái ôm”, nó thường được dùng trong trường hợp bạn bè thân thiết gửi email cho nhau.

    Cuối email nên viết gì để thể hiện sự tôn kính? Respectfully chính là đáp án phù hợp nhất. Respectfully thường được dùng trong email gửi cho quan chức chính phủ.

    Bảo trọng/Take care thể hiện sự quan tâm của người gửi về sức khỏe của người nhận email. Tuy nhiên, chỉ nên kết email bằng Bảo trọng/Take care nếu người nhận thân thiết với bạn. Đối với người không thân thiết hay không hiểu có thể gây cảm giác bất an “người đó biết mình sắp gặp nguy hiểm hay sao?”.

    VB là từ viết tắt của “Very best”. Sử dụng VB ở cuối email thể hiện sự thân thiện và giản dị.

    Như mọi khi/As ever là cách kết email được nhiều người lựa chọn. Cách kết này dành cho những địa chỉ email được gửi lặp đi lặp lại nhiều lần. Ý nghĩa của As ever là “Bất kể bạn là gì, tôi vẫn như thế và không có gì thay đổi”.

    2. Cuối email không nên viết gì?

    Cảm ơn lần nữa/Thanks again còn gây khó chịu hơn cả Thanks. Vì vậy, bạn không nên dùng nó để kết email.

    Nếu nhờ cậy người khác mà cuối email bạn viết ” Looking forward to hearing from you” sẽ tạo áp lực cho người đó. Câu kết này cũng khiến người gửi ở thế bị động, phải chờ đợi phản hồi của người nhận.

    Có rất nhiều người cho rằng cách dùng tên để kết email đột ngột và lạnh lùng.

    Có người cho rằng Your truly khá giả tạo.

    3. Những lưu ý khi viết email

    • Không nên sử dụng “Thanks” để kết email nếu bạn có mong muốn người nhận giúp đỡ điều gì đó. Nó cũng khiến người nhận có cảm giác bị ép buộc phải thực hiện yêu cầu đó.
    • Warmly, Cheers,… là những cái kết email nguy hiểm. Người nhận sẽ không hề thoải mái nếu nhận được một email xin lỗi vì trễ hạn với cái kết email là Cheers.
    • Không nên viết hoa và in đậm bởi có nhiều người cho rằng viết hoa, in đậm có ý nghĩa mỉa mai.
    • Không nên dùng biểu tượng cảm xúc bởi email là văn bản cần sự nghiêm túc.
    • Không nên lạm dụng từ ngữ phóng đại như “quá”, “thực sự”,… bởi nó mang tính chủ quan, kém tinh tế, thiếu sức thuyết phục.

    --- Bài cũ hơn ---

  • Cách Viết Email Tiếng Anh Bài 2
  • Hướng Dẫn Cách Hủy Hợp Đồng Mạng Của Viettel Cho Khách Hàng
  • Cách Hủy Hợp Đồng Vay Tiền Fe Credit Trước Hạn. Hủy Hồ Sơ Chưa Giải Ngân
  • Các Trường Hợp Được Hủy Bỏ Hợp Đồng
  • Những Lưu Ý Khi Lên Một Cuộc Hẹn Trong Kinh Doanh
  • Web hay
  • Links hay
  • Push
  • Chủ đề top 10
  • Chủ đề top 20
  • Chủ đề top 30
  • Chủ đề top 40
  • Chủ đề top 50
  • Chủ đề top 60
  • Chủ đề top 70
  • Chủ đề top 80
  • Chủ đề top 90
  • Chủ đề top 100
  • Bài viết top 10
  • Bài viết top 20
  • Bài viết top 30
  • Bài viết top 40
  • Bài viết top 50
  • Bài viết top 60
  • Bài viết top 70
  • Bài viết top 80
  • Bài viết top 90
  • Bài viết top 100