Xem Nhiều 12/2022 #️ Cách Viết Báo Cáo Công Việc Hiệu Quả / 2023 # Top 19 Trend | Toiyeucogaihalan.com

Xem Nhiều 12/2022 # Cách Viết Báo Cáo Công Việc Hiệu Quả / 2023 # Top 19 Trend

Cập nhật thông tin chi tiết về Cách Viết Báo Cáo Công Việc Hiệu Quả / 2023 mới nhất trên website Toiyeucogaihalan.com. Hy vọng nội dung bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu của bạn, chúng tôi sẽ thường xuyên cập nhật mới nội dung để bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Báo cáo (Report) là gì?

Trong Business Manner viết báo cáo như thế nào là một kỹ năng quan trọng và cần thiết vì thông qua báo cáo mà lãnh đạo có thể đánh giá nhân viên làm việc như thế nào.

Vì vậy bài viết này mang mục đích truyền đạt cho các bạn biết được tầm quan trọng của việc viết báo cáo và nên viết báo cáo như thế nào để mang lại hiệu quả tốt nhất.

Các điểm quan trọng khi viết báo cáo

Trước tiên cần xác định những điểm quan trọng của một báo cáo cần là gì.

Một báo cáo hiệu quả cần phải đảm bảo các yếu tố:

Dễ hiểu (Bố cục, trình bày)

Đúng mục đích (viết CHO AI, viết CÁI GÌ)

Chính xác nội dung (viết NHƯ THẾ NÀO)

Sau đó, nên xác định các sự kiện/vấn đề đã xảy ra hoặc sẽ xảy ra để đưa ra các đề xuất tương ứng nhằm giải quyết vấn đề.

1. Xác định mục đích và người nhận

Trước hết, phải xác định được báo cáo dành cho ai, đối tượng nào đọc.

Có thể chia làm ba đối tượng nhận báo cáo:

(1) Cấp trên (quản lý, giám đốc), (2) Thành viên nội bộ, (3) Khách hàng.

Đối với cấp trên: Cần kiểm soát các mục báo cáo ngắn gọn và xúc tích, giúp dễ dàng nắm bắt nội dung và đưa ra đánh giá. Các lãnh đạo hàng đầu công ty thường có rất nhiều giao dịch, trao đổi, và công việc cần giải quyết nên không thể dành nhiều thời gian để đọc từng báo cáo. Vì vậy, hãy trình bày nổi bật những ưu điểm và nhược điểm của vấn đề để họ có thể dễ dàng đưa ra quyết định.

Đối với thành viên nội bộ: Cần điều tra trước những gì mong muốn và đưa ra các kết quả. Trước khi thực hiện báo cáo, bạn nên tìm hiểu những điểm các thành viên mong muốn và các kết quả tương ứng để báo cáo có trọng tâm và được quan tâm.

Đối với khách hàng: Cần đảm bảo đúng thời hạn, hình thức và thể hiện sự tôn trọng. Điều này cũng tương tự đối với các tài liệu bên ngoài, nhưng cần đảm bảo tới cả những chi tiết nhỏ nhất như định dạng, để thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng. Bạn cũng nên tuân thủ thời hạn và nên nộp sớm hơn nếu có thể.

2. Ý thức cấu trúc

Khi chuẩn bị một báo cáo, điều quan trọng là phải nhận thức được cấu trúc tổng thể.

Cấu trúc của báo cáo thường được thể hiện dưới hình dạng mô phỏng của một kim tự tháp. Đỉnh của kim tự tháp là một bản tóm tắt, bạn càng đi xuống thì nó càng chi tiết và rõ ràng.

Kim tự tháp được chia thành một cấu trúc ba lớp, từ trên xuống sẽ lần lượt là TIÊU ĐỀ – TÓM TẮT – CHI TIẾT.

Báo cáo sẽ phải có tiêu đề, nếu lúc đầu chưa xác định được tiêu đề là gì, thì bạn viết từ các chi tiết, sau đó kết hợp lại và thống nhất tiêu đề. Nếu bạn có ý thức về cấu trúc tổng thể bạn có thể viết chi tiết rồi tới tóm tắt, và từ tóm tắt bạn viết tiêu đề, ý thức về cấu trức sẽ giúp bạn có thể viết một báo cáo đơn giản, rõ ràng và có logic.

