Cập nhật thông tin chi tiết về Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định mới nhất trên website Toiyeucogaihalan.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Nhiều người dùng thắc mắc cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như thế nào là hợp pháp? Hóa đơn điện tử đầu ra có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không? Tất cả sẽ được giải đáp chi tiết ngay trong bài viết này.
Hóa đơn điện tử được hiểu là là chứng từ kế toán được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử. Cũng mang bản chất là một loại hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử đầu ra được tạo lập nhằm mục đích ghi nhận thông tin bán hàng hóa, dịch vụ, ký số, ký điện tử theo đúng quy định pháp luật bằng phương tiện điện tử. HĐĐT đầu ra bao gồm cả các hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền, có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử đầu ra hiện có dạng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do các tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Hóa đơn điện tử đầu ra có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua, bao gồm cả trường hợp HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
2. Quy định cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
Hiện nay, khi tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra thì bạn và DN có thể tham khảo Nghị định số 119/2018/NĐ-CP, được Chính Phủ ban hành ngày 12/09/2018.
Cách lưu trữ với hóa đơn điện tử đầu ra.
Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
3. HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?
Khi lưu trữ hóa đơn điện tử, có cần phải in ra bản giấy để lưu trữ nữa hay không? Đây hiện là thắc mắc của không ít người dùng HĐĐT.
HĐĐT có bắt buộc phải in ra bản giấy để lưu trữ không?
Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Theo Quy Định Như Thế Nào?
Bạn hỏi: Cho mình hỏi, mình là doanh nghiệp bán các mặt hàng vật liệu xây dựng, vậy khi phát hành hóa đơn điện tử cho khách rồi thì mình phải lưu trữ hóa đơn không và cần lưu trữ trong thời gian bao lâu ạ?
Hóa đơn điện tử có một ưu thế vượt trội hơn hóa đơn giấy chính là có thể lưu trữ ở dạng dữ liệu điện tử.
Tuy nhiên không phải vì vậy mà không sợ mất hay hỏng hóc. Bên cạnh đó, các doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng một số điều kiện và tuân theo nguyên tắc lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và cơ sở pháp lý.
Theo Thông tư 32/2011 của Bộ Tài chính và Nghị định 119/2018 của Chính phủ có một số điều khoản quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử, cụ thể:
Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật
Theo Khoản 1, Điều 11 của Thông tư 32/2011-TT-BTC,
Người bán, người mua hàng hóa và sử dụng dịch vụ khi dùng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật kế toán.
Đối với các trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn tương tự trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cần phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin bao gồm: Bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD – DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong. Hoặc cũng có thể sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Theo Khoản 1, 2, 3, Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP,
Khoản 1: Hóa đơn điện tử cần phải được bảo quản và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử.
Khoản 2: Các cơ quan, tổ chức và cá nhân được phép lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử phù hợp dựa theo tính chất đặc thù và khả năng về công nghệ của mình.
Khoản 3: Việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần phải đảm bảo 3 yếu tố sau:
Đảm bảo về tính an toàn, độ bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi hay sai lệch trong toàn bộ thời gian lưu trữ.
Lưu trữ đúng và đủ thời hạn quy định trong Luật kế toán.
Có thể in được ra giấy hoặc tra cứu khi có yêu cầu.
Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu
Trước khi tiến hành lưu trữ hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần chú ý đảm bảo các điều kiện sau đây:
– Nội dung, thông tin hóa đơn điện tử có thể truy cập và có thể tham chiếu, sử dụng khi cần thiết.
– Được lưu đúng định dạng mà khi hóa đơn được khởi tạo – gửi – nhận hoặc trong định dạng cho phép
– Được lưu trữ theo một cách thức nhất định, xác định được nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.
– Đảm bảo sự tin cậy về tính toàn vẹn của các thông tin trong hóa đơn điện tử từ khi tạo ra.
Lưu ý: khi lưu trữ hóa đơn điện tử hệ thống của doanh nghiệp bạn vẫn có thể bị mất bởi dữ liệu bị xóa, máy tính virus xâm nhập hoặc máy tính bị hỏng ổ cứng.
Chính vì vậy, doanh nghiệp cần thiết phải lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, có hệ thống bảo mật an toàn tuyệt đối.
Hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử thường được lưu trữ ngay trên các thiết bị có khả năng ghi nhớ thông tin hoặc lưu trữ trực tuyến ngay khi được khởi tạo.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua hàng sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán khi lập báo cáo tài chính cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn đã quy định trong luật kế toán (thời hạn 10 năm).
Nếu hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian đó cũng phải thực hiện việc lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn tương đương.
– Các doanh nghiệp thuộc bên bán hoặc bên mua là đơn vị kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử sẽ phải sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các thiết bị mang tin như bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, DVD, đĩa cứng gắn ngoài, gắn trong hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để lưu trữ và bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Các lỗi vi phạm và mức xử phạt về lưu trữ và bảo quản hóa đơn ngày càng được Nhà nước siết chặt và khắt khe hơn.
