Kỹ năng viết bản báo cáo công việc rất quan trọng và cần thiết vì qua các bản báo cáo công việc mà các nhà lãnh lãnh đạo có thể đánh giá nhân viên làm việc như thế nào và đạt hiệu quả tốt không.
Một số điểm cần lưu ý trong cách viết báo cáo công việc
Đối với cách viết báo cáo công việc, nội dung cần phải xác định trong báo cáo:
Xác định được những điểm quan trọng trong cách viết báo cáo công việc
Trong một bản báo cáo về công việc cần cần đảm bảo các yếu tố sau:
Bố cục, cách trình bày rõ ràng.
Mục đích rõ ràng: Viết cho ai, viết về cái gì.
Nội dung trình bày rõ ràng, chính xác.
Xác định các sự kiện quan trọng, các vấn đề đã xảy ra để đưa ra các biện pháp giải quyết khắc phục.
Một số điểm chính trong việc tạo một báo cáo
Mục đích là gì? Người nhận là ai?
Bạn phải xác định mục đích trong bản báo cáo và người nhận là ai hay những ai, đối tượng nào đọc.
Bạn có thể chia thành ba đối tượng nhận báo cáo. Cấp trên, thành viên nội bộ và khách hàng.
Khi đã xác định được đối tượng bạn cần lưu ý một số điểm để viết báo cáo phù hợp với từng đối tượng mà bạn đã xác định.
Bản báo cáo công việc cần phải ngắn gọn đầy đủ dễ hiểu và xúc tích. Để có thể dễ dàng nắm bắt nội dung nhanh chóng và đưa ra nhận xét. Vì họ có rất nhiều công việc cần bàn bạc và giải quyết nên không có nhiều thời gian đọc hết từng bản báo cáo. Nên bạn chỉ nên chú trọng những ưu điểm và nhược điểm để họ đưa ra quyết định một cách nhanh nhất, như vậy bạn đã tiết kiệm được thời gian của cả hai bên.
Để khách hàng có một cái nhìn tốt về tin tưởng tôn trọng bạn. Bạn cần đảm bảo đúng thời hạn đã hẹn, hình thức và thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. Hoặc bạn có thể nộp sớm hơn nếu có thể.
Để chuẩn bị và viết một bản báo cáo khoa học điều quan trọng là bạn phải biết trình bày và nhận thức được cấu trúc tổng thể. Thường các bản báo cáo thường được mô phỏng theo hình của một kim tự tháp. Bạn coi đỉnh của kim tự tháp là một bản tóm tắt, càng chi tiết và rõ ràng khi bạn càng đi xuống.
Cấu trúc kim tự tháp được chia thành ba lớp, theo hướng từ trên xuống dưới: TIÊU ĐỀ, TÓM TẮT, CHI TIẾT.
Tiêu đề vô cùng quan trọng, nó bao quát nội dung của bản báo cáo. Trong trường hợp bạn chưa xác định được tiêu đề là gì bạn có thể bắt đầu từ phần chi tiết, sau đó kết hợp lại và rút ra tiêu đề. Hoặc bạn có thể viết từ chi tiết sau đó tóm tắt và từ toán tắt đó bạn viết tiêu đề. Ý thức về cấu trúc sẽ giúp bạn viết báo cáo một cách dễ dàng rõ ràng và mạch lạc có sự logic hơn.
Bạn nên tránh những từ ngữ đa nghĩa trong bản báo cáo. Báo cáo không phải là viết văn vì vậy khi viết một bản báo cáo cần những thông tin chính xác ngắn gọn và từ ngữ dễ hiểu. Bạn còn có thể kết hợp một số sơ đồ hay bảng số liệu để làm bản báo cáo thêm hấp dẫn. Ngoài ra, để thể hiện các nội dung quan trọng bạn có thể gạch đầu dòng in đậm hay gạch dưới.
Hãy tập trung vào các nhược điểm và ưu điểm chính để các câu không trở nên quá dài. Bạn có thể đặt dấu phẩy, dấu chấm vào những câu quá dài sao cho phù hợp.
Trong cách viết nên tránh các từ xuồng xã trong văn nói đặc biệt là các báo cáo dành cho khách hàng. Sửa chữa và xem xét một lượt trước khi gửi bản báo cáo.
Những loại báo cáo cơ bản
Báo cáo định kỳ.
Báo cáo giải trình.
Báo cáo nghiên cứu.
Tóm tắt những điểm cần lưu ý khi viết báo cáo.
Nội dung báo cáo chính xác.
Dễ đọc dễ hiểu
Cách diễn đạt rõ ràng, khoa học.
Trình bày đúng sự thật.
Tuân thủ đúng deadline.
Cảm xúc của tác giả khi viết bản báo cáo không phải là điều ấn tượng. Bạn không nên chỉ ghi những gì bạn nghĩ. Điều quan trọng là thông qua bản báo cáo bạn dự định sẽ sử dụng nó như thế nào trong công việc. Và nên đưa ra những đề xuất để cải thiện để có thể được tiếp tục phát triển, và có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.
Trang bìa báo cáo bắt buộc
Tùy vào từng loại báo cáo, có thể có hoặc không có trang bìa. Báo cáo nội bộ, trang bìa ít khi được đính kèm. Nếu báo cáo có nội dung bên ngoài, bắt buộc phải có trang bìa đính kèm.