3. Thông tin chính xác ngắn gọn và dễ hiểu

Báo cáo không phải là viết văn. Cần phải viết thông tin chính xác một cách ngắn gọn và dễ hiểu. Để làm cho nội dung báo cáo hấp dẫn, bạn có thể kết hợp các sơ đồ và bảng để tăng hiệu quả trình bày.

Một số người, đặc biệt là những người bận rộn và không có thời gian, không đọc hết những câu dài. Trong những trường hợp như vậy, họ chỉ cần nhìn vào các biểu đồ và bảng mà bạn tạo cũng có thể hiểu vấn đề trong nháy mắt, nên tận dụng biểu đồ và bảng là cách vô cùng hữu ích.

Ngoài ra, sử dụng hiệu các quả dấu biểu thị như dấu gạch đầu dòng, gạch dưới, in đậm, viết hoa để làm điểm nhấn cho các nội dung quan trọng.

4. Chú ý cách viết

Viết tập trung vào các điểm chính. Do đó, hãy tập trung vào số lượng ký tự để câu không trở nên quá dài. Nếu câu quá dài, hãy tách câu và đặt dấu chấm, phẩy ở những điểm thích hợp.

Điều tối kỵ trong cách viết là không thống nhất cách dùng từ và văn phong. Tuyệt đối tránh dùng từ xuồng xã trong văn nói đặc biệt là các báo cáo dành cho khách hàng. Trước khi gửi báo cáo cần phải xem xét lại toàn bộ 1 lượt và sửa chữa các cách viết không phù hợp.

Một số loại báo cáo

1. Báo cáo định kỳ

Tùy thuộc vào nơi làm việc và loại công việc, bạn có thể phải nộp báo cáo công việc hàng ngày/hàng tuần/hàng tháng/hàng quý/hàng năm

Đây là một tài liệu báo cáo những gì bạn đã làm trong ngày/tuần/tháng và tổng hợp những gì vấn đề bạn nhận thấy đồng thời đưa ra xu hướng giải quyết. Khi bạn tham gia vào một công việc mới hoặc phụ trách một công việc mới, có nhiều trường hợp bạn nên viết để có thể xử lý công việc một mình một cách hiệu quả.

Các hoạt động và mục tiêu chính trong ngày/tuần/tháng

Nội dung công việc đang thực hiện

Tiến độ cho từng công việc và tiến độ tổng quát

Kế hoạch công việc tiếp theo

Ghi chú đặc biệt

Vấn đề tồn đọng và hướng giải quyết (cùng với deadline xử lý)

2. Báo cáo giải trình

Nếu chẳng may bạn nhận khiếu nại phàn nàn, chỉ trích từ khách hàng khi sản phẩm hoặc dịch vụ được xử lý bởi công ty bạn bị lỗi. Báo cáo giải trình là một tài liệu tất yếu để tóm tắt nội dung giải trình.

Cần phải viết tất cả các vấn đề để biết cái gì cần loại bỏ hoặc cần cải thiện vấn đề như thế nào. Điều bắt buộc khi viết báo cáo giải trình đó là không che lấp bất kỳ thông tin nào vì cá nhân, bởi hướng xử lý rất có thể sẽ nằm trong chính những thông tin đó.

Tên khách hàng/dự án

Tình trạng khiếu nại

Nội dung khiếu nại

Giải quyết khiếu nại

Các biện pháp ngăn ngừa tái phát sinh trong tương lai

Tên nghiên cứu

Thời gian nghiên cứu

Tên người nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu

Địa điểm nghiên cứu

Tiến độ nghiên cứu

Kết quả nghiên cứu

Quan sát

Tài liệu đính kèm

Những điểm cần lưu ý khi viết báo cáo

Về cảm xúc

Trong báo cáo thường bao gồm cảm xúc của tác giả nhưng xin lưu ý rằng cảm xúc không phải là điểm ấn tượng. Do đó, sẽ không tốt nếu bạn chỉ viết những gì bạn nghĩ. Điều quan trọng không chỉ là viết những gì bạn cảm nhận thông qua báo cáo mà còn cho thấy bạn dự định sử dụng nó như thế nào trong công việc tương lai của bạn.