Chính vì vậy mà người làm kế toán cần phải chú ý hơn trong công tác lưu trữ và bảo quản hóa đơn nếu không muốn vi phạm và phải chịu phạt nặng về vấn đề này.
Phạt tiền từ 6 – 18 triệu đối với các hóa đơn GTGT chưa làm thông báo phát hành hóa đơn nếu khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
Phạt tiền từ 6 – 8 triệu với hóa đơn GTGT đã mua từ Cơ quan thuế nhưng chưa lập khai báo với Cơ quan thuế sau ngày thứ 10.
Phạt tiền từ 10 – 20 triệu với hóa đơn GTGT nếu làm mất, cháy hỏng liên 2 (liên giao cho người mua) nhưng người mua chưa nhận được (dù cho hóa đơn đó đã được lập hay chưa), không lập hóa đơn khi bán hàng hóa có giá trị thanh toán từ 200.000đ trở lên.
Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng nếu sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Với những hạn chế trong việc bảo quản và lưu trữ hóa đơn giấy khiến không ít kế toán doanh nghiệp gặp phiền phức.
Theo đó, hóa đơn điện tử sẽ là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời điểm này vừa có thể đáp ứng quy định bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử của nhà nước vừa đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice – Lưu trữ an toàn – bảo mật tuyệt đối
Phần mềm hóa đơn điện tử EasyInvoice là phần mềm có hệ thống bảo mật cao trên công nghệ điện toán đám mây, đáp ứng lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.
Nổi bật hơn hết, lưu trữ hóa đơn đám mây giúp người dùng lưu trữ dữ liệu hóa đơn an toàn, bảo mật cao. Bởi tính năng này của EasyInvoice được dựa trên các nền tảng điện toán đám mây có:
– Sự tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn, chính sách bảo mật
– Hỗ trợ nhiều dạng mã hóa khác nhau
– Sử dụng ảo hóa để tự động khám phá, phân loại và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm
Theo đó, tính năng lưu trữ hóa đơn trên điện toán đám mây của EasyInvoice giúp dữ liệu hóa đơn của doanh nghiệp tránh được các nguy cơ về virus, đánh cắp hay truy cập trái phép dữ liệu.
Đồng thời, EasyInvoice có khả năng truy cập, tra cứu và theo dõi dữ liệu hóa đơn bất cứ đâu bạn có thể truy cập dữ liệu hóa đơn, tra cứu thông tin hóa đơn hay theo dõi tình hình dữ liệu ở bất cứ đâu có internet trên nhiều thiết bị như smartphone, tablet, pc…
Với tính năng lưu trữ hóa đơn trên nền tảng điện toán đám mây của hóa đơn điện tử EasyInvoice, doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về việc lưu trữ và bảo mật hóa đơn. Sẽ không có tình trạng mất, thất lạc hóa đơn do tác động xấu của thiên nhiên môi trường; không có tình trạng rò rỉ, đánh cắp thông tin hóa đơn doanh nghiệp và hơn nữa là bạn có thể truy cập và tra cứu hóa ở bất cứ đâu, bất cứ phương tiện điện tử nào khi có internet.
Để được tư vấn và hỗ trợ trực tiếp vui lòng liên hệ Điện thoại: 0981 772 388 – 1900 56 56 53 Email: contact@softdreams.vn Facebook: https://www.facebook.com/easyinvoice.vn
Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Như Thế Nào?
Hay nói cách khác là bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Đầu tiên, bên mua hàng sẽ được gửi thông tin về hóa đơn điện tử theo dạng hóa đơn điện tử file xml. Bên mua sẽ không cần lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trực tiếp thông qua website mà bên bán hàng cung cấp. Nếu muốn cẩn thận hơn bên mua có thể tải hóa đơn về dưới dạng .zip và tiến hành lưu trữ. Khi bên mua có nhu cầu lưu trữ hóa đơn điện tử dưới dạng hóa đơn giấy thì bên bán sẽ chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, đóng dấu và gửi cho bên mua.
Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu thêm thông tin về cách tải hóa đơn tại bài viết: ” Cách tải hóa đơn điện tử Viettel “.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử trên S-invoice:
Bước 1: Tại mục “Quản lý hóa đơn” – Nhấn vào nút “Lưu trữ”.
Bước 2: Nhập các thông tin tìm kiếm. Lưu ý: Những trường chứa dấu * là trường nhập thông tin bắt buộc.
Bước 3: Nhấn nút “Tìm kiếm”.
Doanh nghiệp tiến hành lưu trữ hóa đơn cần đáp ứng đủ quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử của pháp luật.
Số lượng lưu trữ mỗi lần hệ thống cho phép người dùng lưu được 300 hóa đơn.
Khi đính kèm logo trong mẫu hóa đơn, quý khách lưu ý đều chỉnh dung lượng của file sao cho nhẹ nhất có thể để đảm bảo hiệu năng của hệ thống.
2. Cách lưu trữ hóa đơn đầu ra như thế nào?
Với hóa đơn điện tử đầu ra, khách hàng có thể lưu dưới dạng .xml. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, người dùng có thể in hóa đơn điện tử ra ở dạng văn bản giấy để dễ hạch toán, lưu thông cùng với hàng hóa.