Những người có thể tiếp tục đưa ra đề xuất cải thiện thường được đánh giá là những người có khả năng phát triển, thái độ tích cực trong công việc và có tinh thần trách nhiệm cao. Nên hãy tạo điểm ấn tượng của bạn bằng cách này.

Về sự hiện diện hay vắng mặt của trang bìa

Báo cáo có thể có hoặc không có bìa. Nếu nó là một báo cáo nội bộ, trang bìa hiếm khi được đính kèm, nhưng nếu nó là một tài liệu bên ngoài, nó có thể bị bắt buộc phải có. Trang bìa còn có ý nghĩa đối với việc giới thiệu công ty nên cần được thiết kế chỉn chu, có thể tối giản nhưng thể hiện được tính chuyên nghiệp mà một công ty cần.

All Rights Reserved

Hướng Dẫn Cách Làm Báo Cáo Công Việc Hiệu Quả Cho Nhân Sự / 2023

Nắm bắt chính xác mục đích báo cáo công việc

Cho dù làm báo cáo ngày, tháng hay năm thì cũng cần xác nhận được chính xác mục đích làm báo cáo là gì?. Xác định chính xác nội dung báo cáo chính là điều kiện bắt buộc để có một bản báo cáo đầy đủ, chuẩn xác. Nếu không nắm bắt được nội dung yêu cầu thì bạn sẽ không thể biết được trong bản báo cáo cần đề cập tới nội dung gì hoặc nếu có viết được thì cũng chỉ là một báo cáo vô nghĩa, không có giá trị sử dụng.

Nên hãy dành nhiều thời gian cho việc tìm hiểu mục đích của báo cáo là gì? Làm sao để mô tả, trình bày dễ hiểu, thuyết phục. Xác định rõ mục đích ngay từ đầu sẽ giúp luôn tập trung đồng thời thuyết phục người đọc dễ dàng.

Tìm hiểu người đọc báo cáo

Bên cạnh đó, cũng nên quan tâm tới phong cách cá nhân của người đọc, họ thường viết tài liệu, email như thế nào?..Thông qua những thông tin này sẽ phản ánh được chính xác sở thích của họ. Tạo sự tương thích sẽ giúp người đọc dễ hấp thu được ý tưởng của người làm báo cáo.

Xây dựng một bản đề cương chi tiết

Sau khi xác định được nội dung yêu cầu của báo cáo công việc, cần tiếp tục bước tiếp theo là soạn thảo ra một đề cương chi tiết tất cả những nội dung sẽ đề cập trong báo cáo. Đề cương này sẽ giúp không bị thiếu ý hoặc phải suy nghĩ nên viết gì trong bản báo cáo.

Cấu trúc bản báo cáo hoàn chỉnh cho nhân sự

Bản báo cáo đầy đủ cần phải đáp ứng đầy đủ 4 yếu tố:

1. Tóm tắt đánh giá

Bản báo cáo nên được bắt đầu với bản tóm tắt đánh giá kết quả công việc. Đây là mục đầu tiên người đọc nhìn vào do đó có thể coi là phần quan trọng số 1 của báo cáo. Thông thường, họ sẽ căn cứ vào phần báo cáo để quyết định có nên tiếp tục đọc tiếp hay không.

Việc đánh giá kết quả công việc trong mô hình trực tuyến chức năng,… cũng giúp xem lại được toàn quá trình thực hiện nhiệm vụ, phần này khá giống với báo cáo thành tích cho cấp trên.

Nên cần đặc biệt lưu ý. Hãy đánh giá một cách trung thực, không nên chỉ khoe những kết quả đạt được mà bỏ qua những khó khăn, thiếu sót đang gặp phải. Bởi cấp trên họ sẽ dễ dàng nhìn thấy được khuyết điểm trong bản báo cáo.

2. Giới thiệu bối cảnh báo cáo

Cần trình bày bối cảnh cho bản báo cáo công việc và phác thảo cấu trúc của nội dung. Xác định phạm vi và phương án triển khai báo cáo.

3. Nội dung chính của báo cáo

– Phân tích nguyên nhân

Cần đánh giá chính xác kết quả công việc, xác định các ưu nhược điểm trong quá trình thực hiện và kèm theo nguyên nhân dẫn tới kết quả đó. Nên đầu tư thật nhiều thời gian, công sức để trình bày phần này.

Bởi nếu tìm ra được nguyên nhân và phân tích được nguyên nhân sẽ chứng tỏ người làm báo cáo trong cơ cấu trực tuyến là người rất có trách nhiệm với công việc. Đồng thời dễ dàng tìm được cách khắc phục vấn đề để cho kết quả công việc tốt hơn.

Nguyên nhân kết quả không tốt thì đã có nguyên nhân rõ ràng, thời điểm này có thể chưa tìm ra cách khắc phục hoặc không có thời gian để khắc phục chúng thì cũng cần phải trình bày một cách đầy đủ và rõ ràng vào báo cáo.

Bao gồm những việc làm tốt, khắc phục được những khó khăn, vấn đề thì cũng nên đưa vào để cho mọi người tham khảo đồng thời tìm ra giải pháp tối ưu hơn nếu như gặp phải trong quá trình làm việc sắp tới.

4. Đề xuất, kiến nghị

Phần cuối báo cáo cần phải đưa ra những kiến nghị riêng của bản thân như: Công việc yêu cầu cần những gì? Hỗ trợ ra sao để đạt kết quả tốt hơn. Việc đề xuất ý kiến không phải chỉ mang lại lợi ích cho riêng một cá nhân mà là cả tập thể, nên hãy mạnh dạn đề xuất.

Cách Viết Email Xin Việc Hiệu Quả / 2023

Hướng dẫn cách viết email xin việc thể hiện sự chuyên nghiệp ▶ Hiệu quả, thuyết phục nhà tuyển dụng ▶ Thuộc dự án 1001 Mẫu CV Xin Việc ViecLamVui.

Lợi ích của việc gửi và nhận hồ sơ xin việc qua email

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, với sự bùng nổ của mạng Internet, việc gửi và nhận hồ sơ ứng tuyển qua email cũng được nhiều nhà tuyển dụng và ứng viên lựa chọn.

Đối với nhà tuyển dụng

Trong thời đại ngày nay, với sự phát triển mạng Internet cũng như các công cụ mạng xã hội đã giúp con người tiết kiệm tối đa thời gian cũng như công sức. Đối với các nhà tuyển dụng cũng vậy, việc nhận hồ sơ ứng tuyển của ứng viên qua email sẽ giúp họ tránh khỏi việc nhận và xem xét một khối lượng lớn hồ sơ xin việc bằng giấy được gửi đến từ ứng viên mà đôi khi cũng khiến họ thấy ngán ngẩm khi đọc chúng với những nội dung na ná giống nhau.

Nhà tuyển dụng cũng dễ dàng tìm kiếm hồ sơ ứng viên trên email với những từ khoá về ứng viên mà nhà tuyển dụng ghi nhớ. Hoặc nhà tuyển dụng có thể tạo ra một thư mục riêng để lưu lại những hồ sơ ứng viên tiềm năng và nổi bật để xem lại một cách nhanh chóng và thuận tiện khi cần.

Đối với ứng viên

Nộp hồ sơ ứng tuyển qua email có lợi thế rất lớn về sự tiện lợi, nhanh gọn, dễ dàng và tiết kiệm thời gian. Email hồ sơ xin việc của bạn sẽ nhanh chóng và tức thì gửi đến nhà tuyển dụng.

Có thể thoải mái sáng tạo với những mẫu CV được thiết kế đẹp mắt, thể hiện cá tính riêng, dễ gây ấn tượng với nhà tuyển dụng hơn so với khuôn mẫu cứng nhắc của những CV mẫu chung in sẵn.