Để tìm hiểu thêm thông tin, Quý doanh nghiệp có thể liên hệ với Viettel qua hotline oặc truy cập website: 18008111 (miễn phí) hHóa đơn điện tử S-invoice và FB: Viettel Business Solutions .
Hướng Dẫn Sử Dụng Và Quản Lý Hóa Đơn Điện Tử Hiệu Quả, Đúng Quy Định
Nghị định 119/2018/NĐ-CP của chính phủ nêu rõ về thời gian bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Để việc chuyển đổi hóa đơn thuận tiện nhất, Doanh nghiệp cần nắm rõ các nguyên tắc sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử.
1. Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
– Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức, cá nhân phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.
– Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có trách nhiệm gửi hóa đơn điện tử được lập theo đúng quy định cho người mua. Phương thức gửi và nhận hóa đơn được thực hiện theo thỏa thuận giữa người bán và người mua.
– Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chịu trách nhiệm về việc hóa đơn điện tử của người mua dịch vụ gửi đến cơ quan thuế không đúng thời hạn theo quy định trong trường hợp người mua dịch vụ lập hóa đơn điện tử đúng thời hạn quy định.
– Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định.
– Tùy vào đặc thù hoạt động và khả năng ứng dụng công nghệ, cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn và áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ hóa đơn điện tử bằng phương tiện điện tử phù hợp. Lưu trữ đúng, đủ thời hạn theo pháp luật kế toán.
Mẫu 07: Về việc hết thời gian sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế/qua ủy thác tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử; không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (Ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
– Trong thời gian 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký (Mẫu số 01) của tổ chức, cá nhân, Cơ quan thuế có trách nhiệm trả lời về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận (Mẫu số 02) sử dụng hóa đơn điện tử và hình thức sử dụng.
Mẫu 01: Đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng Hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Mẫu 02: Về việc chấp nhận/ không chấp nhận sử dụng Hóa đơn điện tử
(Ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
– Tổ chức, cá nhân bị ngừng cấp mã hóa đơn/ ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khi:
(i) Người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh;
(ii) Cơ quan thuế thực hiện cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn;
(iii) Cơ quan thuế xác minh và thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
(iv) Người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
(v) Trường hợp khác do Bộ Tài chính quy định.
3. Thủ tục lập hóa đơn điện tử
3.1. Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
– Người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đã lập đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
* Trường hợp có lỗi của Cổng thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử thì tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử phải thông báo ngay cho người mua dịch vụ, cơ quan quản lý thuế để thực hiện theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế
3.2. Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
– Tùy vào từng trường hợp mà (i) sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị hoặc (ii) thông qua trang thông tin điện tử của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc (iii) truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để lập hóa đơn;
– Ký số, ký điện tử trên hóa đơn đã lập và gửi hóa đơn để cơ quan thuế cấp mã (chuyển trực tiếp hoặc gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử).
– Gửi hóa đơn cho người mua sau khi được cấp mã.
* Trường hợp gặp sự cố thì thông báo với cơ quan thuế để hỗ trợ xử lý sự cố. Trong thời gian xử lý sự cố, nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì đến cơ quan thuế để được sử dụng
4. Hủy hóa đơn điện tử có sai sót
– Về nguyên tắc, mọi trường hợp hóa đơn điện tử đã lập, nếu có sai sót đều phải hủy theo quy định.
Trường hợp sai sót thuộc trách nhiệm của người mua thì hai bên mua-bán phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; trường hợp sai sót thuộc trách nhiệm của người bán thì người bán lập thông báo về việc hóa đơn có sai sót.
Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót sau khi hóa đơn đã được cấp mã hoặc sau khi nhận dữ liệu hóa đơn đối với hóa đơn không có mã, cơ quan thuế thông báo cho người bán (Mẫu số 05) để người bán kiểm tra sai sót. Trong thời hạn 02 ngày kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán thực hiện hủy hóa đơn theo quy định.
– Thủ tục hủy hóa đơn điện tử: người bán thông báo với cơ quan thuế (Mẫu số 04) để hủy hóa đơn điện tử đã lập có sai sót; đồng thời lập hóa đơn điện tử mới theo thủ tục để thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
Mẫu số 04: Thông báo hủy Hóa đơn điện tử (Ban hành kèm theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
Để việc sử dụng Hóa đơn điện tử thuận tiện và dễ dàng nhất, Doanh nghiệp lựa chọn Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA. Doanh nghiệp có thể đăng ký bản phần mềm Hóa đơn điện tử MISA meInvoice độc lập hoặc kết nối trực tiếp trên phần mềm kế toán MISA.
MISA áp dụng công nghệ Blockchain vào ứng dụng MISA meInvoice để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin.
Mẫu số 05: Thông báo về Hóa đơn điện tử cần rà soát
Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.
Bạn đang xem bài viết Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Đầu Ra Đúng Quy Định trên website Toiyeucogaihalan.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!