Viết email xin việc – Các lỗi quan trọng cần tránh

Khi quyết định viết email xin việc, bạn cần nhớ là email xin việc của bạn sẽ có sức ảnh hưởng rất lớn đến khả năng trúng tuyển của bạn. Thông qua nội dung mà bạn trình bày trong email, nhà tuyển dụng sẽ có những đánh giá và quyết định có liên hệ với bạn mời tham gia phỏng vấn hay không. Vì vậy, ViecLamVui lưu ý bạn về một số lỗi cần tránh khi viết email xin việc sau đây

Địa chỉ email thiếu nghiêm túc

Bạn hãy hình dung việc nhà tuyển dụng nhận email xin việc từ một địa chỉ email mang tính cách bông đùa, trẻ trâu hay phá cách như honemlancuoi@, cuncon_123, girlcute@… nhà tuyển dụng sẽ nhìn nhận và đánh giá như thế nào về bạn? Tất nhiên họ sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm và đánh giá bạn không chuyên nghiệp, thiếu nghiêm túc trong việc ứng tuyển, Thậm chí email của bạn còn có thể bị xem là email rác và hồ sơ của bạn chắc chắn bị loại ngay lập tức mà không cần xem đến nội dung.

Thiếu chữ ký email

Cũng như địa chỉ email, chữ ký email cũng là thông tin thể hiện bản thân của bạn. Bạn cũng không cần quá cầu kỳ trong việc thiết kế những chữ ký email rườm rà nhưng cũng không nên là chữ ký thiếu sự nghiêm túc. Bạn nên thể hiện các thông tin cá nhân của bạn như: họ tên, email, số điện thoại, địa chỉ mạng xã hội… để nhà tuyển dụng cũng thuận tiện trong việc liên hệ với bạn hơn.

Sai sót về tiêu đề email

Đối với tiêu đề email bạn cũng cần lưu ý là không nên bỏ trống, hay viết tiêu đề không nghiêm túc hoặc tiêu đề quá ngắn gọn không thể hiện được mục tiêu của bạn. Bạn cũng cần tránh viết hoa cả tiêu đề email vì như vậy sẽ gây ra một cảm giác rất ức chế cho người đọc.

Cách đặt tiêu đề email tốt nhất để nhà tuyển dụng nhận ra bạn là: [Vị trí ứng tuyển] + [Tên của bạn]. Ví dụ: Ứng tuyển vị trí kế toán tổng hợp tại công ty MuaBanNhanh – Nguyễn Văn A.

Để trống nội dung email

Đừng nên gửi một email xin việc chỉ có file đính kèm mà không có nội dung. Điều này thể hiện bạn không chuyên nghiệp và thiếu sự tôn trọng với người nhận. Bạn có thể viết một nội dung ngắn gọn với lời chào, giới thiệu về bản thân cũng như nói về vị trí công việc bạn muốn ứng tuyển.

Lỗi chính tả trong email

Đây là lỗi rất quan trọng mà bạn cần lưu ý tránh mắc phải. Một email với các lỗi chính tả và ngữ pháp sẽ là một điểm trừ của bạn trong mắt nhà tuyển dụng vì họ sẽ đánh giá bạn là người cẩu thả, thiếu chuyên nghiệp. Vì vậy, trước khi ấn nút gửi email, bạn cần đọc lại nội dung email một lần nữa để kiểm tra và sửa các lỗi chính tả nếu có.

Hướng dẫn cách viết email xin việc hiệu quả

Tuy viết email xin việc được xem là đơn giản và tiện lợi nhưng để phát huy được hiệu quả của email xin việc khi gửi đến nhà tuyển dụng, bạn cần chắc chắn rằng mình đã chuẩn bị một nội dung email hoàn chỉnh. ViecLamVui xin gửi đến bạn một số thông tin tư vấn về cách viết email xin việc để bạn tham khảo.

Trước khi viết email

Chuẩn bị file đính kèm: Với mục đích viết email để ứng tuyển vị trí công việc mà bạn mong muốn, việc đầu tiên bạn cần chuẩn bị là hoàn tất CV, đơn xin việc của mình và những file thể hiện năng lực bản thân mà bạn dự định gửi đính kèm trong email. Bạn nên lưu file CV và đơn xin việc với định dạng .pdf và đặt tên file thể hiện được nội dung của file cùng với tên của bạn. Đây là cách giúp nhà tuyển dụng nhận diện được bạn trong vô vàn email xin việc được gửi đến.

Viết nội dung email

Về nội dung email, bạn cũng không cần viết quá dài dòng, văn chương mà chỉ cần thể hiện được nội dung trọng tâm của email bạn muốn gửi với cách sử dụng ngôn từ lịch sự, trang trọng. Bạn có thể chuẩn bị nội dung email theo thứ tự gợi ý sau

Đính kèm file

Đính kèm file CV, đơn xin việc và tất cả các file mà bạn muốn gửi vào nội dung email. Các file cần được đặt tên thể hiện nội dung và lưu với định dạng phù hợp.

Viết địa chỉ email người nhận và tiêu đề email

Viết nội dung email

Cách trình bày: Sử dụng font chữ bình thường và căn lề trái như cách viết một email thông thường và cũng không cần in đậm hay tô màu thông tin nào trong nội dung để email của bạn nhìn cân đối và dễ đọc.

Nội dung: Vì trong email đã đính kèm CV và đơn xin việc của bạn nên bạn cũng không cần trình bày nội dung quá dài dòng hay rườm rà nhưng cũng không được viết qua loa cho có hay để trống phần này. Các thông tin cần có trong nội dung email là: Lời chào trang trọng, giới thiệu nhanh về bạn (tên, chuyên môn), nói về việc bạn gửi email này để ứng tuyển vị trí gì, tóm tắt ngắn gọn một vài kỹ năng phù hợp của bạn và kết thúc là câu thông báo về các file CV, đơn xin việc bạn gửi đính kèm trong email.

Kiểm tra lại và gửi email

Tổng Hợp Cách Viết Email Trong Công Việc Đạt Hiệu Quả Cao / 2023

Ở thời điểm hiện tại là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết không chỉ đối với những bạn sinh viên mới ra trường chuẩn bị đi làm mà còn rất cần thiết đối với các nhân viên đang hoạt động trong các công ty để nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin và tối đa hóa hiệu quả công việc. Hôm nay chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn cách viết email trong công việc để đạt được những hiệu quả cao nhất.

Bí quyết cách viết email trong công việc được hiệu quả công việc cao

Đặt đầu bài cho mail

Nếu bạn đầu bài đề mail thích hợp và thu hút thì cơ hội để người nhận đọc email của bạn sẽ cao hơn, nếu không họ sẽ xóa ngay hoặc chẳng bao giờ mở ra vì nghĩ là email rác hoặc mail không cần thiết cho nhu cầu hiện tại của học.

Chú ý khi viết tiêu đề cho một email

Phần trên là gợi ý cách viết email trong công việc với phần đầu bài cho email để bạn lựa chọn đầu bài của một email còn tiếp đây là để ý với tiêu đề của mail là phải rõ ràng, đúng mục đích và không quá dài. Cần lựa chọn kỹ ngôn từ để thông báo cho người nhận nội dung chính xác của mail đó.

Nếu email gửi đưa tính định kỳ, chẳng hạn như các báo cáo hàng tuần về công việc thì bạn nên ghi thêm ngày tháng send trong đầu bài mail. không bao giờ bỏ trống tiêu đề email. tiêu đề email rạch ròi, viết bằng tiếng việt không dấu để tránh bị lỗi font chữ và người nhận không đọc được nó.

Đính kèm tập tin vào mail

Trong phần này mình không hướng dẫn các bạn thao tác đính kèm một tập tin vào mail vì mình thấy nó cũng hơi thừa với lại trên google vô vàn post hướng dẫn thao tác đính kèm tập tin vào trong email. Mình chỉ có một vài note với thao tác đính kèm tập tin vào trong mail khi cách viết email trong công việc theo chuẩn.

Khi bạn đính kèm một tập tin vào trong email thì bạn nên gửi những file có định dạng chung phù hợp hiển thị cho tất cả máy tính giống như định dạng file pdf, doc, xls …

Nếu trường hợp có nhiều file thì bạn nên nén lại thành file zip hoặc file rar. ngoài ra file đính kèm trong email nên được đặt tên rõ ràng . Chú ý không viết tiếng việt có dấu khi đặt tên file.

Khi , điều cần tránh nhất là không viết toàn bộ bằng chữ hoa, hoặc chữ to nhỏ k đều, chữ in đậm, in nghiêng bừa bãi. Tuy đó là yêu cầu tối thiểu trong trình bày văn bản, nhưng rất nhiều người gặp phải lỗi này khi viết email và biên soạn thảo văn bản. không những thế bạn cũng nên dùng dấu câu đúng vị trí, đúng theo tiêu hợp lý nguyên tắc đặt dấu câu khi soạn thảo văn bản cụ thể như sau:

Đầu dạng luôn viết hoa chữ trước nhất. chú ý, viết hoa chứ không hề viết in hoa.

Sau dấu chấm câu (.) luôn phải viết hoa. Tên riêng, địa danh phải viết hoa.

all các dấu câu đều viết sát vào chữ trước, khoảng trống và đến chữ sau.

Dấu ngoặc đơn, ( ); nháy kép ” ” viết sát vào ký tự ngay trước và sau chúng.

Hai chữ nối tiếp nhau chỉ cách nhau một khoảng trống.

Viết đủ ý rồi hãy chấm câu, sử dụng dấu phẩy khi câu có nhiều ý.

Chia đoạn nếu viết dài.

Hãy lưu ý việc dùng dấu cảm thán quá nhiều. người xung quanh thường hay lạm dụng nhiếu dấu chấm than (!!!!) để muốn nhấn mạnh. Nhưng đủ sức nó có tác dụng ngược lại đấy. Chỉ nên sử dụng tối đa 2 dấu cảm thán trong bức email hợp lý của bạn là đủ.

Nội dung của một email chuẩn như thế nào?

Phần chào hỏi: Trong phần này bạn đủ nội lực dùng vài lời chào hỏi như:

Phần Nội dung: Trong nội dung thông tin trong emai, bạn cần để ý sau:

Cấu trúc mạch lạc dễ theo dõi

nội dung dễ hiểu, in đậm những thông tin quan trọng.

Ngôn từ lịch sự, tôn trọng người nhận mail.

Phần kết thúc: Một vài cấu trúc kết thúc mail thông dung như:

Phần chữ ký email: Phần này cũng là một phần tương đối cần thiết trong mail không những thế gần như nó luôn luôn vừa mới được bỏ ngỏ hoặc chưa tận dụng hết sức mạnh của nó. Với phần chữ ký email này sẽ khiến bạn thêm thông tin liên lạc để người nhận mail đủ sức liên hệ trực tiếp khi cần. Trong phần chữ ký này bạn có thể thêm thông tin như: Họ tên, nghề nghiệp, phone, email, địa chỉ rà soát lại content mail và file đã đính kèm

Một trong những bước cũng không kém phần cần thiết trong quy trình viết mail theo hợp lý đó là công đoạn check lại nội dung email và file vừa mới đính kèm. Vì nó thể hiện sự chuyên nghiệp và khoa học của bạn. Một bức email nhiều lỗi chính tả thể hiện sự thiếu tôn trọng với người nhận. Hay một email và send cũng file đính kèm mà chưa được đính kèm vì lỗi nào đó cũng là một rườm rà chẳng hề nhỏ khi tới tay người nhận.

Nhập địa chỉ mail người nhận

Sở dĩ việc nhập email người nhận được thực hiện ở gần cuối các bước viết email theo hợp lý là vì để hạn chế tối đa việc mail chưa hoàn thành nhưng lỡ tay bạn nhấn gửi thì lúc đó sẽ không thể cứu vãn. Hãy viết nội dung thật hoàn hảo, sau đó mới tới địa chỉ người nhận và nhấn để send đi. tra cứu địa chỉ người nhận trước khi ấn nút send nếu không mong muốn gửi nhầm tới địa chỉ mail khác.

Cách viết email công việc đạt chuẩn bằng tiếng anh

Bên cạnh những đối tác là người Việt Nam, trong một số trường hợp đối tác là người nước ngoài yêu cầu phải sử dụng tiếng anh trong quá trình viết mail. Tiếp theo chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách viết email trong công việc đạt hiệu quả bằng tiếng anh. Điều trước tiên bạn cần lưu ý trong cả quá trình viết là sử dụng ngôn ngữ trang trọng, cần nhớ là không bao giờ sử dụng các cách viết tắt trong tiếng Anh.

Ví dụ: Viết I am thay vì I’m, hoặc I will not thay vì I won’t.

Phần mở đầu – Beginning

Chào hỏi xưng hô là điều cần chú ý đầu tiên.

Dear Mr. A/ Mrs. A/ Miss A

Lưu ý 1: Nếu người nhận là phụ nữ thì hãy dùng Mrs cho phụ nữ đã kết hôn và Miss cho phụ nữ chưa lập gia đình. Còn nếu bạn không chắc chắn về vấn đề này, bạn có thể sử dụng cách gọi sau cũng không kém phần trang trọng:

Dear Sir/ Dear Madam

Lưu ý 2: khi người nhận thư là người nước ngoài, nên gọi họ bằng Last name (Họ). Ví dụ: Dear Mr.Jone.

Phần nội dung chính – Body

Trường hợp viết email trả lời cho ai đó: bạn có thể viết: Thanks for contacting Beta Media. Hoặc I am very happy to receive your email.

Việc cảm ơn đầu tiên làm người đọc cảm thấy được trân trọng và được đối xử với một phong cách lịch sự.

Nếu bạn là người chủ động viết email: Có thể tham khảo một số mẫu câu sau:

I am writing to make a hotel reservation/ to apply for the position of Sale Executive/ to confirm my ticket booking/ to ask for further information about your produces. (Tôi viết thư để đặt phòng khách sạn/ để ứng tuyển cho vị trí Chuyên viên Kinh doanh/ để xác nhận việc đặt vé/ để biết thêm một số thông tin về các sản phẩm của bạn).

Phần nội dung chính của email: Viết câu tiếng anh ngắn, sử dụng các từ dễ hiểu có một nghĩa để người nhận có thể hiểu chính xác thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Tệp đính kèm (Attaching files)

I am sending you the contract as an attachment. (Tôi đã gửi cho bạn hợp đồng trong phần tài liệu đính kèm)

Please find attached the file you requested. (Vui lòng tìm tài liệu bạn cần trong phần đính kèm)

I am afraid I cannot open the file you have sent me. (Tôi e rằng tôi không thể mở được các tệp đính kèm mà bạn đã gửi)

Thank you for your patience and cooperation. (Cảm ơn vì sự kiên nhẫn và hợp tác của bạn)

Thank you for your consideration. (Cảm ơn sự quan tâm của bạn)

Yours faithfully (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu thư bằng Dear Sir/Madam

Yours sincerely (Trân trọng) – Nếu bạn bắt đầu bằng cách viết tên, ví dụ Dear Mr.A/ Mrs.A/ Miss A

Sincerely Yours/ Sincerely/ Yours Truly (Trân trọng) – Phổ biến trong Anh-Mỹ

If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know. (Nếu bạn có bất kì câu hỏi hay lo ngại nào, đừng ngần ngại mà hãy cho chúng tôi biết)

I look forward to hearing from you soon. (Tôi mong được sớm nghe tin từ bạn)

Could you send it again in PDF format? (Bạn có thể gửi lại tài liệu ở định dạng PDF được không?)

Phần kết thúc – Ending

Trước khi kết thúc và ký tên, bạn hãy viết thêm một trong những câu sau:

Sau đó hãy kết thúc thư và ghi đầy đủ họ tên của bạn.

Tóm tắt lại những điều cần chú ý trong các viết email công việc đạt chuẩn

Nguồn: http://www.bachviet.edu.vn/

Bạn đang xem bài viết Cách Viết Báo Cáo Công Việc Hiệu Quả / 2023 trên website Toiyeucogaihalan.com. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ là hữu ích với bạn. Nếu nội dung hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!